Tar bokslutsarbetet hela månaden? – 5 varningssignaler för projektredovisningen i ditt byggföretag
I ett företag inom bygg eller installation är de operativa systemen för kalkylering, projektstyrning och uppföljning centrala. Det gör att mycket av informationen du behöver i ditt ekonomiarbete som regel ligger utanför affärssystemet. Brist på realtidsdata och tidskrävande informationsinsamling påverkar ekonomiarbetet, både den löpande projektredovisningen och möjligheten till analys.
Arbetar du med ekonomi inom ett bygg- eller installationsföretag känner du säkert igen dig i den tidskrävande insats det innebär att få in all information inför månadsbokslutet. En av de största utmaningarna är att inte ha tillgång till realtidsinformation. När du behöver vänta in data från olika källor blir det svårt att få överblick. Det är ett vanligt problem som påverkar effektiviteten och resultatet i ekonomiarbetet, inte minst när det gäller projektredovisningen och den löpande kontrollen i projekten. Det gör att bokslutsarbetet drar ut på tiden och det finns ofta lite eller ingen tid över för att gräva djupare i siffrorna. Mycket manuella rutiner, där siffror flyttas från ett ställe till ett annat via olika system och Excel-dokument, skapar också en osäkerhet. Hamnar allt verkligen rätt? Har du fått in all information du behöver?
Det är lätt att hamna efter med analysen, vilket kan göra det svårt att fånga upp de signaler som behövs för att agera i tid om ett specifikt projekt börjar avvika från kalkylen. Att inte ha tillgång till information i realtid påverkar inte bara dina möjligheter till ekonomisk analys. Det ökar också risken för att alltför sena, eller rentav felaktiga, beslut fattas på grund av bristfälliga underlag.
Högre kundkrav och ökad digitalisering påverkar ekonomiarbetet
Utvecklingen i byggbranschen går mot en allt större digitalisering. Det påverkar förutsättningarna inom offentlig upphandling, inte minst vilka krav som ställs på ekonomisk uppföljning av projekten gentemot kund.
Kraven från kunderna i branschen går mot en allt större öppenhet i projektredovisningen. Som leverantör förväntas du kunna redovisa en detaljerad löpande uppföljning. Ofta räcker det inte heller längre med en periodisk sammanställning av historisk information. Nej, kunden vill ha direkt access till källdokumenten för att kunna följa utvecklingen och få en mer direkt kontroll på projektet. Idag är det inte ovanligt att det tas upp som ett krav redan i avtalsförhandlingen. Till exempel kan kunden begära att få löpande tillgång till alla leverantörsfakturor knutna till ett visst projekt. Får de inte rätt information i rätt tid leder det ofta till en osäkerhet som riskerar att påverka kundens förtroende för dig som leverantör. Därför blir det allt vanligare att kunderna vill kunna logga in digitalt för att få tillgång till ”sin” information ur ditt affärssystem så att de kan göra sin egen projektuppföljning, analys och planering.
Med detta växer behovet av ett mer integrerat, tillgängligt och branschanpassat systemstöd, som även kan erbjuda ett enkelt gränssnitt för dina kunder att navigera i. Fortfarande saknar dock många företag i branschen rätt förutsättningar för att kunna erbjuda sina kunder en god ekonomisk projektuppföljning. En del försöker bygga sidolösningar eller göra olika led av tidskrävande manuell bearbetning för att få fram information som möter upp mot kundernas behov. Men de flesta har en bra bit kvar, i synnerhet mindre bolag som kanske inte har samma möjligheter att investera i ny, mer modern teknologi.
Fem varningssignaler att se upp för i ditt redovisnings- och analysarbete
Utvecklingen påverkar i hög grad dig och dina kollegor på ekonomiavdelningen. Det ställer också nya krav på interna processer och informationssäkerhet. När kunderna vill ha större insyn och tillgänglighet, blir det också allt viktigare för dig som leverantör att säkerställa vilken information som ska göras tillgänglig på vilket sätt. Kunderna ska ju inte heller se mer än de får eller behöver.
Om du inte har rätt systemstöd för att möta dessa proaktiva kundkrav på tillförlitlig och kvalitativ projektredovisning, finns risk att du börjar tappa affärer till konkurrenter i branschen som kommit längre. Känner du igen dig i ett eller flera av följande fem påståenden kan det därför vara god idé att se över de interna processerna och förutsättningarna för projektkontroll och projektredovisning i din organisation:
- ”Informationen jag behöver ligger spridd i olika separata verksamhetssystem och jag lägger mycket tid på sammanställning att analys- och uppföljningsarbetet blir lidande.”
- ”Jag har svårt att få tillgång till information i realtid och är beroende av andras bearbetning innan jag kan göra klart mitt jobb.”
- ”Manuellt arbete med egna beräkningssnurror, Excel-sammanställningar och rapporteringsmallar är en förutsättning för att jag ska kunna täcka upp informationsgap och få ihop månadens underlag inför bokslut.”
- ”Stängningsprocessen för månadsboksluten är onödigt lång och omständlig, med flera korrigerings- eller kompletteringsrundor och avstämningar. Det påverkar både min planering och bokslutsleveransen.”
- ”Vi har svårt att hänga med i de nya tekniska bransch- och kundkrav som ställs och har inte ett tillräckligt bra, integrerat systemstöd. Det gör att vi har svårt att mäta oss i konkurrensen.”
