6 tecken på att du saknar bra stöd för dina affärsprocesser
På många företag kan det finnas mängder med system men ändå kan det vara svårt att få kontroll över företagets alla affärsprocesser. Det kan till exempel finnas ett system för bokföring, ett för produktregister, ytterligare ett system för att hantera order och så använder man Excel för vissa projekt. Samma data finns på flera olika ställen och mycket tid går åt för manuell handpåläggning.
Den här situationen uppstår ofta hos tillväxtbolag som har vuxit ur sina system och måste lägga mycket manuell tid på att hantera administrativa processer. Det kan också vara så att företaget har gamla system som inte längre passar verksamheten. Nu gäller det att ta kontroll över dem innan ditt företags konkurrenskraft och tillväxt hotas.
Varningssignaler på att du inte har stöd för dina affärsprocesser
När du inte har det stöd du behöver för företagets affärsprocesser kan följande situationer uppstå:
Verksamheten kännetecknas av dålig transparens och ineffektivitet. Det är svårt att hantera de administrativa processerna och mycket tid läggs på manuellt arbete.
- Det är svårt att få tag i rätt kompetens och medarbetarna måste vara på plats på kontoret för att kunna jobba i systemen.
- Samma information finns spridd i flera olika system och det kan vara fel och dubbletter i din data.
- Budgetprocessen försvåras när du inte får in relevant information från organisationen. När budgeten väl är klar känns den inaktuell.
- Du saknar bra beslutsstöd och kan inte skapa tillförlitliga rapporter för företagets ledning eller ägare.
- Det är tidskrävande att göra bokslut och du måste jaga in siffror från verksamhetens olika delar.
Ökad risk, dålig koll och förlorade affärsmöjligheter
När företagets alla affärsprocesser finns spridda i flera olika system som inte är sammankopplade med varandra behöver du och dina medarbetare lägga mycket tid på manuellt arbete. Det utsätter även ditt företag för onödig risk, till exempel förlorad försäljning när ni inte kan leva upp till den service som era kunder förväntar sig.
En annan risk är problem med att följa nya lagkrav, såsom GDPR, när personuppgifter finns spridda på olika ställen i organisationen.
Med äldre affärssystem blir det dessutom svårt att skapa sig en bra övergripande bild över verksamheten och att agera i tid. I mindre företag tar man kanske fram en ekonomirapport en gång om året inför bokslut. Först då får du reda på om något har hänt och börjar analysera varför. Då är det dessvärre ofta redan för sent.
Ett lite större företag med en ekonomiavdelning kanske tar fram rapporter en gång i månaden. Det ger lite bättre kontroll, men det är fortfarande ett statiskt sätt att styra verksamheten och utgör inget bra beslutsstöd.
Ett annat problem som kan uppstå är att du inte kan utnyttja nya affärsmöjligheter. Det kan till exempel röra sig om nya prismodeller, multi channel-försäljning eller andra typer av verksamhetsutveckling. Kanske har ni börjat med abonnemangsförsäljning men behöver lägga det i ett eget system eftersom affärssystemet inte ger er stöd för olika affärsmodeller parallellt, såsom både engångsförsäljning och abonnemangsförsäljning.
Mer av samma ett vanligt misstag vid köp av nya system
Många som vill investera i ett nytt affärssystem vill få något som ser ungefär likadant ut som det tidigare affärssystemet, men lite mer modernt och med någon ny funktion. Trots att det läggs ner mycket tid och pengar på att implementera ett nytt system lyckas man inte ta det längre än så.
En förklaring till detta kan helt enkelt vara att man inte känner till alla nya möjligheter som moderna affärssystem kan ge. Det gäller till exempel automatisering av manuella uppgifter, beslutsstöd med enkel tillgång till statistik- och prognosverktyg och transparens av företagets alla affärsprocesser.
Lösningen behöver dock inte vara att ersätta alla system med ett enda stort system. Det kan räcka med ett affärssystem som kan koppla ihop alla dina olika affärsprocesser på ett sätt som passar just din verksamhet.
