Microsoft Teams maakt wereldwijde samenwerking simpel

Vestas rolde Microsoft Teams uit in 2019. Sindsdien hebben meer dan 25.000 werknemers efficiënter en succesvoller samengewerkt, ongeacht de tijd of locatie.

Fellowmind-case-Vestas-hero.jpg

Vestas, een Deense producent, verkoper, installateur en dienstverlener van windturbines, werd opgericht in 1945. Tegenwoordig vind je de productielocaties van Vestas verspreid over de hele wereld. 

Vestas wilde de communicatie en samenwerking in het hele bedrijf naar een hoger niveau tillen. Met zo veel oplossingen om uit te kiezen, was het moeilijk te bepalen welke het beste bij de behoeften van het bedrijf zou passen.

Eén tool die alles mogelijk maakt

De snelle, complexe en steeds veranderende wereld van windturbines is niet te stoppen. Daarom had Vestas een efficiënte en transparante tool nodig om het overzicht te houden over haar internationale development projecten, onderhoud en reparaties van windturbines. Het bedrijf zocht een slimme manier om haar ruim 25.000 werknemers van over de hele wereld met elkaar in contact te brengen.

De uitdaging lag in het feit dat werknemers dagelijks meerdere aparte tools gebruikten. In plaats daarvan waren ze op zoek naar een simpele, efficiënte en - nog belangrijker - gedeelde werkomgeving. Een omgeving waarin ze eenvoudig met collega’s in contact konden komen, ongeacht tijdzone of locatie. Het bedrijf wilde vijf tools in één verenigen om zo tot een oplossing te komen die werkgroepen, afdelingen en externe organisaties zou overstijgen. Maar hoe?

Onze mouwen opstropen

Nadat Vestas zich ervan had verzekerd dat wij de oplossing hadden die ze zochten, gingen we met elkaar in gesprek om elk aspect van de implementatie, zoals functionaliteiten en veiligheidsmaatregelen, te bespreken.

Een duidelijk pad

Samen besloten we dat de uitrol een op maat gemaakt template moest bevatten waarin alle wereldwijde aspecten moesten worden meegenomen. Op die manier zou de uitrol in Denemarken net zo goed verlopen als in Australië.

De Microsoft Teams uitrol was gebaseerd op de zorgvuldig voorbereide implementatie van pilotfases, bedrijfsplan, oplossingsontwerp en change management. Om het project mensgericht te houden, voegden we gaandeweg ook plannen voor communicatie en activiteiten toe, alsook een uitgebreide training voor eindgebruikers. 

Degelijke communicatie van begin tot eind

De implementatie van Microsoft Teams was vanaf het begin duidelijk door de hele organisatie gecommuniceerd via interne kanalen: Yammer, "The Hub" (het wereldwijde intranet van Vestas), bijeenkomsten en webcasts via Live Events. Deze vonden plaats in combinatie met virtuele en fysieke sessies en een wereldwijde promotionele tour.

“Voorheen was onze samenwerking verspreid over vijf verschillende tools. Met Teams zijn we hard op weg om alles waar we samen aan werken op één plek bij elkaar te brengen, in één interface voor de eindgebruiker.” 

Kenneth Kallestrup, Directeur - User Productivity & Collaboration Global IT, Vestas 

Een nieuw niveau van samenwerking voor Vestas

Microsoft Teams is tot volle tevredenheid van de eindgebruikers geïmplementeerd. Dit heeft vooral te maken met de toegenomen focus op communicatie door het hele bedrijf heen en de soepele omarming van Teams door de werknemers en het management van Vestas.

Niet-aflatende ondersteuning, uitstekende communicatie

Vestas kreeg vanaf het begin volledige ondersteuning van het hoogste management, wat van essentieel belang is bij zo'n enorm project. Daarnaast kreeg het zorgvuldig gekozen team van ervaren Fellowmind specialisten de nodige vrijheid om aanpassingen door te voeren tijdens de implementatie.

Werknemers van Vestas kunnen nu altijd en overal hun werkzaamheden uitvoeren. Ze hebben directe toegang tot diverse communicatie- (bijvoorbeeld chat, meetings, audio, videogesprekken) en samenwerkingsmogelijkheden (bijvoorbeeld het gezamenlijk delen en bewerken van bestanden en taakbeheer). Ook belangrijk: een centraal team heeft volledige en voortdurende controle over veiligheidsaspecten en let op de handhaving van correcte governance.

De cijfers

In mei 2019 bereikte Vestas bijna de mijlpaal van 10.000 actieve Teams gebruikers. Kijk eens naar de volgende geüpdatete cijfers:  

  • 10.000 actieve teams  
  • 550.000 gesprekken per dag  
  • 22.000 actieve gebruikers van Teams  

In 2021 zijn er binnen Vestas elke dag ongeveer 22.000 actieve Teams gebruikers.