PRIVACY EN COOKIE VERKLARING (laatst bijgewerkt op 23 april 2021)

In dit Privacy Statement kunt u lezen hoe Fellowmind Company B.V. (Fellowmind) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt.

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

1.1 Welke informatie verzamelen we?

Fellowmind verzamelt persoonsgegevens als u ervoor kiest om deze aan ons beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld door het achterlaten van uw e-mailadres of door het registreren van interesses voor bepaalde diensten, evenementen of nieuwsbrieven die Fellowmind aanbiedt. Het kan zijn dat u eerder persoonsgegevens hebt verstrekt aan Fellowmind per post op papier of digitaal (bijvoorbeeld als u al een klant bent, al eens een klant bent geweest of eerder onze website, evenementen of kantoren hebt bezocht).

Wanneer u ons volgt op social media wordt mogelijk aanvullende informatie verzameld, dit hangt af van uw privacy-instellingen bij het betreffende social media platform, bekijk daarom het Privacy Statement van deze partij.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de doeleinden waarvoor u deze informatie in eerste instantie aan ons verstrekt heeft, tenzij u daarvoor specifieke toestemming hebt gegeven, of indien dat noodzakelijk is voor Fellowmind om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, professionele standaarden, voor de optimalisering van de kwaliteit van de dienstverlening of om u te informeren over overige diensten van Fellowmind.

Wij zullen bijvoorbeeld door u verstrekte informatie over uw voorkeuren gebruiken om uw gebruikservaringen te personaliseren. Of als u ons per e-mail verzoekt om informatie over Fellowmind, dan zullen wij gebruikmaken van uw e-mailadres en andere informatie die u ons verstrekt om te kunnen reageren op uw verzoek. Als u ons een curriculum vitae (cv) toestuurt om online te solliciteren dan zullen wij gebruikmaken van door u verstrekte informatie om na te gaan of er voor u een geschikte vacature binnen Fellowmind is.

1.2 Wettelijke grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Fellowmind verzamelt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om te kunnen voldoen aan uw vraag als bezoeker. Indien aanvullende, facultatieve informatie wordt verzameld dan wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

De privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of Engels: GDPR) staat toe om persoonsgegevens te verwerken indien dat gebeurt op basis van een van de grondslagen opgenomen in de AVG. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, berust deze verwerking op een van de volgende grondslagen:

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of uw bedrijf.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van Fellowmind. Deze verwerking is toegestaan zolang uw belangen niet zwaarder wegen. Van gerechtvaardigd belang is bijvoorbeeld sprake bij verwerkingen met als doel:

1. marketing;
2. het werven van opdrachten (sales) in het geval van bestaande klanten waar wij een commerciële relatie mee hebben;
3. het managen van bestaande klanten en relaties (relatiebeheer & accountmanagement);
4. het optimaliseren en/of personaliseren van content;
5. het voeren en optimaliseren van een effectieve bedrijfsvoering.

U hebt specifiek en expliciet toestemming gegeven om persoonsgegevens van u te verwerken voor een bepaald doel. Bijvoorbeeld voor het toesturen van content per e-mailing met marketing als doel, waaronder uitnodigingen voor door Fellowmind georganiseerde evenementen. We zullen uw persoonsgegevens slechts verwerken op de wijze waarvoor we uw toestemming hebben verkregen. In dit geval kunt u toestemming op ieder moment intrekken via de link die staat opgenomen in de informatie die u van ons ontvangt of door een e-mail te sturen naar Fellowmind.

Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands etniciteit, politieke gezindheid, religie, levensovertuiging, seksuele leven of gezondheid. Bijzondere persoonsgegevens worden door Fellowmind niet verzameld.

1.3 Automatisch verzamelen van persoonsgegevens

Fellowmind maakt gebruik van cookies en andere technieken om automatisch bepaalde soorten informatie te verzamelen wanneer u onze website bezoekt, tenzij u hiervoor geen toestemming hebt gegeven bij uw eerste bezoek aan onze website. Het verwerken van deze gegevens stelt ons in staat om de werking, bruikbaarheid en de effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren en om de effectiviteit van onze marketingactiviteiten te meten.

1.3.1 IP-adressen

IP-adressen, online identificatienummers van apparaten waar bezoekers onze website mee bezoeken, worden door Fellowmind geregistreerd voor IT-beveiliging en diagnostische doeleinden. Deze informatie kan ook in geaggregeerde vorm gebruikt worden om trends in het gebruik van website te herkennen en om performance analyses uit te voeren, in dit geval wordt de informatie niet op individueel (herkenbaar) niveau geanalyseerd of verwerkt.

1.3.2 Cookies

Een “cookie” is een klein stukje tekst dat een website plaatst in de browser van het apparaat waarmee u de website bezoekt (bijv. computer of smartphone). Daardoor kan de website uw apparaat herkennen. Cookies worden gebruikt voor verschillende doeleinden.

Op onze website(s) kan een zogenaamde cookie banner verschijnen waarmee uw toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van cookies. Als uitgangspunt hebben wij aangenomen dat er geen cookies worden gehanteerd of op dusdanige wijze worden ingezet dat deze geen inbreuk kunnen vormen voor de rechten en vrijheden van websitebezoekers en gebruikers van de diensten van Fellowmind. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Dergelijke ‘functionele’ cookies worden niet geblokkeerd door het gebruik van de cookie banner en er is geen toestemming vereist voor het gebruik van deze functionele cookies. Wil u uw Cookie instellingen aanpassen of terugtrekken, dan kan dat via uw browser of via de Cookie-Declaration pagina van Fellowmind.

U kunt uw internetbrowser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd wanneer u een cookie ontvangt of om cookies te weigeren. Houdt er wel rekening mee dat wanneer u geen cookies accepteert u wellicht niet in staat bent om de volledig functionaliteit van websites te ervaren.

Delen en doorgifte van persoonsgegevens

Wij delen geen persoonsgegevens met derde partijen, behalve als dit noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan uw verzoek, voor onze professionele en legitieme doeleinden of als dit vereist is of toegestaan wordt door de wet, professionele standaarden of kwaliteitsregels. Zo kan Fellowmind in sommige gevallen Fellowmind persoonsgegevens over u delen met externe bedrijven of dienstverleners die namens ons werken om uw verzoeken te kunnen inwilligen.

In de volgende gevallen kan er sprake zijn van het delen van persoonsgegevens door Fellowmind met derde partijen:

1. Voor het faciliteren van het toesturen van content voor marketing doeleinden per e-mail;
2. Voor de registratie rondom door Fellowmind georganiseerde evenementen;
3. Voor het optimaliseren en/of personaliseren van content op onze websites;
4. Voor een effectieve bedrijfsvoering.

In alle genoemde gevallen is er met de betreffende derde partijen een passende (verwerkers)overeenkomst gesloten waarin o.a. een juiste en veilige verwerking van de gegevens is geborgd, conform de geldende wet- en regelgeving.

Daarnaast kan Fellowmind persoonsgegevens doorgeven aan  externe bedrijven die met ons samenwerken of namens ons werken. Fellowmind kan ook persoonsgegevens opslaan in een ander land dan waar u gevestigd bent. Doorgifte door Fellowmind van persoonsgegevens naar het buitenland vindt plaats in overeenstemming met Europese (en Nederlandse) privacywetgeving.

Fellowmind moet ook persoonsgegevens openbaar maken indien dit vereist is op grond van de wet, een gerechtelijk bevel of een overheidsbesluit. Fellowmind verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Ook zal Fellowmind geen persoonsgegevens die u haar verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van de eigen direct marketing doeleinden van deze derden.

Keuzes

In het algemeen bent u niet verplicht om persoonsgegeven te verstrekken. Echter, Fellowmind kan u verzoeken om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken teneinde de door u gevraagde dienst aan u te verlenen, u te kunnen voorzien van (aanvullende) informatie inzake onze dienstenverlening en door ons te organiseren evenementen. Bepaalde online diensten kunnen u ook vragen om uw toestemming voor een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens, u kunt hiermee instemmen of deze toepassing weigeren. Als u kiest voor een specifieke dienst of communicatie-uiting, zoals een e-nieuwsbrief, dan wordt u ook in staat gesteld om u voor deze dienst of communicatie-uiting uit te schrijven door het volgen van de instructies die in de aangeboden communicatie-uitingen zullen worden vermeld. Als u besluit om u af te melden voor een dienst of een communicatie-uiting, dan zullen wij proberen om uw gegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen, maar het kan voorkomen dat wij aanvullende informatie nodig hebben voordat we uw verzoek kunnen verwerken.

Zoals hierboven beschreven, kunt u uw browser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd wanneer u een cookie ontvangt of om cookies te weigeren. Wees er echter op attent dat bepaalde gedeelten van onze sites mogelijk niet goed zullen werken als u ervoor kiest om cookies te weigeren.

Rechten

Als u persoonsgegevens aan Fellowmind beschikbaar hebt gesteld, heeft u in de meeste gevallen het recht om deze persoonsgegevens in te zien en om eventuele onnauwkeurigheden te corrigeren. U kunt ons om inzage verzoeken. Wij zullen dan de informatie aan u verstrekken. Voordat we persoonsgegevens aan u verstrekken kunnen we u verzoeken om u te identificeren en om ons de noodzakelijke informatie te verschaffen over uw interactie met Fellowmind, zodat we gemakkelijk uw persoonsgegevens kunnen lokaliseren. Indien de persoonsgegevens die wij over u hebben onjuist zijn kunt u ons verzoeken om onjuistheden te verbeteren.

U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Fellowmind indien we niet (meer) bevoegd zijn om deze gegevens te gebruiken, en daarnaast heeft u het recht op verwijdering van de op u betreffende persoonsgegevens indien we deze te lang ?) bewaren en in bepaalde omstandigheden heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door Fellowmind te laten beperken of om van Fellowmind uw gegevens overgedragen te krijgen in een computer/machine-leesbaar bestand (data portabiliteit).

U kunt ook een verzoek tot uitoefening van de hier beschreven rechten indienen door contact op te nemen met info@Fellowmind.nl. Wij zullen alle redelijke inspanningen verrichten om te kunnen voldoen aan het verzoek, zolang dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en professionele standaarden. Fellowmind streeft ernaar om verzoeken binnen de wettelijke termijn van één maand te kunnen opvolgen of uitvoeren, afhankelijk van de complexiteit en hoeveelheid van verzoeken is het toegestaan dat wij deze termijn met maximaal twee maanden kunnen verlengen. Deze verlenging zal door ons binnen een maand aan u worden vermeld. Daarnaast kan het zo zijn dat wij een verzoek van u niet hoeven uit te voeren, bijvoorbeeld als wij een wettelijke grond hebben om uw gegevens te verwerken. Indien dit het geval is, zullen wij dit onderbouwen.

Beveiliging en integriteit van gegevens

Fellowmind heeft beveiligings-policies en procedures om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerd verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Naar ons beste kunnen zal de toegang tot uw persoonsgegevens strikt worden beperkt tot degenen die namens Fellowmind betrokken zijn bij de verlening van diensten aan u en die anderszins binnen de kaders van de privacywetgeving daartoe gerechtigd zijn. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven.

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts voor zo lang die nodig zijn om diensten aan u te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat u vraagt om verwijdering van uw persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit beleid

Fellowmind kan dit Online Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen in het Online Privacy Statement dan zullen wij de “datum laatst gewijzigd”, die aan de bovenkant van deze pagina wordt vermeld, herzien. We raden u aan om regelmatig het Online Privacy Statement door te nemen opdat u op de hoogte blijft van de manier waarop Fellowmind uw persoonsgegevens beschermt.

Vragen inzake het privacybeleid en over de handhaving

Fellowmind is gecommitteerd om de privacy van uw persoonsgegevens te waarborgen. Als u enig verzoek heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of daartegen bezwaren wil uiten, stuur dan uw opmerking of bezwaar per e-mail naar ons. U kunt ook gebruikmaken van ons e-mail adres om eventuele zorgen met betrekking tot de naleving van ons Online Privacy Statement met ons te delen.