Meer tijd voor kerntaken dankzij digitalisering declaratieproces

We implementeerden voor de Deense overheid een compensatiesysteem voor zakelijke reiskosten. Hiermee wordt het eenvoudiger om de reiskosten voor 50.000 vrijwilligers bij te houden en uit te keren. 

Fellowmind-case-Danish Home Guard.jpg

Hjemmeværnet, ook wel bekend als de reservisten, is de vierde tak van de Deense strijdkrachten. Dienen bij de reservisten is onbetaald en gebeurt op vrijwillige basis, hoewel gederfde inkomsten uit werk, vervoerskosten en andere basisuitgaven wel vergoed worden. De Deense Hjemmeværnet divisie telt zo'n 50.000 vrijwilligers.

In 2018 hebben we een grootschalige upgrade van het platform van de Deense reservisten uitgevoerd, waarmee het platform naar de nieuwste versie van SharePoint werd overgezet. Het systeem dat gebruikt werd voor het bijhouden van reiskosten- en onkostenvergoedingen was echter verouderd.

Een noodzakelijke facelift

Het reiskostenadministratiesysteem, dat bestond uit een combinatie van analoog en digitaal, was dringend aan vervanging toe. Met ongeveer 50.000 vrijwilligers bij de Burgerwacht liepen de reiskosten vaak snel op. Het oude systeem was niet goed uitgerust om het grote aantal inkomende onkosten efficiënt te verwerken. Tegelijkertijd was het niet geavanceerd genoeg om de vergoedingen voor vrijwilligers tijdig uit te keren.

Daar moest dringend verandering in komen. Wij stonden klaar om te helpen!

Simpel en nauwkeurig

Bij deze upgrade was het belangrijk om het reiskostenmanagementsysteem gebruiksvriendelijk te maken voor zowel vrijwilligers als administratieve medewerkers.

Onkosten invoeren en vergoeden met slechts een paar muisklikken

Ons doel was om het systeem gebruikersgericht te houden. We keken naar de behoeften en gewoonten van de gebruikers en ontdekten dat ze behoefte hadden aan een ongecompliceerd systeem dat altijd en overal beschikbaar zou zijn. Met het systeem moest het ook mogelijk zijn om onkosten snel te vergoeden.

We gebruikten hiervoor een volledig geautomatiseerde oplossing gebaseerd op Azure. Dit zorgde ervoor dat het systeem de persoonlijke informatie van vrijwilligers kan onthouden. Na het eerste gebruik zou een vrijwilliger enkel wat gegevens over zijn of haar onkosten voor een bepaalde reis hoeven invoeren en op "versturen” hoeven klikken.

Testen tot het (bijna) perfect is

Omdat we gebruik maakten van automatische kwaliteitsbewaking met zorgvuldig geselecteerde meetpunten werd de gebruikerservaring tijdens de ontwikkeling van het systeem voortdurend verder geoptimaliseerd. Van het aanmaken van onkostenverslagen tot de goedkeuring en uitbetaling; we lieten niets aan het toeval over.

“Met onze nieuwe oplossing voor reiskosten kunnen we onze belofte nakomen om het dagelijkse leven makkelijker te maken voor vrijwilligers en onze administratieve medewerkers. Fellowmind nam de ontwikkeling op zich en adviseerde ons tegelijkertijd over het gebruik van het systeem. We zijn erg tevreden over de kwaliteit van de geleverde oplossing.” 

Søren Pedersen, Projectmanager, Hjemmeværnet 

Een eenvoudig proces

We voegden de bedrijfsvoorschriften samen met verregaand geautomatiseerde processen. Hierdoor zorgt het systeem ervoor dat de juiste controles worden uitgevoerd en de juiste bedragen worden uitgekeerd. Daarmee is een groot deel van de administratieve werkzaamheden volledig geautomatiseerd.

Makkelijkere invoer, snellere uitbetaling

Gebruiksgemak was ons grootste aandachtspunt gedurende het hele project. Sinds 2018 maken 15.000 actieve vrijwilligers gebruik van het systeem om grote en kleine bedragen te declareren en te laten uitbetalen. Het succes van het systeem was meteen duidelijk toen we keken hoe veel kleine bedragen er al uitgekeerd waren. In het begin van april 2019 hadden gebruikers al ongeveer 80.000 reizen gedeclareerd en vergoed gekregen.

Meer tijd voor andere taken

We zijn trots dat we Hjemmeværnet van dienst konden zijn bij het digitaliseren van haar processen. De organisatie kan zich nu richten op haar belangrijke kerntaken en de geautomatiseerde werkzaamheden volledig overlaten aan het Microsoft platform. Dat is uiteindelijk natuurlijk waar digitalisering om draait.

Relevante cases

Cases arrow right