Inzichten & Events

Het spanningsveld tussen voorraad aanhouden of niet

Extra voorraad opbouwen is een topic waar al menig discussie over is gevoerd. Enerzijds wil je met voorraad een buffer creëren om de leveringszekerheid te garanderen, maar anderzijds is een ‘dode voorraad’ die niet langer kan worden gebruikt een onnodige kostenpost. Ook brengt voorraad aanhouden extra kosten met zich mee, bijvoorbeeld door de huur van opslagruimte. In tijden waar cashflow en liquiditeit een belangrijke rol spelen is dit geen logische optie.

Er is met andere woorden een balans nodig tussen just-in-time en just-in-case zodat je een duurzame voorraad creëert. Maar hoe kom je hiertoe? Een eerste vraag die je moet zien te beantwoorden is wat je met het aanhouden van een voorraad wil bereiken. Vaak willen bedrijven de levertijden verminderen met een zo laag mogelijke investering in (rest)voorraad. Om hiertoe te komen, is het maken van een risicoanalyse nodig. Je moet bijvoorbeeld weten wat de financiële consequenties zijn van het niet kunnen leveren van producten. Hoe hoog lopen de kosten op? Wat gebeurt er met de klantrelatie? En hoe groot is de kans dat er zich effectief een probleem zal voordoen? Met de antwoorden op dergelijke vragen krijg je een beter beeld hoe het bedrijf ervoor staat en waar sterktes en zwaktes liggen.

Het voordeel van een kleine voorraad

Producten of onderdelen zijn in een bepaalde mate kritisch of niet-kritisch en hebben een hoge of lage marktbeschikbaarheid. Niet-kritische producten met een hoge beschikbaarheid (consumables) zijn eenvoudig aan te schaffen waardoor een voorraad aanhouden vaak niet noodzakelijk is. Echter, voor dergelijke producten kun je wel berekenen wanneer het strategisch interessant is om ze opnieuw aan te schaffen, met het oog op het verlagen van transactie- en aanschafkosten en het verkrijgen van een goede prijs per stuk. Door vaker kleine hoeveelheden te bestellen, kunnen de kosten hoger oplopen dan de aanschaf in bulk. Daarom is een kleine voorraad aanhouden in sommige gevallen juist wél handig.

Doorgaans zijn het niet de consumables die leiden tot hoofdbreken, maar de kritische producten. Voor kritische producten met een hoge beschikbaarheid is een voorraad aanhouden mogelijk niet noodzakelijk aangezien ze eenvoudig in de markt zijn te verkrijgen. Voor deze producten is het echter wel aan te bevelen om de marktbewegingen te volgen – de marktbeschikbaarheid kan immers schommelen. Ook is het overeenkomen van duidelijke leveringsgaranties met leveranciers een must. Het zijn tenslotte kritische producten.

Door vaker kleine hoeveelheden te bestellen, kunnen de kosten hoger oplopen dan de aanschaf in bulk. Daarom is een kleine voorraad aanhouden in sommige gevallen juist wél handig.

Balans zoeken

Kritische onderdelen en/of onderdelen met een lage marktbeschikbaarheid of lange levertijd behoren wellicht tot de moeilijkste categorie. Hiervoor zul je een strategie moeten bepalen. Een voorraad aanhouden is vaak wenselijk, maar aan dit type onderdelen hangt vaak een stevig prijskaartje. Het is dus opnieuw zoeken naar een balans waarbij onder meer rekening moet worden gehouden met de vraag.

Een juiste strategie bepalen doet een supply chain manager nooit alleen. Er is intern overleg nodig tussen inkoop, productie- en het management en wellicht ook de financiële afdeling. Extern zijn heldere afspraken met leveranciers nodig zodat te allen tijde een plan B of C klaarligt.

Meer flexibiliteit

Naast bovengenoemde overwegingen zijn er nog meer mechanismen die kunnen bijdragen aan een betere supply chain en goed voorraadbeheer. Flexibiliteit inbouwen is zo’n mechanisme. Heeft een bedrijf meerdere productielocaties wereldwijd, dan kan een goede onderlinge afstemming onderdeel zijn van de voorraadstrategie. Treedt op één locatie een verstoring op, dan kunnen andere locaties waar nodig hulp bieden.

Maar ook wie maar één productielocatie heeft, kan zorgen voor flexibiliteit. Misschien ben je als bedrijf in staat om de productieprocessen snel om te stellen van product A naar product B. Dan kun je de voorraad van je eigen eindproducten wellicht verlagen. Daarnaast kan het snel op- en afschalen invloed uitoefenen op de benodigde voorraad en weerbaarheid van de supply chain. Hoe flexibeler je bent, hoe sneller je kunt reageren op onverwachte situaties. Dit betekent mogelijk dat werknemers moeten worden getraind om verschillende werkzaamheden te kunnen oppakken.

Naast snel kunnen schakelen biedt werken met modules meer flexibiliteit. Voor een aantal eindproducten is het mogelijk ze in kleinere subsystemen of modules op te delen. Consumenten kunnen hun gewenste product samenstellen door modules te combineren terwijl producenten bepaalde modules – bijvoorbeeld de gemeenschappelijk basis van meerdere varianten - in veel grotere aantallen kunnen produceren. Het is een win-winsituatie terwijl een ‘dode voorraad’ van deze modules, of onderdelen ervan, niet snel zal voorkomen.