Afry

Förr eller senare kommer de flesta företag att stå inför det där steget: Att genomföra migreringen från on-prem till molnet. Efter många år i den tidigare lösningen kan det vara en hel del data som ska flyttas. Varför inte ta hjälp av experter i processen – det gjorde det svenska design- och ingenjörsföretaget AFRY.

När SharePoint 2010 var på väg att fasas ut ville AFRY gallra i sajterna innan de uppgraderade och migrerade till SharePoint Online. Med 16 000 anställda och kontor på 40 platser runt om i världen fanns en hel del data som behövde flyttas. För att få stöd och uppdaterade kunskaper under migreringens gång valde man att ta hjälp av Fellowmind.

I slutet av 2019 tog teknik-, design- och rådgivningsföretaget beslutet att påbörja migreringen från den on-prem-lösning där all företagets dokumentation fanns lagrad i den egna miljön, till den helt molnbaserade lösningen SharePoint Online. Målet var att kunna dra nytta av fördelarna av en molntjänst i form av ökad flexibilitet, förbättrad säkerhet och en mer kostnadseffektiv dokumenthantering.

Med dokumentation och data fördelad på närmare 100 000 sajter insåg man snart vidden av den utmaning man stod inför. Det blev också tydligt att all den information och dokumentation man samlat på sig under åren inte skulle följa med till den nya arbetsmiljön, sådant som var inaktuellt och irrelevant behövde inte ta plats i molnet.

Komplexiteten avgjorde valet av partner

Trots breda IT-kunskaper internt inom AFRY behövdes ett stöd för att sköta det hela strategiskt och praktiskt.

”I grunden var projektet väldigt komplext och eftersom detta inte var något vi hade gjort förut insåg vi att vi inte skulle driva projektet på egen hand. Vi ville få hjälp av en partner som kunde bidra med kompetens och erfarenheter från liknande förändringsprojekt”, säger Henrik Carlberg.

Valet föll på Fellowmind som hade driftat AFRY:s SharePoint 2010 och samarbetet blev nyckeln till att migreringen klarades av och kom i mål på utsatt tid.

Massivt migreringsprojekt kokades ner till överskådlighet

Projektet inleddes i slutet av 2019 och tog nästan två år att genomföra. AFRY:s projektledare Henrik Carlberg har varit med under resan och med lång erfarenhet från infrastruktur och molnarkitektur var han väl insatt i komplexiteten av en migreringsprocess.

”Vi började tillsammans med att ta fram tids- och aktivitetsplan, gjorde riskbedömningar, hade ett antal workshops med referensgruppen och kommunicerade med de berörda i organisationen. Vår SharePoint 2010 bestod av totalt 95 000 sajter och även en stor del av verksamheten för dokumenthantering, så det var ett massivt projekt som inleddes”, berättar Henrik Carlberg.

För att koppla greppet om den enorma mängd information och data som AFRY hade sattes projektet, under Fellowminds ledning, upp i olika faser. I den inledande fasen gjordes en inventering av AFRY:s befintliga data och dokumentation. Vad skulle sparas och följa med i migreringen? Vilken information var obsolet och kunde raderas? Och vilken information behövde arkiveras.

Efter avslutad inventering påbörjades implementationen av den nya SharePoint Online-lösningen. Därefter genomfördes själva migreringen.

I ett avslutande steg arkiverades det material som inte behövdes i den dagliga verksamheten och därmed inte skulle följa med in i molntjänsten. För att säkerställa att rätt personer ska kunna komma åt, läsa och hantera lagrad information framöver har AFRY definierade regler för åtkomst.

Den första utmaningen var att få verksamheten att förstå behovet av migreringen och ge en positiv känsla för den. Att alla är öppna för att bidra till förändringen är en förutsättning för att smidigt lösa de praktiska åtgärderna.

”Därför kommunicerade vi inte att ’nu skall vi ta bort det gamla beprövade’ utan mer att vi skulle modernisera. Att det nu skulle bli enklare, bättre, snabbare och mer tillgängligt. Fokus var inte på att stänga ner utan mer på att ’nu ska vi uppdatera och komma in i en modern plattform som är evergreen och bättre stödjer vår verksamhet’.”

Smidig samverkan underlättade

Genom en smidig samverkan har de båda bolagen tagit sig fram i processen. AFRY hade ett tydligt underlag i början av projektet och sedan har kommunikation och möten skett efter behov.

”Som princip har vi försökt undvika avstämningar för avstämningens skull. I stället har vi kommunicerat internt om vad som sker utifrån de veckorapporter som Fellowmind har skickat till oss om läget och vad som ska hända den närmaste tiden. Om det har varit specifika oklarheter eller blockeringar så har vi bokat ett möte om just dem. Fokus har legat på att få jobbet gjort och säkerställa att processen kunnat fortgå.”, berättar Henrik Carlberg.

Ett antal pilotmigreringar genomfördes för att stämma av så det skulle bli som de inblandade hade tänkt sig. När det fungerade började migreringen av de äldsta projekten. En prioriteringsordning gjordes där sajterna kategoriserades för att det skulle bli tydligt hur arbetet skulle läggas upp och därmed kunde kluriga passager förutses.

”På så sätt eliminerade vi risken för störande påverkan i verksamheten eftersom dessa projekt inte var aktiva. Fellowmind lärde sig också efter hand vad som behövde justeras och trimmas in i själva processen och i slutet av december 2021 blev vi färdiga med hela överföringen efter nästan 2,5 år.”

Resultatet har inte låtit vänta på sig.