Business-portalen som skapar förutsättningar för affärsplanering och gemensamma processer

Food Folk – som utvecklar McDonald's varumärke i Norden – slog samman verksamheten i de olika länderna till en organisation. Det ledde till ett ökat krav på att de interna processerna skulle se likadana ut och samlas i en gemensam plattform. Uppdraget gick till Fellowmind som löste uppgiften genom att utveckla en Business-portal.

Case_FoodFolk_1600x900.jpg

Många McDonald's-restauranger ägs och drivs av franchisetagare som är fristående näringsidkare. Food Folk har rätt att använda konceptet och även att låta andra använda konceptet. I början av 2020 inleddes uppdraget som skulle förbättra och förenkla samarbetet mellan Food Folk och franchisetagarna över hela Norden.

– Det finns massor av information och uppföljningar som behöver kunna flyta fritt i en sådan organisation. Tidigare har detta skötts genom mycket manuell påläggning och det har saknats ett gemensamt arbetssätt och en plattform som kan hantera informationen. Har de ansvariga i de olika länderna inte samma bild är det lätt att saker faller mellan stolarna och därför blev vårt uppdrag att skapa en gemensam yta och process för hur flödet skulle hanteras, säger Martin Löwhagen, Senior M365 Advisor & Project Manager, som har lett förstudien och projektet från Fellowminds håll.

Har de ansvariga i de olika länderna inte samma bild är det lätt att saker faller mellan stolarna och därför blev vårt uppdrag att skapa en gemensam yta och process för hur flödet skulle hanteras.

Martin Löwhagen, Fellowmind

Nya processer och mindre administration

Fredrik Karlsson som arbetar med franchisefrågor inom Food Folk och har efter lång restaurangerfarenhet och nästan tio år på huvudkontoret bred kunskap om organisationen. Det var till stor hjälp i projektet.

– Ja, i ett sånt här omfattande projekt är det många som vill är med för att tycka och tänka. Min roll har varit mycket inriktad på att sortera och hantera alla olika önskemål när vi har utvecklat portalen.

En viktig del av projektet har varit att sätta upp processer i en portal för att underlätta informationsflödet och kommunikationen för Food Folk internt, men även för franchisetagarna.

– Vi ville kunna erbjuda franchisetagarna ett verktyg för deras affärsplanering avseende framför allt investeringar, men även andra kostnader eller besparingar som vi kan förutse. Det är ju mer effektivt att ha en person som övervakar vissa steg i processerna för hela Norden istället för att som tidigare behöva ha en medarbetare från varje marknad som följer och har koll på vad som sker. Ett av våra önskemål var att portalen skulle bli ett användbart hjälpmedel med möjligheter att föra interna anteckningar och att skicka mailnotifikationer till de berörda parterna, berättar Fredrik.

Ett av våra önskemål var att portalen skulle bli ett användbart hjälpmedel med möjligheter att föra interna anteckningar och att skicka mailnotifikationer till de berörda parterna.

Fredrik Karlsson, Food Folk

En portal i fyra delar 

När alla berörda parter använder portalen har förhoppningen varit att få ner antalet mejl, att låta franchisetagarna logga in själva och hitta det mesta av informationen utan att fråga sin kontaktperson på Food Folk. På så sätt har onödigt pappersarbete och administration reducerats. För att lyckas har en tydlig Microsoft- och Cloud first-strategi använts.

– Det vi gör ska vara utifrån ett Evergreen IT-perspektiv, det vill säga att infrastrukturen hela tiden är uppdaterad och att tjänsterna ständigt utvecklas. Vi erbjuder användarna att de ska kunna nå portalen oavsett var de är eller vilken enhet dom använder. Därför var valet ganska enkelt för oss: att bygga lösningen i en Azure-miljö. Vi har gjort mycket från scratch men också köpt så mycket som möjligt ”as a service”, det vill säga de tjänster som redan erbjuds i Azure, i stället för att utveckla det på nytt, berättar Martin.

Portalen består av fyra huvuddelar:

  • New Term – Transparens mellan Franchisetagaren och Franchisegivaren angående de aktiviteter som äger rum under den treåriga beslutsprocessen inför beslut om ett nytt 20-årigt avtal.

  • Business Review – En kontaktyta för de utvärderingar som Food Folk har med franchisetagarna varje år. Här analyseras och diskuteras styrkor och potentialer inom Franchisetagarens affärsverksamhet.

  • Investment Dashboard – Här tas processerna gällande investeringar upp. Vad behöver köpas in? Hur ser investeringsplaneringen ut? Vilka investeringar är obligatoriska respektive valfria? I detta verktyg kan kalkyler skapas på ett enkelt sätt.

  • Store by Store – Ett rapportpaket där de olika modulerna ovan sammanställs för att få en översikt och en rapport som åskådliggör restaurangens läge i form av fördjupad data.

Nya verktyg och processer kan adderas

När portalen har funnits på plats en tid har förändringarna redan gett positiva resultat. Food Folk har fått tydliga gemensamma arbetssätt och processer med ett mastersystem som hanterar relevanta data. Saker tappas inte bort, berörda personer blir påminda och får visualiserat för sig vad som ska göras i nästa steg. 

Nu är det inte längre papper eller Excel som gäller – inget ramlar mellan stolarna. Vi har utnyttjat vår breda och djupa kompetens från branschen och den erfarenhet vi har från alla andra projekt – i kombination med egenutvecklade lösningar och konfigurerade paket från Microsoft. Man kan säga att vi har plockat russinen ur kakan för att möta kundens behov.

Martin Löwhagen, Fellowmind

Food Folk har redan börjat diskutera att lägga till fler processer och verktyg i portalen och är nöjda.  

Jag har aldrig varit involverad i ett liknande projekt tidigare. Första brainstorming-mötet och de efterföljande planeringsmötena kändes så stora och det var så mycket information och idéer som bollades. När jag sedan fick se det första utkastet av Business-portalen blev jag verkligen imponerad. Det överträffade mina förväntningar. När vissa saker inte blivit precis vad vi tänkte oss, har vi haft en väldigt bra dialog och löst det längs vägen. Jag är otroligt nöjd med samarbetet och dialogen med Fellowmind, säger Fredrik Karlsson.

Det överträffade mina förväntningar. När vissa saker inte blivit precis vad vi tänkte oss, har vi haft en väldigt bra dialog och löst det längs vägen. Jag är otroligt nöjd med samarbetet och dialogen med Fellowmind.

Fredrik Karlsson, Food Folk

Vill du veta mer?

Vi på Fellowmind har över 20 års erfarenhet av att implementera Microsoft 365 och Modern Work-lösningar för företag i tillväxt. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig välja rätt är du varmt välkommen att höra av dig till Antonia Dahlin!

arrow right Maila Antonia!