LähiTapiola investoi tiedolla johtamiseen ja kutsui muutosmatkalle mukaan koko henkilökuntansa

Vakuutusyhtiö LähiTapiolalla on ollut käytössään yksi Suomen suurimmista Qlik-ympäristöistä. Mitä tapahtui, kun se halusi entisestään panostaa tiedolla johtamiseen ja ulottaa ratkaisun käyttöön lähes kaikille runsaalle 3 000 työntekijälleen? Datan laatu parani, virheilmoitusten määrä puolittui, kustannukset tippuivat kolmanneksen ja käyttäjät ovat erittäin tyytyväisiä ratkaisuun.

LahiTapiola case study

Lähtötilanne

LähiTapiola on yksi Suomen suurimpia vakuutusyhtiöitä. Se tarjoaa henkilö- ja yritysasiakkailleen tuotteita ja palveluita vakuuttamiseen, sijoittamiseen ja säästämiseen. LähiTapiolassa työskentelee noin 3 400 vakuutusalan ammattilaista eri puolilla maata.

LähiTapiola haluaa mahdollistaa suomalaisille turvallisemman ja terveemmän elämän, ja se onkin kovaa vauhtia uudistumassa perinteisestä vakuutusyhtiöstä elämänturvayhtiöksi. “Elämänturva merkitsee asiakkaillemme sitä, että he saavat meiltä palvelua kokonaisvaltaisesti ja ennakoivasti terveyden, turvallisuuden ja talouden alueilla,” kertoo Kimmo Suomi, hankejohtaja, LähiTapiolasta. Tämän lupauksen lunastamiseksi yhtiön työntekijät luonnollisesti tarvitsevat helposti saatavilla olevaa ja luotettavaa tietoa asiakkaistaan ja toiminnastaan.  

Tiedolla johtamisen kulttuurinmuutos

LähiTapiola ja Fellowmind ovat tehneet läheistä yhteistyötä yhtiön tiedolla johtamisen kehittämisessä jo vuodesta 2014 saakka. ”Meillä on ollut yksi Suomen laajimmista QlikView-ympäristöistä, ja se palveli kollegoideni tiedontarpeita erinomaisesti pitkän aikaa”, kertoo Kimmo Suomi.

LähiTapiola-ryhmä muodostuu viidestä valtakunnallisesti toimivasta yhtiöstä tai rahastoyhtiöstä sekä 19 alueellisesta keskinäisestä vahinkovakuutusyhtiöstä. Noin puolet LähiTapiolan ammattilaisista työskentelee sen alueyhtiöissä.

Kun EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) tuli voimaan vuonna 2018, oli järkevää siirtyä QlikView:n käytöstä Qlik Sensen käyttöön: ”Meillä on yhtiöryhmässämme yhteensä 31 yhtiötä. Tällaisessa tilanteessa käyttöoikeuksien hallinta korostuu eli meidän oli mietittävä tarkasti, mitä tietoa voimme näyttää kenellekin työntekijälle ja miten pystymme seuraamaan tiedon käyttöä”, kertoo Kimmo Suomi.

Mietimme tarkasti, mitä tietoa voimme näyttää kenellekin työntekijälle ja miten pystymme seuraamaan tiedon käyttöä.

Kimmo Suomi Hankejohtaja, LähiTapiola

Samalla yhtiössä haluttiin tehdä isompi remontti datan laadun parantamiseksi, ja lopulta kaksivuotisesta projektista kehkeytyi merkittävä transformaatio, jossa myös tiedolla johtamisen kulttuuri parani entisestään.

Ratkaisu

Vuonna 2019 aloitetun uudistusprojektin tavoitteina oli

  • tuottaa parempaa ja reaaliaikaisempaa tietoa päätöksenteon tueksi ja siten tehdä LähiTapiolan toiminnasta tehokkaampaa
  • vähentää raportointiin liittyviä virheilmoituksia ja lisätä luottamusta datan laatuun
  • vähentää lisenssikustannuksia siitä huolimatta, että käyttäjien määrä kasvoi samalla 2 000:sta 3 000:een

Kuka käyttää tietoa ja mitä päätöksiä tehdään?

Määrittelytyössä etsittiin vastaukset kahteen olennaisimpaan kysymykseen: kuka tarvitsee mitäkin tietoa ja mitä päätöksiä hänen täytyy pystyä tekemään sen avulla. Jotta voi johtaa tiedolla, on aivan olennaista ensin ymmärtää, mitä johdetaan.

”Halusimme lähteä liikkeelle ikään kuin puhtaalta pöydältä. Meillä on paljon käyttäjiä, jotka tarvitsevat rooliensa mukaisesti erilaista tietoa. Halusimme, että kaikilla on käytössään sama data mutta eri tarkkuudella jokaisen tarpeen mukaan. Esimerkiksi johto tarvitsee tietoa varsin korkealta lentokorkeudelta, kun taas asiakaspalvelussa täytyy pureutua hyvinkin yksityiskohtaiselle tasolle, kuten esimerkiksi siihen, minkä vakuutuksen asiakas on ostanut, milloin ja millä ehdoilla”, kuvailee Kimmo projektin tavoitteiden asettelua.

Muutos tulisi näkymään suoraan lähes jokaisen työntekijän toiminnassa ja siksi projekti haluttiin toteuttaa määrätietoisesti, huolellisesti ja kaikki näkökulmat huomioiden.

”Kävimme läpi kaiken datan, mitä meillä on käytössämme ja yhtenäistimme sen. Emme halunneet, että aikaa kuluu enää keskusteluun siitä, mistä lähteestä tietty tieto on peräisin ja milloin se on otettu. Halusimme, että jatkossa keskitymme keskustelemaan siitä, onko esimerkiksi joku luku paljon vai vähän ja mitä päätöksiä ja toimenpiteitä meidän täytyy tehdä, jotta luku paranee”, kertoo Kimmo.

Kävimme läpi kaiken datan, mitä meillä on käytössämme ja yhtenäistimme sen.

Kimmo Suomi Hankejohtaja, LähiTapiola

Tiedolla johtamisessa keskitytään ihmisiin

Myös kaikki analysointia varten tarvittavat raportit käytiin läpi ja uudistettiin sekä sisällöltään että ulkoasultaan. Osan raporteista pystyi yhdistämään yhdeksi raportiksi ja näin palvelemaan käyttäjiä entistä yksinkertaisemmalla tavalla. Samalla raporttien kokonaismäärä väheni olennaisesti.

”Qlik Sense on erinomainen työkalu LähiTapiolan kaltaisille yhtiöille, jotka tarvitsevat paljon täsmällistä tietoa toiminnastaan helposti analysoitavassa muodossa. Mutta sekin on lopulta vain tekninen ratkaisu. Todelliset hyödyt saadaan irti silloin, kun tällaisessa projektissa keskitytään ratkaisua käyttäviin ihmisiin ja varmistetaan datan laatu. Tässä LähiTapiola on ollut erityisen aktiivinen ja innostava yhteistyökumppani ja olen ylpeä siitä, mitä olemme yhdessä saaneet aikaan”, kertoo uudistuksesta Raija Ijäs, Analytics Development Manager Fellowmindilta.

Tulokset

Kimmo Suomen mukaan projekti onnistui erittäin hyvin: ”Toisin kuin monet hankkeet, tämä toteutui sovitussa – ja varsin kunnianhimoisessa – aikataulussa. Lisäksi budjetti pysyi sille annetuissa raameissa ja onnistuimme yksinkertaistamaan kollegoideni elämää monella tavalla.”

Kimmo Suomi listaa kolme selkeää hyötyä, joita yhtiö on hankkeellaan saavuttanut:

  1. Dataan voi luottaa – kaikella tiedolla on nyt sama lähde ja samanlainen käsittely. ”Kun näytämme jossain raportissamme tiettyä tietoa, se on prikulleen sama tieto myös toisella raportilla.”
  2. Yhtenäiset näkymät ja tyytyväisemmät käyttäjät – Kaikki käytössä olevat raportit sisältävät selkeän, visuaalisen näkymän analysoitavaan tietoon, dynaamiset taulukot sekä kuhunkin raporttiin liittyvät selitteet. ”Helpot selitteet kertovat käyttäjillemme esimerkiksi mitä kyseinen mittari kuvaa, miten se on laskettu ja miksi.”
  3. Tietosuojasta ei tingitä – 31 yhtiön ryhmässä käyttöoikeuksien hallinta on erityisen tärkeää. ”Kollegani löytävät helposti ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia kunkin työssä mutta eivät muuta tietoa; tämä on tietysti tärkeää jokaisen yksityisyyden suojelemiseksi.”

Koulutuksien avulla käytäntöön

LähiTapiolan 3 000 käyttäjälle järjestettiin projektin aikana useita koulutuksia, joissa he oppivat, miten uusi ratkaisu toimii, mitä tietoa on saatavilla ja miten tieto palvelee kunkin työtä jatkossa. LähiTapiolan ammattilaiset pystyvät nyt selaamaan erilaisia analyysejä eri aihealueiden mukaan, joita ovat esimerkiksi talous, myynti, asiakkuudet, korvaukset sekä sisäiset prosessit.

”Yhtenäisistä visuaalisista näkymistä kollegani saavat helposti silmäiltyä kunkin raportin keskeisimmät tiedot ja he pystyvät nopeasti myös itse tuottamaan visuaalisia analyysejä käytetyimmistä mittareista. Kollegani voivat niin ikään valita raporteista itselleen kiinnostavimmat dimensiot ja mittarit, luoda niistä halutessaan omia, automaattisesti päivittyviä näkymiä tai viedä tietoa Exceliin,” kertoo Kimmo käytännön esimerkkejä uudesta ratkaisusta.

Entä vähenivätkö virheilmoitukset ja laskivatko kustannukset, kuten toivottiin? Kyllä, virheilmoitusten määrä puolittui alkuperäisestä ja kustannussäästöjä onnistuttiin saamaan kaiken kaikkiaan noin 30 prosenttia aiempaan tilanteeseen nähden. Takaisinmaksu aika investoinnille on 3-4 vuotta.

Kaikkein iloisin Kimmo Suomi on kuitenkin palautteesta, jota hän ja projektitiimi ovat saaneet käyttäjiltä: ”Kyselytutkimuksemme mukaan 92 prosenttia kyselyyn vastanneista oli erittäin tyytyväisiä lopputulokseen ja koki uuden ratkaisun hyödyttävän heitä työssään ja päätöksenteossa.”

Ota yhteyttä!

Kimmo Suomi, hankejohtaja, LähiTapiola, puh. 040 527 8839,  kimmo.suomi@lahitapiola.fi

Raija Ijäs, Analytics Development Manager, Fellowmind, puh. +358 40 535 5982, raija.ijas@fellowmind.fi

LähiTapiola-ryhmä on keskinäiseen yhtiömuotoon perustuva, asiakkaidensa omistama yhtiöryhmä, joka palvelee henkilö-, maatila-, yrittäjä-, yritys- ja yhteisöasiakkaita. LähiTapiolan tuotteet ja palvelut kattavat vahinko-, henki- ja eläkevakuuttamisen sekä sijoittamisen ja säästämisen palvelut. LähiTapiolalla on omistaja-asiakkaita lähes 1,6 miljoonaa ja henkilökuntaa 3 400.