Ponsse

Ponsse on yksi maailman johtavista tavaralajimenetelmään erikoistuneista metsäkoneiden valmistajista. Tarjotakseen asiakkailleen erinomaista palvelua Ponsse otti käyttöönsä uuden, maailmanlaajuisen ERP-ratkaisun ja samalla yksinkertaisti, tehosti ja automatisoi prosessejaan.  

Lähtötilanne

Vieremällä pääkonttoriaan pitävä Ponsse on yksi maailman johtavista tavaralajimenetelmään erikoistuneista metsäkoneiden valmistajista. Metsäkoneyrittäjä Einari Vidgrén perusti yhtiön vuonna 1970, ja se on ollut alansa edelläkävijä koko historiansa ajan.   

Ponssella on asiakkaita Pohjoismaissa ja muualla Euroopassa, Aasian ja Tyynenmeren alueella sekä Pohjois- ja Etelä-Amerikassa. Yhtiöllä on myös noin 30 jälleenmyyjää eri puolilla maailmaa. ”Kaikki metsäkoneemme valmistetaan täällä Vieremällä, ja 80 prosenttia tuotannostamme menee vientiin”, kertoo Ponssen Chief Digital Officer Miika Soininen. 

Datalla johdettua asiakaspalvelua ja vastuullista metsänhoitoa

Voidakseen tarjota asiakkailleen entistäkin kokonaisvaltaisempaa palvelua ja edistääkseen vastuullista metsänhoitoa Ponsse on panostanut viime vuosina datan hyödyntämiseen liiketoimintansa kehittämisessä. Yhtiö on rakentanut asiakkaidensa kanssa uusia digitaalisia ratkaisuja esimerkiksi ennakoivaan huoltoon.   

Myös Fellowmindin Ponsselle toimittama ERP-ratkaisu on yksi tärkeä virstanpylväs yhtiön digitalisoidessa toimintaansa. Ratkaisu perustuu Microsoftin ja Annatan teknologioihin.   

”Jotta voisimme palvella asiakkaitamme nopeammin kaikkialla maailmassa, tarvitsimme vanhojen järjestelmiemme tilalle ratkaisun, joka yksinkertaistaa tärkeimpiä ydinprosessejamme. Halusimme esimerkiksi, että asiakkaamme pääsevät helposti käsiksi metsäkoneidensa huoltotietoihin. Halusimme myös tarjota heille helpon tavan hankkia tarvitsemiaan varaosia koneisiin”, kertoo Miika Soininen investoinnin taustoista.  

Digitaalisia ratkaisuja maailman parhaiden metsäkoneiden käyttäjille

Ponsse tunnetaan siitä, että se ei ole vain metsäkoneiden valmistaja vaan yhtiö on aina halunnut panostaa myös ensiluokkaiseen asiakaskokemuksen. Voidakseen ottaa seuraavan kasvuloikan asiakkaidensa palvelemisessa, yhtiön oli ratkaistava muun muassa seuraavat haasteet:   

• Data oli hajallaan eri järjestelmissä eikä siihen päässyt helposti käsiksi. Tämä vaikeutti muun muassa tiedon analysointia ja hyödyntämistä eri maiden välillä.   
• Yhtiön omat voimavarat eivät yksin riittäneet prosessien ja järjestelmien kehittämiseen isossa mittakaavassa.  
• Käytössä olevat järjestelmät olivat kankeita ja alkoivat olla jo elinkaarensa lopussa. 
• Yhtiön prosesseissa oli paljon manuaalisia työvaiheita. 

Ponsse halusi ulottaa uuden toiminnanohjausratkaisunsa myös kumppaneidensa käyttöön. Olisi mainiota, jos esimerkiksi yhtiön jälleenmyyjien ja asiakkaiden prosesseja voitaisiin käsitellä samassa järjestelmässä ohjelmointirajapintojen kautta.  

Lisäksi Ponsse halusi siirtää reaaliaikaista tietoa Microsoft Azure -alustalle, josta se olisi edelleen käytettävissä raportointiin ja analysointiin. Samaa dataa voisivat sitten helposti hyödyntää myös muut Microsoft Azure -pilvipalvelussa toimivat digitaaliset sovellukset. 

Ratkaisu 

Ponssen valinta uudeksi ERP-ratkaisuksi oli Microsoft Dynamics 365, jota täydennettiin toimialakohtaisella Annata 365 -järjestelmällä. Annatan ratkaisu on suunniteltu täydentämään Microsoftin perusratkaisua yrityksissä, jotka valmistavat ajoneuvoja sekä muita vastaavia raskaita koneita.   

Miksi Microsoft?  

”Meillä on paljon kokemusta Microsoft-ratkaisuista, ja pidän siitä, että yhtiö kehittää teknologiaansa jatkuvasti. Microsoftilla on myös paljon kumppaneita, ja voin siksi sparrailla ideoitani monien eri kumppaneiden kanssa”, Miika Soininen kuvailee valinnan taustoja.  

Ponsse käyttää uutta toiminnanohjausratkaisuaan moneen eri tarkoitukseen, kuten materiaali- ja varastonhallintaan, hankintaan, myyntiin, toimituksiin, kenttätyön hallintaan, laskutukseen sekä taloushallintoon ja raportointiin. Lisäksi ERP-ratkaisua käytetään myös myynnin jälkeisiin prosesseihin, kuten varaosamyyntiin ja huoltoon.  

”Uusi ratkaisu parantaa koko toimitusketjumme läpinäkyvyyttä. Lisäksi se vähentää manuaalista työtä ja auttaa meitä keräämään ja hyödyntämään aivan uudenlaista tietoa toiminnastamme”, Miika Soininen kertoo ratkaisun hyödyistä.  

Tapansa mukaan Ponsse halusi kiinnittää erityistä huomioita toiminnanohjausratkaisua käyttävien ihmisten käyttökokemukseen: kaikkia sovelluksen toimintoja pitää voida käyttää kaikilla laitteilla ja missä tahansa paikassa maailmassa – myös offline-tilassa.   

”Monet kollegoistani työskentelevät paikoissa, joissa on vaikea käyttää esimerkiksi kannettavaa tietokonetta tai joissa ei välttämättä ole edes verkkoyhteyttä saatavilla. Näin ollen meille on valtavasti hyötyä siitä, että toiminnanohjausratkaisumme on käytettävissä myös mobiililaitteilla ja että sitä voi hyödyntää myös offline-tilassa. Voimme palvella asiakkaitamme paljon paremmin, kun kaikki parituhatta työntekijäämme maailmalla voivat hoitaa työnsä entistä sujuvammin missä päin tahansa”, Miika Soininen kertoo. 

Fellowmindin toimialatuntemus vakuutti Ponssen  

Ponssessa pohdittiin sekä tulevaa ratkaisua että mahdollista yhteistyökumppania huolellisesti. Vaihtoehtoja analysoitiin monesta eri näkökulmasta ja näitä olivat muun muassa:  

• kumppanuus ja projektisuunnitelma 
• yhteensopivuus liiketoimintatarpeiden kanssa sekä 
• tekninen ratkaisu.   

Koska Fellowmindilla oli ennestään paljon kokemusta valmistavalle teollisuudelle suunnatuista ERP-ratkaisuista, Ponsse päätti luottaa valinnassaan Fellowmindin asiantuntemukseen. Vaakakupissa painoi myös se, että Fellowmind on yksi Euroopan johtavista Microsoft-kumppaneista. Ratkaisun toimittavat Ponsselle Fellowmindin Suomen ja Ruotsin asiantuntijatiimit yhdessä.  

”Kokoonnuimme ponsselaisten kanssa yhteiseen visiointityöpajaan ja yhdistimme siellä näkemyksemme ja suuntaviivat omaan teknologia- ja toimialaosaamiseemme. Määrittelimme samalla yhdessä myös strategiset sekä muut tavoitteet hankkeelle. Loppujen lopuksi tärkeintä ei kuitenkaan ole teknologia itsessään vaan se, miten ihmiset pystyvät hyödyntämään sitä työssään parhaalla tavalla,” kuvailee Fellowmindin toimialajohtaja Juho Seppälä yhteistyön alkuvaiheita.  

Microsoftin ratkaisut strategian toteuttamisen tukena   

Ponssen toimialan erityispiirteiden ymmärtäminen ja huomioiminen oli tärkeää koko projektin ajan, ja Ponssen työntekijät sitoutettiin uuteen ratkaisuun jo varhaisessa vaiheessa. Dynamics 365 Finance and Operations -ratkaisun avulla Ponsse voi hallita tuotteidensa ja palvelujensa tuotantoa ja elinkaarta yhden ja saman digitaalisen alustan kautta.    

“Se, miten kokonaisvaltaisen ja maantieteellisesti kattavan ratkaisun Ponsse päätti rakentaa meidän avullamme – ja ylipäänsä miten ratkaiseva osa Ponssen muutosmatkaa tämä projekti on – vahvistaa entisestään Microsoftin teknologioiden asemaa Ponssen liiketoimintastrategian toteuttamisen alustana”, iloitsee Microsoft Oy:n toimitusjohtaja Mervi Airaksinen.  

Lisäarvoa Annata-ratkaisulla  

Dynamics 365 -ympäristöön perustuva, toimialakohtainen Annata 365 -ratkaisu tarjoaa Ponsselle selkeän prosessin kaikkien sarjanumerolla varustettujen omaisuuserien rekisteröintiin ja seurantaan koko niiden elinkaaren ajaksi aina komponenttivaiheesta, ostamisesta ja kokoonpanosta myyntiin tai vuokraukseen asti. Järjestelmä tukee myös kaikkia jälkimarkkinaprosesseja, kuten kenttähuoltoa, takuuhallintaa, huoltosopimuksia ja varaosien hallintaa.   

”Olemme ylpeitä siitä, että maailman johtava metsäkonevalmistaja Ponsse valitsi ratkaisumme tukemaan muutosmatkaansa. Tämä on Annatalle tärkeä virstanpylväs, sillä se auttaa meitä vakiinnuttamaan asemamme sekä metsäteollisuudessa että yleisesti Suomen markkinoilla”, kertoo Annatan Pohjoismaiden myyntipäällikkö Helgi Magnusson.

Tulokset 

Ponssen ja Fellowmindin välinen yhteistyösopimus on aluksi viisivuotinen ja siihen kuuluu toiminnanohjausratkaisun toteutus kaikissa Ponssen 12 maassa. Ratkaisu on jo onnistuneesti otettu käyttöön Ponssen ruotsalaisissa ja norjalaisissa tytäryhtiöissä, ja käyttöönottoa jatketaan parhaillaan muissa maissa.  

”Tässä, kuten kaikessa muussakin kehityksessämme, tärkein eteenpäin ajava voima on ollut tavoitteemme olla paras kumppani asiakkaillemme: haluamme tarjota heille mahdollisimman sujuvan asiakaskokemuksen – kaikkialla maailmassa. Oli hienoa huomata, että heti ensimmäisten käyttöönottojen jälkeen asiakaspalvelumme nopeutui olennaisesti, ja nyt myös metsäkoneiden huoltotoimenpiteet ovat läpinäkyvästi asiakkaidemme saatavilla”, kertoo Miika Soininen ensimmäisistä onnistumisista. 

Hankkeen tärkeimpiä saavutuksia ovat:

• Nopeampi ja sujuvampi asiakaspalvelu, koska olennaiset tiedot ovat nyt helpommin kaikkien saatavilla  
• Käytettävissä oleva tieto on selkeämpää kuin aiemmin   
• Monet aiemmin manuaaliset prosessit ja tehtävät ovat nyt automaattisia  
• Käyttökokemus on huomattavasti aiempaa parempi muun muassa mobiilityökalujen ansiosta  
• Eri maista kerätyt tiedot ovat yhdenmukaisia ja vertailukelpoisia, mikä mahdollistaa liiketoiminnan syvemmän analyysin ja siihen perustuvat toimenpiteet  

Sujuva projekti, jossa keskityttiin ratkaisuihin  

Teknologiset ratkaisut ovat yleensä varsin helppoja toteuttaa, mutta ihmisten sitouttaminen niiden käyttöön voi usein olla vaikeampaa. Miika Soininen on toistaiseksi saanut projektista vain hyvää palautetta: ”Sain juuri eilen puhelun Ruotsissa työskentelevältä kollegaltani, joka kehui, että projekti on ollut loppukäyttäjien kannalta oikein sujuva: he osallistuivat koulutuksiin, ja kun uusi ratkaisu otettiin päivittäiseen käyttöön, kaikki toimi niin kuin pitääkin.”   

Entä miten yhteistyö on sujunut Ponssen ja Fellowmindin tiimien välillä? 

”Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, että valitsimme Fellowmindin kumppaniksemme ratkaisun toteuttamiseen”, Miika Soininen toteaa. ”Yhteistyö on ollut todella sujuvaa koko projektin ajan. Kun olemme kohdanneet ongelmia, olemme keskittyneet ratkaisemaan ne nopeasti sen sijaan, että miettisimme esimerkiksi, kenen vika ongelma on. Itse asiassa juuri tästä pidän eniten yhteistyössämme: työt etenevät koko ajan ja toimimme yhdessä erittäin ratkaisukeskeisellä tavalla.”