AFRY

Ennemmin tai myöhemmin useimpien yritysten on otettava askel, jossa ne siirtävät toimintaansa paikallisilta palvelimilta pilveen. Ja kun vanha ratkaisu on ollut käytössä useita vuosia, siirrettävän tiedon määrä voi olla suuri. Ruotsalainen suunnittelu- ja insinööritoimisto AFRY valjasti työhön ulkopuolisen asiantuntijan.

Kun SharePoint 2010 oli poistumassa käytöstä, AFRY päätti keventää sivustojaan ennen kuin siirsi ne SharePoint Onlineen. Yhtiöllä on 16 000 työntekijää ja toimistoja 40 paikkakunnalla ympäri maailman, joten sillä oli myös siirrettävään paljon dataa. AFRY kääntyi Fellowmindin puoleen saadakseen apua ja tuoreinta asiantuntemusta aiheesta migraatioprosessinsa tueksi.

Loppuvuodesta 2019 teknologia-, suunnittelu- ja konsultointiyritys AFRY päätti aloittaa siirtymisen on-premises-ratkaisusta täysin pilvipohjaiseen SharePoint Online -ratkaisuun. Siihen saakka kaikki yrityksen dokumentaatio oli tallennettuna yhtiön paikallisessa ympäristössä. Tavoitteena oli hyödyntää pilvipalvelun tarjoamia etuja, kuten lisääntyvää joustavuutta, parempaa tietoturvaa sekä kustannustehokkaampaa dokumenttienhallintaa.

Kun asiakirjat ja muu tieto oli jakautunut lähes 100 000 eri sivustolle, AFRYn tiimi ymmärsi pian urakkansa laajuuden. Kävi myös selväksi, että kaikkea vuosien varrella kerättyä tietoa ja dokumentaatiota ei edes kannattaisi tuoda uuteen ympäristöön – uutta pilvitilaa ei tietenkään ollut järkeä täyttää epäolennaisella tai vanhentuneella materiaalilla.

Monimutkaisuus ratkaisi palveluntarjoajan valinnan

AFRYllä on runsaasti IT-osaamista sisäisestikin mutta se halusi kuitenkin ulkopuolista tukea urakan johtamiseen sekä käytännön tasolla että strategisesti.

"Projekti oli hyvin monimutkainen, ja koska emme olleet tehneet tällaista aiemmin, päätimme, että meidän ei pitäisi johtaa projektia omin voimin. Haimme apua kumppanilta, jolla on jo asiantuntemusta ja kokemusta vastaavista muutosprojekteista", Henrik Carlberg sanoo.

AFRYn valinta oli Fellowmind, joka ylläpiti yhtiön SharePoint 2010 -ratkaisua. Hyväksi koettu yhteistyö oli olennaista, jotta migraatio saatiin hoidettua onnistuneesti ja sovitussa aikataulussa.

Massiivinen migraatioprojekti

Projekti alkoi vuoden 2019 lopulla ja kesti lähes kaksi vuotta. AFRYn projektipäällikkö Henrik Carlberg oli mukana projektissa, sillä hänellä oli ennestään laaja kokemus IT-infrastruktuurista ja pilviarkkitehtuurista. Hän oli siis myös hyvin perillä muutosprojektin monimutkaisuudesta.

"Aloitimme yhdessä kehittämällä aikataulu- ja toimintasuunnitelman ja teimme riskinarviointeja. Pidimme myös useita työpajoja verrokkiryhmän kanssa ja viestimme aktiivisesti kollegoiden kanssa, jotka olivat osallisina projektissa muualla organisaatiossa. SharePoint 2010 sisälsi yhteensä 95 000 sivustoa ja suurelta osin kyseessä oli dokumenttienhallinta, joten meillä oli käsissämme massiivinen projekti," Henrik Carlberg sanoo.

Saadakseen käsityksen AFRYn valtavasta dokumenttimäärästä ja muusta datasta projekti jaettiin eri vaiheisiin, joita johtivat Fellowmindin asiantuntijat. Ensimmäinen vaihe sisälsi inventaarion AFRYn olemassa olevasta datasta. Mitä säilytettäisiin ja tuotaisiin mukaan uuteen ratkaisuun? Mitkä dokumentit olivat vanhentuneita ja voitiin poistaa? Ja mitä dataa haluttiin arkistoida?

Kun inventaario oli valmis, alkoi uuden SharePoint Online -ratkaisun käyttöönotto. Sen jälkeen toteutettiin varsinainen migraatio.

Viimeisessä vaiheessa arkistoitiin aineisto, jota ei enää tarvittu päivittäisessä toiminnassa ja jota ei siksi siirretty pilvipalveluun. AFRYn tiimi määritteli käyttöoikeudet arkistoituviin dokumentteihin, jotta voitiin varmistaa, että oikeat ihmiset voivat edelleen tarvittaessa käyttää, lukea ja käsitellä tallennettuja tietoja.

Ensimmäinen haaste projektissa oli saada AFRYn työntekijät ymmärtämään muutoksen tarve ja näkemään se positiivisena asiana. Ihmisten avoin suhtautuminen muutokseen oli välttämätöntä, jotta käytännön toimenpiteet sujuisivat jouhevasti.

"Emme sanoittaneet aihetta niin, että 'nyt pääsemme eroon vanhasta järjestelmästä, jonka tunnet hyvin', vaan painotimme enemmänkin tarvetta modernisoida toimintaamme. Ja myös sitä, että uuden ratkaisun käyttö olisi jatkossa yksinkertaisempaa, parempaa ja nopeampaa. Painopiste viesteissämme ei siis ollut vanhasta järjestelmästä eroon pääsemisessä, vaan siinä, että nyt pääsemme työskentelemään modernilla alustalla, joka on ei vanhene ja joka tukee paremmin liiketoimintaamme".

Sujuvaa yhteistyötä

AFRY ja Fellowmind ovat edenneet prosessissa rinta rinnan sujuvassa yhteistyössä. AFRY:llä oli selkeä toimintasuunnitelma hankkeen alussa, ja sittemmin viestintää ja kokouksia on harvennettu.

"Periaatteenamme on ollut välttää turhien kokouksien pitämistä. Sen sijaan olemme viestineet sisäisesti siitä, mitä tapahtuu Fellowmindin meille lähettämien viikoittaisten raporttien perusteella ja siitä, mitä tulee tapahtumaan lähitulevaisuudessa. Jos näissä oli epäselvyyksiä tai esteitä, järjestimme palaverin, jossa käsiteltiin juuri käsillä olevia kysymyksiä. Keskityimme työn tekemiseen ja sen varmistamiseen, että prosessi jatkuu", Henrik Carlberg sanoo.

Useita pilottimigraatioita toteutettiin sen varmistamiseksi, että kaikki toimisi odotetusti. Kun varmistus oli tehty, aloitettiin datan migraatio vanhimmasta päästä alkaen. Eri sivustot luokiteltiin siten, että kaikille olisi selvää, miten työ etenisi ja mahdolliset ongelmakohdat pystyttäisiin ennakoimaan.

"Näin poistimme riskin siitä, että liiketoiminta häiriintyisi siirrosta, koska vanhin data ei ollut enää aktiivisessa käytössä. Fellowmindin asiantuntijat oppivat myös vähitellen, miten prosessia oli hyödyllistä muokata paremmin toimivaksi, ja joulukuun lopussa 2021 saimme koko siirron valmiiksi lähes 2,5 vuoden jälkeen. "

Tuloksia ei ole tarvinnut odotella kauan.

”Jo nyt kuukausittaiset kustannuksemme ovat laskeneet eikä vain siksi, että meillä ei ole enää niin paljon laitteistoa vaan myös lisenssikuluina. Olemme poistaneet myös joitain palvelimia käytöstä projektiin sijoitetun pääoman kotiuttamiseksi”, kertoo Henrik Carlberg.