Hallittu pilvi: Kuinka hallitset pilveä kustannustehokkaasti

Pilven kustannustehokas käyttö tuo yrityksellesi kilpailukykyä. Edellytyksenä on, että teet pilven oikein. Pilveen on helppo lähteä, mutta todelliset tehokkuusedut lunastat suunnittelemalla toimintasi ja hallintomallin etukäteen. Lue, kuinka estät kustannusten karkaamisen käsistä toiminnan tai käyttöympäristön laajetessa, ja kuinka johdat kehitystä proaktiivisesti.

hallittu-pilvi-kuinka-hallitset-pilvea-kustannustehokkaasti-header.jpg

Pilvi on oikein tehtynä ketterä, tietoturvallinen ja kustannustehokas. Mutta miten pilvipalveluiden kustannuksia käytännössä johdetaan ja hallitaan? 

Kustannustehokkuus on monen oikein suunnitellun ja toteutetun asian summa. Itsestään se ei toteudu ja pilvipalveluiden käytön kasvaessa kustannusten karkaaminen saattaa yllättää nopeasti.

Kustannusten kontrollointi ja suunnitelmalliset investoinnit eivät ole vain tarkkaa taloudenpitoa. Niiden avulla takaat sekä omille käyttäjillesi että asiakkaillesi laadukkaat palvelut. Varmistat myös, että taloudelliset resurssit riittävät tulevien käyttötarpeiden huomioimiseen, etkä joudu tekemään turhia kompromisseja. 

Mikä pilvessä maksaa? 

Yksittäisen pilvipalvelun aloituskustannus ja peruskäyttö on edullista. Kiinteistä laite- ja ohjelmistokuluista siirrytään muuttuviin kuluihin, joita syntyy vain todellisen käytön perusteella. Kustannukset ovat paremmin ennustettavia kuin perinteiset on-premise -laitteiden ja ohjelmistojen investoinnit sekä niiden vaatima ylläpito.  

Tähän asti kaikki on suoraviivaista. Yhtälö muuttuu kuitenkin nopeasti, kun yrityksen pilvipalveluiden käyttäjämäärä kasvaa, käyttöympäristö laajenee kattamaan yhä useampia palveluita ja palvelukokonaisuudet sisältävät edistyneitä ominaisuuksia. Pilven kustannukset alkavat nousta skaalautumisen myötä. 

Samaa tahtia ja usein kertaluokkaa nopeamminkin käytön kasvaessa nousevat datan kustannukset (siirto ja/tai tallennus) sekä laskentatehon (compute) kustannukset. 

Yritys saattaa päätyä tilanteeseen, jossa kustannukset ovat merkittävästi alkuvaiheessa nähtyä korkeammat, mutta poiskaan ei voi oikein enää hypätä jo kertaalleen käyttöönotetuista palveluista ja niiden ympärille muodostuneista prosesseista. 

Siksi kokonaisuuden miettiminen ja ennakointi on tärkeää. 

Näin pidät pilven kustannukset hallittuina 

Hallittu pilvi toteutuu kustannusten näkökulmasta, kun estät yllätyskulut, teet johdonmukaisia investointibudjetteja ja pystyt kohdentamaan kustannukset oikein.

Pidät kustannukset hallinnassa, kun vastaat näihin kysymyksiin:

  • Miten aiot seurata kustannuksia?
  • Miten aiot jakaa kustannuksia?
  • Miten rajaat käyttöä ja mitä tekijöitä huomioit pilven suunnittelussa?
  • Miten monitoroit käyttöä? 

Keskeistä on välttää isoja yllätyksiä sekä sopia ajoissa ja ennakkoon, kuinka skaalautuvan käytön mukanaan tuomat kustannukset jaetaan eri kustannuspaikkojen (cost centers) välillä.

Yhtä tärkeää on toteuttaa mallia, jossa kaikki tahot (liiketoiminta, talous, käyttäjät, tekninen tuki, toimittajakumppani) keskustelevat keskenään sekä toimivat yhteisen hallintomallin ja raportoinnin puitteissa. Tätä voidaan tukea teknisillä ratkaisuilla, kuten erilaisilla hälytyksillä (helppo toteuttaa esimerkiksi Azuressa) ja automaattiraporteilla. 

Kustannusten kohdentaminen on tärkeä osa hallintaa

Kustannusten jako eri yksiköiden välillä vaikuttaa suoraan siihen, millaisia kannattavuuksia voidaan laskea sekä järjestelmälle että jollekin liiketoimintayksikölle tai funktiolle. Mitä laajempaa pilven käyttö on, sitä tärkeämmäksi tulee kustannusten jyvittämisen läpinäkyvyys sekä tietojen ajantasaisuus.

Kohdentaminen vaikuttaa myös kustannuskehityksen seurantaan ja eri yksiköiden saamiin investointivaltuuksiin tulevilla budjettikierroksilla. Siksi se on kaikkea muuta kuin triviaali harjoitus. Pilven kustannustehokas hallinta tarkoittaa suunnitelmallisuutta ja läpinäkyvyyttä myös kustannusten kohdentamisessa.

Keskeinen periaate on pitää kustannukset ja liiketoimintahyödyt lähekkäin: on luotava riittävä konsensus sen suhteen, mitkä kustannukset kuuluvat millekin yksikölle ja mitä suoraa liiketoimintahyötyä se näistä kuluista vastineeksi saa.

FinOps työkaluna kustannusten hallintaan

Pilvipalveluiden kustannusten hallinnasta puhuttaessa käytetään yhä useammin termiä FinOps. Sillä tarkoitetaan suunnittelun, monitoroinnin ja läpinäkyvyyden tuomista kustannusseurantaan.

FinOps tuo asianosaiset (liiketoiminnot, taloushallinto ja tekninen henkilökunta) tarkastelemaan kolmea pilven kustannustehokkaaseen käyttöön vaikuttavaa teemaa yhdessä:

  • Näkyvyys todellisiin käyttökuluihin ja niiden jakaumaan eri toimintojen tai yksiköiden kesken. Tässä yhteydessä myös päätetään, mikä on eri järjestelmien omistajuus ja miten niiden käytön kustannuksia jyvitetään, kun käytössä on sekä erityisjärjestelmiä (vain tietyt käyttäjät, jotka kuitenkin ovat usein osa laajempaa yrityksen läpi leikkaavaa prosessia) että kaikkien käyttämää yleistä IT-infraa.
  • Yhteiset päätökset investoinneista, hankintamenetelmistä kilpailutuksineen, käytön optimoinnista, turhien palveluiden karsinnasta ja tulevista palvelutarpeista.
  • Hallintomallin yhteinen ylläpito ja kehittäminen. Tällä vältetään tilanteita, joissa esimerkiksi talouden suunnittelu elää vain omien aikataulujensa mukaista elämää, reagoi jäykästi eikä mahdollista pilvipalveluiden nopean skaalautuvuuden ja käyttöönoton täysimääräistä hyödyntämistä liiketoimintayksiköissä.

Tarkoituksena on saada tehokkasti kiinni pilven suhteen toimenpiteiden kuluvaikutukset ja tehdä kustannukset liiketoiminnoille ja ylimmälle johdolle läpinäkyviksi.

Seurantajärjestelmän luomalla voit saada ajoissa näkymän niihin pieniin toiminnan muutoksiin, jotka voivat tarkoittaa suuria kustannuksia. Samalla luot tietoa tulevia investointeja varten: kuinka kustannukset ovat toteutuneet ja millaista palvelutasoa niillä on saatu.

FinOps voi ottaa kantaa myös usein piiloon jäävään kustannusten karsimiseen ja optimointimahdollisuuksiin: pilven käyttöä tuetaan tietyissä tapauksissa isojen toimijoiden kuten Microsoftin erityisohjelmilla, jotka oikeuttavat alennuksiin ja rahanarvoisiin erityisetuihin. Näiden selvittäminen vaatii usein toimittajakumppania, joka tuntee erilaiset partnership-ohjelmat ja pystyy ottamaan kantaa erikoistuen piirissä olevien ratkaisujen tekniseen sopivuuteen, asiakasyrityksen käyttöympäristöön ja työnkulun kokonaisuuteen.

Lisätietoja:

Haluatko keskustella lisää yrityksesi tarpeista ja tavoitteista pilven hyödyntämisessä? Entä mietityttääkö pilven kustannusten hallinta? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää. Voit myös lukea aiemmin kirjoittama blogimme Hallittu ja ketterä pilvi – luotettava Microsoft Azure.

Mika Kuivanen

Mika auttaa Fellowmindin asiakkaita hallittujen, skaalautuvien ja suojattujen Azure-alustojen ja pilviympäristöjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Hänen vahvuuksiaan asiakkaiden haasteiden ratkaisemisessa ovat datan, tietokantojen, integraatioiden ja teknisten arkkitehtuurien ymmärtäminen. Ota yhteyttä: mika.kuivanen@fellowmind.fi  

Otto Hintikka

Otto on uudesta teknologiasta innostuva tulevaisuusoptimisti, joka haluaa tukea Fellowmindin asiakkaiden liiketoiminnan kannattavuutta ja kasvua - digitalisaation, dataan pohjautuvien ratkaisujen ja teknologian avulla. Ota yhteyttä: otto.hintikka@fellowmind.fi tai 044 572 3171