ERP-järjes­tel­män hankinta ja käyttöönotto

ERP-järjestelmän valinta on tärkeä päätös. Toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen keskeisin liiketoiminta-alusta. ERP-hankkeen myötä on mahdollista suunnitella yrityksesi liiketoimintaprosessit tehokkaammiksi ja sujuvammiksi. ERP-järjestelmä on digitalisoituvan liiketoiminnan selkäranka, joka kannattelee kaikkia keskeisiä prosessejasi. Siksi erpin hankinta on liiketoiminnan kehittämispäätös ja tärkeä investointi, joka pitää saada hyötykäyttöön nopeasti.

erp-jarjestelman-hankinta-ja-kayttoonotto.jpg

Toiminnanohjausjärjestelmä on saatava käyttöön tehokkaasti ja helposti, koska ERP-järjestelmällä on niin keskeinen osa nykyaikaisessa dataohjatussa liiketoiminnassa. Yhtä tärkeää on valita oikea ratkaisu - se vaikuttaa kaikkeen nykyiseen ja tulevaan liiketoimintaasi.

Moderni ERP-hanke on liiketoiminnan kehittämistä. Erppiä uudistettaessa on erinomainen tilaisuus suunnitella liiketoimintasi keskeisiä prosesseja aiempaa sujuvammiksi ja tehokkaammiksi. Oikein valittu erppi mahdollistaa myös jatkokehityksen ja voit mukauttaa sen joustavasti uusien liiketoimintojesi muuttuviin tarpeisiin.

Liiketoimin­ta­han­ke: Nykyaikainen ERP-järjes­tel­mä on liiketoi­min­nan kehittämistä ja prosessien tehostamista

Erppi on liiketoiminta-alusta ja dataohjatun yritystoiminnan ytimessä. Kyseessä ei ole enää entisaikojen ratkaisu vain talouden ohjauksen tarpeisiin, vaan toiminnanohjausta hyödyntävät kaikki yrityksesi liiketoiminnot. Erppi on liiketoiminnan mahdollistaja.

ERP-järjestelmä kattaa parhaimmillaan koko arvontuotannon ketjusi: siihen voi kuulua hankinta ja alihankkijayhteydet, logistiikka ja varastointi, myynti, tuotanto ja asiakaspalvelu, asiakkuudenhallinta, jälkimarkkinointi sekä resurssien ja henkilöresurssien ohjaus ja taloushallinto.

ERP kannattaa yhdistää muihin järjestelmiisi, jolloin liiketoimintasi ja prosessisi pyörivät mahdollisimman yhtenäisellä alustalla ja voit hyödyntää reaaliaikaista dataa bisneksen ohjauksessa. Täysin erillisten järjestelmien riskinä on tiedon siiloutuminen, hidas tiedonkulku ja vaikeus saada ajantasaista tilannetietoa sinne, missä sitä reaaliaikaisesti tarvittaisiin.

Ajattele toiminnanaohjausjärjestelmää liiketoiminta-alustana - se kytkeytyy kaikkiin tärkeisiin toimintoihisi ja sen varaan rakennat myös tulevat prosessisi ja uudet liiketoimintasi. Tulevaisuuden liiketoiminta on digitaalista ja siksi ERP-järjestelmällä on niin keskeinen rooli.

Tästä kaikesta seuraa se, että ERP-järjestelmän hankinta ei ole vain IT-osastosi asia. Omistajuus kuuluu kaikille liiketoiminnoillesi.

Näin hankit yrityksellesi sopivan ERP-järjes­tel­män

Mieti liiketoimintasi kehitystarpeita: Aloita liiketoiminnasta ja strategiasta, älä järjestelmästä. Bisnestarpeet, tuotteet ja toimintaprosessit ovat jatkuvassa muutoksessa. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on tilaisuus muuttaa nykyistä tapaasi tehdä töitä. Keskeisten prosessien sujuvoittaminen ja tehostaminen uuden ERP-järjestelmän tukemana mahdollistaa kehityshyppäyksen ja liiketoimintasi digitalisoinnin.

Huomioi toimialasi erityispiirteet: Valmistava teollisuus toimii hyvin erilaisessa ympäristössä kuin projektitoimituksiin keskittynyt asiantuntijayritys. Globaalisti toimivan yritykset tarpeet ovat erilaiset kuin paikallisen. Silti kaikki tarvitsevat erppiä. Mieti toimialasi sekä liiketoimintasi erityispiirteitä sekä sinulle tyypillistä osto-, palvelu- ja myyntiprosessia. Kokeneen konsultin johdolla tämä vaihe sujuu tehokkaasti.

Hanki tietoa eri ratkaisuista: Käy läpi tarjolla olevia ratkaisuja. Useimmiten paras ratkaisu on pilvipohjainen järjestelmä, joka skaalautuu helposti ja tarjoaa helpon ylläpidon sekä tarkkaan ennakoitavat kustannukset. Muista, että ERP-järjestelmä on liiketoiminta-alusta, joka kytkeytyy muihin järjestelmiisi. Mieti siis kokonaisuutta ja työnkulun sujuvuutta eri järjestelmien välillä.

Hanki tietoa eri toimittajakumppaneista/konsulteista: Tarvitset määrittely- ja käyttöönottovaiheeseen osaavan toimittajakumppanin. Tärkein hyöty konsultista on kuitenkin silloin, kun käytät toiminnanohjaushanketta liiketoimintaprosessiesi uudelleen suunnitteluun ja kehitystyöhön. Kokenut konsultti tuntee toimialasi liiketoiminnan erityispiirteet ja hänellä on kokemusta aiemmista vastaavista hankkeista.

Tee Proof of Value, POV: Varmista ratkaisun sopivuus ja hyödyt kaikilla käyttäjätasoilla. Käy läpi eri liiketoimintojesi kehitystarpeet, mieti työntekijätaso ja mieti johtoryhmätaso. Kartoita liittymät keskeisiin kumppaneihin, alihankkijoihin ja mahdolliseen jakeluportaaseen. Varmistu soveltuvuudesta ja siitä, että liiketoimintasi ei kohtaa katkoja käyttöönottoprojektin aikana.

Uskalla tehdä osittainenkin uudistus: Kaikkea ei tarvitse kattaa ja muuttaa kerralla. Tärkeintä on valita perustaksi skaalautuva, joustava ja toimialallesi sopiva ratkaisu - vaikka et heti kattaisi sillä kaikkia toimintojasi tai uudistaisit prosesseja vaiheittain. ERP-järjestelmän ei tarvitse olla jättihanke; kehitystyö tulee jatkumaan joka tapauksessa käyttöönoton jälkeenkin, koska liiketoimintasi tarpeet muuttuvat ja kehittyvät.

Panosta mindsettiin ja koulutukseen: ERP-järjestelmähankkeessa on tärkeää saada ihmiset oivaltamaan kaksi ydinasiaa: 1) Tulevaisuudessa kaikki työ tehdään tavalla tai toisella ERP:n kautta. Se on kaikessa mukana. 2) ERP:n varaan rakennetaan tulevien vuosien aikana uusia toimintaprosesseja, joten erppikin tulee kehittymään ja muuttumaan. Käyttäjien koulutuksessa puolestaan auttaa, jos valittu järjestelmä on toimintalogiikaltaan tuttu, kuten Microsoft-ekosysteemin ratkaisuissa, jotka jo todennäköisesti löytyvät jokaisen työpöydältä.

Aloita kehityshanke ja käyttöönotto: Vaiheistetulla käyttöönotolla priorisoit eri toimintoja ja käyttäjäryhmiä. Kerrytät osaamista paloittain, jolloin uusilla käyttäjillä on jo talon sisäisiä tukijoita turvanaan. Vältä tarpeetonta räätälöintiä. Se vaikeuttaa ylläpitoa ja uusien kehitysversioiden käyttöönottoa. Räätälöinnin sijaan voit valita ydinratkaisun oheen sopivia lisäosia ja valmiiksi paketoituja toimialakohtaisia toiminnallisuuksia.

Jatka käyttöönotetun ratkaisun kehittämistä: Ymmärrä, että erppi ei ole koskaan täydellisen valmis, koska liiketoimintasi tarpeet elävät koko ajan. Ensi vuonna sinulla on jokin uusi tuote tai palvelu tai jakelutie tai asiakasryhmä tai tuotantomenetelmä. Ja sitä seuraavana. Ja sitä seuraavana. Rakenna niiden tarvitsemat prosessit valitsemasi ERP-järjestelmän varaan ja muokkaa erpin ja oheisratkaisujen muodostamaa liiketoiminta-alustaa eteenpäin.

ERP-järjes­tel­män onnistunut käyttöönotto

Nopea käyttöönotto on kaikkien etu. Kun valitsemasi ratkaisu joustaa ja kasvaa tarpeittesi mukaan, voit aloittaa tärkeimmistä uudistuskohteista. Hyötyjä ei tarvitse odottaa pitkään, vaan jo muutaman kuukauden projektilla uusi ERP-järjestelmäsi on käytössäsi.

Saatat edelleen törmätä vanhentuneisiin mielikuviin raskaista käyttöönottoprojekteista, joissa tehdään jopa vuoden verran määrittelytyötä ennen järjestelmän valmistumista. Näin ei toimita enää, vaan käyttöönotto tapahtuu ketterämmin ja tarvittaessa valmiiksi konfiguroidun peruspaketin saa käyttöön hyvin nopeasti.

Vältä siis hankkeita ja järjestelmiä, joissa käyttöönottovaihe näyttäytyy hyvin pitkänä prosessina. Pitkittynyt käyttöönotto voi pahimmillaan johtaa siihen, että valmistuessaan ratkaisu on jo valmiiksi vanhentunut, koska liiketoimintasi tarpeet tai toimintaympäristö on ehtinyt muuttua.

Huomioi käyttöönotossa seuraavat asiat:
  • Vaiheista eteneminen toimittajakumppanisi kanssa. Tavoittele tuotantokäyttöä jo muutaman kuukauden kuluttua startista.

  • Vältä ydinjärjestelmän räätälöintiä ja etsi valmiiksi liitettäviä toimialakohtaisia lisäsovelluksia ja tarpeitasi vastaavia lisäarvopalveluita.

  • Pilko tavoitteet kiteytettyyn muotoon: kaikkien sidosryhmien on hyvä ymmärtää ne. Tyypilliset hankeajurit ovat 1) liiketoimintatavoitteet (esim. tuki tulevalle digitaaliselle liiketoiminnalle), 2) teknologiatavoitteet (esim. yhtenäistäminen, modernisointi), 3) prosessitavoitteet (esim. tehokkuus, automatisointi).

  • Hyödynnä parhaita käytäntöjä ja mieti, voisiko nykyisiä prosessejasi suoraviivaistaa niiden mukaisiksi. Usein tällaiset ratkaisut löytyvät toimittajakumppanilta valmiina.

  • Panosta järjestelmän käytettävyyteen, sillä se ratkaisee kuinka nopea ja kattava koko työntekijöittesi hyväksyntä on. Muista, että ratkaisu ei ole tarkoitettu vain päivittäiseen intensiivikäyttöön (kuten taloushallinnolle), vaan soveltuvin toiminnoin kaikille. Mieti toimittajakumppanisi kanssa käyttöliittymää, opasteita ja automatisointia.

Ketterä käyttöönotto Template-toimi­tus­mal­lil­lamme

Olemme kehittäneet Template for Dynamics 365 -toimitusmallin nopeaan Microsoft Dynamics 365 ERP-järjestelmän käyttöönottoon. Valmiiden perusliiketoimintaprosessien ja toimialallesi sopivien laajennusten avulla toiminnanohjausjärjestelmäsi on nopean projektin jälkeen valmis käyttöön ja edelleen laajennettavaksi.

Ratkaisu perustuu pilvipohjaiseen Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmään. Dynamics 365 -ratkaisun avulla yhdistät liiketoimintosi ja prosessisi yhdeksi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Täydennämme tätä liiketoimintasi tarpeiden mukaan toimialasi mukaisilla valmiiksi paketoiduilla laajennuksilla, joita ovat mm. toiminnallisuudet valmistavaan teollisuuteen, projektiliiketoimintaan ja palveluliiketoimintaan. Lisäksi käytettävissä ovat Microsoft-ekosysteemin sovellukset.

Template for Dynamics 365 -toimitusmallimme sisältää valmiina parhaat käytännöt, prosessimallit ja liiketoiminnallesi keskeiset toiminnot, kuten esimerkiksi ostolaskujen sähköinen kierrätys. Aloitamme Template -hankkeen aina Proof of Value (POV) -vaiheella, jossa varmistut ratkaisun sopivuudesta juuri sinun liiketoimintasi tarpeisiin.

Ratkaisumme avulla määrittelytyö on kevyempää ja nopeampaa, koska saat tärkeimmät toiminnot valmiiksi parametroituna ja hyödyt valmiiksi paketoiduista toimialakohtaisista laajennuksista. Räätälöinnin tarve on vähäinen ja tämä tekee ratkaisusta kustannustehokkaan ja helposti ylläpidettävän. Ratkaisua voi skaalata lähes rajattomasti Dynamics 365 -ympäristön ja Microsoft-ekosysteemin puitteissa. Pilvipalveluna käytettävä järjestelmä takaa lisää tehoa napin painalluksella ja tuo mukanaan helpon päivitettävyyden - uusin versio on aina kaikilla käyttäjillä välittömästi.

 

Ota yhteyttä

Kun harkitset ERP-järjestelmän hankintaa, olethan yhteydessä. Keskustellaan lisää sinun yrityksesi liiketoiminnan tarpeista ja tavoitteista ja mietitään yhdessä, mitä asioita sinun tulee huomioida - ja miten pääset nopeasti alkuun.

Tomi Tamminen

Tomi toimii Fellowmind Finlandin liiketoimintajohtajana. Hän haluaa kehittää asiakkaiden liiketoimintaa hyödyntämällä innovatiivisesti digitaalisia ratkaisuja. Ota yhteyttä Tomiin: tomi.tamminen@fellowmind.fi / 040 540 4687