Erfolgreiches remote Onboarding

Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft. In vielen Branchen werden Fachkräfte händeringend gesucht. Einen Einstellungsstopp während der Pandemie konnten sich viele Unternehmen nicht leisten. Doch selbst, wenn wir die Pandemie hoffentlich bald hinter uns lassen können, wird ein digitaler oder hybrider Onboarding-Prozess ein Prozess unseres New Normals sein. Bewerbungsgespräche werden deshalb auch zukünftig remote geführt. Doch wie geht es nach dem ersten und zweiten Gespräch weiter? Wie sieht der tatsächliche Einstieg remote in den neuen Job aus? Wo werden wir uns in der hybriden Arbeitswelt einpendeln?

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Fakt ist, ein digitales Vorstellungsgespräch ersetzt kein Persönliches. Dennoch kann unter Umständen auf das persönliche Gespräch verzichtet werden, wenn beispielsweise potenzielle Bewerber*innen an entfernten Orten oder in anderen Ländern leben. Auch Menschen mit Beeinträchtigungen können leichter in das Unternehmen integriert werden, wenn sie sich nicht mit Hindernissen vor Ort oder auf der Reise auseinandersetzen müssen. Daher ist es von Vorteil, wenn neue Mitarbeiter*innen das Vorstellungsgespräch, Assessment Center oder gar den gesamten Onboarding-Prozess auch remote durchlaufen können. Doch worauf müssen Sie achten? Wir haben Ihnen die wichtigsten Steps aufgelistet:

Step 1: Virtuellen Teams-Raum für ein Vorstellungsgespräch oder Assessment Center schaffen

Während der Pandemie haben die meisten Schüler*innen, Studierende und Jobsuchende verschiedene Tools für Videokonferenzen kennengelernt. Deshalb genügt oft die Frage, ob Sie mit Teams bereits vertraut sind. Sonst hilft eine kurze Anleitung zur richtigen Nutzung. Oft ist die Verwendung virtueller Hintergründe ebenfalls bekannt. Überraschen Sie Bewerber*innen mit individuellen oder personifizierten Hintergründen, das gibt Pluspunkte oder erleichtert den Einstieg in ein Gespräch. Über „breakout rooms“ und Tools wie „Whiteboard“ oder „Mural“ können Sie gut ein virtuelles Assessment Center organisieren.

Step 2: Vertrag, Hardware und ein gebrandetes Begrüßungsgeschenk schicken

Sollten die Gespräche positiv verlaufen sein und eine erste Online-Vertragsabstimmung und Unterzeichnung sind bereits erfolgt, können Sie den gedruckten Vertrag, die benötigte Hardware und ein Willkommensgeschenk, wie beispielsweise eine Flasche mit Namen der Mitarbeiter*in und dem Firmenlogo, eine Tasse, einen Hoody oder andere, gebrandete Artikel zur Begrüßung schicken.

Step 3: Ein gut vorbereiteter Onboarding-Prozess über Microsoft 365 SharePoint, Microsoft Viva und unterstützt mit Power Platform

Nehmen Sie sich Zeit und gestalten Sie gemeinsam mit Ihrer HR-Abteilung einen guten Onboarding-Prozess. Diesen können Sie mit Microsoft 365 als Prozess im SharePoint oder über Microsoft Viva anlegen und eingebettet in Microsoft Teams steuern.

Starten Sie Ihren Onboarding-Prozess mit einem allgemeinen Willkommenspaket aus der HR-Abteilung, wo es um allgemeine Informationen und Regularien zum Unternehmen geht. Doch in einem Onboarding Prozess sind natürlich viele verschiedene Abteilungen involviert. Über eine “Low-Code”-Lösung mit Power Platform können zielgerichtet Aufgaben und Verantwortlichkeiten gesteuert und abgearbeitet werden. Sobald beispielsweise die Signatur eingerichtet, das Equipment bestellt und ein Personalfoto gemacht wurde, sehen Sie dies im Prozess und wissen genau, wo auf der Eigliederungsreise sich Ihr Neuankömmling befindet. Aber auch ein spielerischer Umgang mit Power Platform ist schnell umgesetzt. Richten Sie beispielsweise ein kleines Lernspiel ein. So können Sie Ihre Neueinsteiger*innen gegeneinander bei Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen antreten lassen oder ein Spiel zum Erlernen von Prozessen einrichten.

Nach dem allgemeinen Teil erfolgt der Onboarding-Prozess in der Fachabteilung. Hierfür können Sie beispielsweise über Microsoft Viva (Viva Learning) Einarbeitungskurse direkt in Teams bereitstellen und ihre Mitarbeiter*innen auf den neuen Arbeitsalltag vorbereiten. Je nach Wissensstand bieten sich verschiedene Schulungen zum Beispiel für Berufseinsteiger oder etwas spezifischer z.B. für das Projektmanagement an.

So können Sie Ihren Onboarding-Prozess auf die Anforderungen der Abteilung, nach Management-Level oder speziell für Auszubildende individuell gestalten.

Step 4: Nähe zu Kolleg*innen aufbauen und Einsteiger*innen gut ins Team integrieren

In erster Linie ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter*innen schnell in ihr Team integriert werden. Dabei hilft eine exzellente und medienbruchfreie Kommunikationsplattform, durch die sich neue Kolleg*innen optimal vernetzen können und Informationen und Wissen flüssig austauschen können. Durch Social Media Features, wie Gifs, Kommentare, Likes und Co wird die Freunde an der Kommunikation erhöht und die Mitarbeiter*innen kommunizieren beruflich ebenso gerne und unkompliziert wie im privaten Bereich.

Zu einem guten Onboarding-Prozess gehören neben einer strukturierten Collaboration-Plattform und ausreichend Video-Konferenzen auch Aktionen, wie Online-Spieleabende, -Kaffeepausen und eSport-Angebote. Die gemeinsam verbrachte Zeit hilft, trotz der räumlichen Distanz, Nähe zu den neuen Kolleg*innen aufzubauen.

Zudem empfehlen wir, den Neuankömmlingen einen festen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen, der auf gezielte Fragen antworten oder im Lernprozess unterstützen kann.

Remote Onboarding

Step 5: Unternehmenskultur digital erlebbar machen

Zur Zeit von hybrid Work benötigen wir für eine optimale Zusammenarbeit eine hybride Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter*innen ihre Potenziale optimal entfalten können. Fühlen sich Mitarbeiter*innen stark mit dem Unternehmen verbunden, lassen sich aufkommende Ängste in Krisensituationen schneller abbauen und Vertrauen aufbauen. Für eine offene Feedbackkultur und eine Kommunikation „bottom up“ ist dieses Vertrauen sehr wichtig. Es hilft bei Eskalationen Probleme direkt anzusprechen, sich proaktiv zu engagieren und lösungsorientiert zu arbeiten. Eine vertrauensvolle Unternehmenskultur steigert das Wohlbefinden. Dies wirkt sich positiv auf den Krankenstand aus und die Teams arbeiten produktiver zusammen.

Eine gute, hybride Unternehmenskultur benötig klare und vor allem gelebte Werte. Auch Fragen nach einem gesellschaftlichen Standpunkt und zur Nachhaltigkeit des Unternehmens sowie nach dem Sinn der Tätigkeit sollten geklärt werden. Ein guter Work-Life-Flow, viel Flexibilität, eine gute, abteilungsübergreifende Unternehmenskommunikation, sowie ein empathisches und persönliches Management sind weitere wichtige Faktoren, damit Mitarbeiter*innen ihre Employee Experience positiv erleben und sich frei entfalten können.

 

Fazit: Ein guter Onboarding-Prozess ist das erste positive Erlebnis!

Ein guter Onboarding-Prozess ist das erste positive Erlebnis für die heute so wichtige „Employee Journey Experience“ Ihrer Mitarbeiter*innen. Doch Vorsicht mit all diesen schicken Buzz Words. Denn nach einem positiven und persönlichen Einstieg in das Unternehmen ist es wichtig, diese Art von „Hybrid Modern Work“ auch wirklich ehrlich und authentisch erlebbar zu machen. Es ist nicht schlimm, wenn auf der Reise in die hybride Arbeitswelt Fehler passieren, doch sollten diese dann offen angesprochen und diskutiert werden. Nutzen Sie dies gleich als Gelegenheit, die neuen Mitarbeiter*innen nach dem Onboarding einzuladen, um die neue hybride Unternehmenskultur aktiv mitzugestalten. Je schneller Sie Ihre Mitarbeiter*innen in Ihren hybriden Unternehmensalltag einbinden und aktiv beteiligen, je früher profitieren alle vom gebündelten Potenzial. Gestalten Sie die Reise in die hybride Arbeitswelt von Anfang an gemeinsam.

Haben Sie Fragen zu Ihrem virtuellen Onboarding-Prozess oder zur Gestaltung von Hybrid Work? Dann kontaktieren Sie uns oder melden Sie sich gerne zu einem unserer kostenlosen Modern Work Workshops an. Wir beraten Sie gerne!

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Silke Drüke
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