Dynamics 365 und Microsoft Teams - better together

Microsoft widmet sich aktuell nicht zum ersten Mal dem Thema Zusammenarbeit. Bereits zu Zeiten von MS Dynamics 4.0 hat man sich an einer Integration von Outlook und dem Dynamics versucht. Diese konnte allerdings nicht überzeugen und wurde recht schnell wieder abgekündigt. Microsoft hat den Plan, Zusammenarbeit zu fördern, aber nie ganz aufgegeben und startet jetzt mit der Integration von Teams und Dynamics 365 CRM einen neuen Versuch – einen Versuch, der die Zusammenarbeit tatsächlich revolutionieren wird.

Screenshot von alter Integration zwischen MS Dynamics 4.0 und Outlook

Alte Integration zwischen MS Dynamics 4.0 und Outlook
(Quelle: https://community.dynamics.com/365/sales/b/crmfranklee/posts/how-to-refresh-a-microsoft-crm-2011-outlook-client-view)

Zusammenarbeit existiert auf zwei Ebenen in einem Unternehmen. Dabei bildet die Zusammenarbeit innerhalb der einzelnen Teams in einem Unternehmen die erste Ebene und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams die zweite Ebene.

Die Zusammenarbeit auf der ersten Ebene läuft meist reibungslos, da alle Mitglieder eines Teams ein gemeinsames Tool zur Zusammenarbeit nutzen. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams hingegen gestaltet sich oftmals schwieriger, weil unterschiedliche Teams auf verschiedene Tools zurückgreifen.

Grundsätzlich ist es richtig, dass jedes Team das Tool nutzt, in dem es am produktivsten arbeiten kann. Arbeiten jedoch mehrere Teams gemeinsam an einem Projekt und das mit verschiedenen Tools, so kann es zu unterschiedlichen Informationsständen in den einzelnen Teams kommen. Bemerkt der Kunde dies, wird es unangenehm. Auch wenn mehrere Teams an einem Projekt arbeiten, möchte man dem Kunde gegenüber dennoch als eine Einheit auftreten.

Microsoft hat erkannt, dass es mit Dynamics 365 CRM und Teams zwei starke Tools in ihren jeweiligen Bereichen hat. Das CRM unterstützt dabei, Struktur in die Salesprozesse zu bringen und Teams fördert durch seine Funktionalitäten den Informations- und Wissensaustausch im Unternehmen. Zudem werden beide Tools häufig von zusammenarbeitenden Teams genutzt – was läge da folglich näher, als Teams und Dynamics 365 CRM miteinander zu verknüpfen?!

Dynamics 365 icon zusammen mit Microsoft Teams icon zusammen stark

Was genau dürfen Sie sich denn nun aber unter dieser Verknüpfung vorstellen? Ein typischer Anwendungsfall, welcher durch die Verknüpfung vereinfacht wird, ist die gemeinsame Bearbeitung einer Verkaufschance im Dynamics 365 CRM.

Stellen Sie sich vor, Sie als Salesmitarbeiter haben eine neue Verkaufschance. Der Interessent hat Ihnen ein Anforderungsdokument zukommen lassen, doch Sie sind allein nicht in der Lage dieses zu bearbeiten. Aus diesem Grund möchten Sie sich jemanden aus dem Produktivteam zur Unterstützung dazu holen. Das Problem dabei ist, dass Sie im Dynamics 365 CRM arbeiten und die Kolleg*innen im Produktivteam in Teams. Um zusammenarbeiten zu können und den gleichen Wissensstand zu haben, müssen Sie beide Ihre Komfortzone verlassen. Dies lässt sich mit der Verknüpfung von Teams und Dynamics 365 CRM vermeiden – beide Parteien können dort arbeiten, wo sie es am liebsten tun – in Teams oder Dynamics 365 CRM.

Aber Schluss mit der Theorie, schauen Sie sich die Umsetzung im folgenden Video an.

Zusammenarbeit in Teams und Dynamics

Die im Video gezeigte Verknüpfung ist bereits als Preview in Europa abrufbar. Doch das soll es nicht gewesen sein. Wie schon erwähnt, Microsoft nimmt das Thema Zusammenarbeit sehr ernst und will im Jahr 2022 diesbezüglich ordentlich Gas geben. Dazu hat Microsoft das Programm Context IQ ins Leben gerufen. Context IQ steht für eine Menge an weiteren Features, welche die Verknüpfung von Teams und Dynamics 365 CRM noch enger machen sollen.

Suggestion for Collaboration

Sie suchen jemanden, der Ihnen bei der Bearbeitung einer Verkaufschance helfen kann und schreiben dazu gezielt eine Person an. Sollte Ihnen diese Person nicht weiterhelfen können, stellt dies kein Problem dar. Im Hintergrund analysiert eine künstliche Intelligenz das DataVerse und macht Ihnen Vorschläge zu Personen, die schon einmal eine ähnliche Verkaufschance bearbeitet haben. Schreiben Sie stattdessen einfach eine dieser Personen an und schicken Sie ihr die wichtigsten Informationen zu Ihrer Verkaufschance als  mit. Somit hat sie alle wichtigen Informationen, wie sie auch im Dynamics 365 CRM dargestellt werden, auf einen Blick im Teams Chat.

Adaptive Cards ermöglichen es, Daten aus einem Tool in einem anderen Tool integriert und in dessen Look and Feel darzustellen. Dabei geht es allerdings nicht nur um die Art und Weise der Darstellung. Adaptive Cards ermöglichen zudem die Bearbeitung und Anpassung von Datensätzen, welche somit direkt in das Ursprungstool übernommen werden.

Improved Teams Search

Haben Sie die richtige Ansprechpartnerin oder den richtigen Ansprechpartner gefunden, kann es sein, dass die- oder derjenige erst einmal schauen muss, um welche Verkaufschance es sich damals gehandelt hat. Anstatt Teams zu verlassen und im Dynamics 365 CRM nach dieser zu suchen, kann nun einfach die Teams Suche genutzt werden. Dort werden in Zukunft nicht nur Personen, Chats und Dokumente aus Teams, sondern auch Datensätze aus dem Dynamics 365 CRM zu finden sein. Die Verkaufschance kann dann mit wenigen Klicks ebenfalls per Adaptive Card im Teams Chat verschickt werden.

Zusammenarbeit ist aber nicht nur Chat – sondern auch Meetings, Anrufe und Emails!

One uniform Meeting Experience

In Zukunft werden Sie aus Dynamics 365 CRM Datensätzen heraus Teams Meetings starten können. Während des Meetings sind im Teams Fenster beispielsweise die wichtigsten Informationen der gemeinsamen Verkaufschance sichtbar und ein parallel geöffnetes Dynamics 365 CRM ist somit überflüssig. Stattdessen können während des Meetings von allen Teilnehmern Notizen und Aufgaben angelegt werden, sodass im Nachgang nichts mehr nachgearbeitet werden muss oder noch schlimmer – vergessen wird.

Finding and Sharing of Dynamics 365 Records

Ein bisher schon sehr hilfreiches Feature ist die Suche nach Personen oder Dokumenten mittels @-Zeichen in Teams und Outlook. Diese Suche wird nun so erweitert, dass auch Dynamics 365 CRM Datensätze gefunden und geteilt werden können. Auch hier kann zwischen einem einfachen Link für die, die im CRM arbeiten, oder der Adaptive Card für die, die in Teams arbeiten, ausgewählt werden.

Last but not least ... Activities and Progress made visible

Statt nur zu sehen, wer ebenfalls am geöffneten Dynamics 365 CRM Datensatz arbeitet, werden Sie nun auch sehen können, wo die Person an diesem Datensatz arbeitet – Outlook, Teams, Dynamics 365 CRM.

Außerdem erscheint eine Push-Nachricht, sobald eine Person am Datensatz im Dynamics 365 CRM gearbeitet und beispielsweise eine Notiz angelegt hat. Somit müssen Sie nicht mehr aktiv nach Neuigkeiten suchen.

 

Abschließend fasst der gezeigte Chatverlauf die Verknüpfung von Dynamics 365 CRM und Teams perfekt zusammen. Eine Gruppe von Kolleg*innen aus verschiedenen Teams haben gemeinsam eine Verkaufschance gewonnen – einige feiern dies in Teams und andere im Dynamics 365 CRM. Insgesamt erleichtert die Verknüpfung aber nicht nur die Zusammenarbeit, sondern fördert auch den Zusammenhalt zwischen den Teams innerhalb eines Unternehmens.
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