Mit einem Intranet mehr Produktivität in der Zusammenarbeit
Durch die Corona-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, im Homeoffice zu arbeiten. Die Zusammenarbeit über Microsoft Teams ist heute ein fester Bestandteil in unserem Arbeitsalltag geworden. Wie können wir mit Hilfe von SharePoint Online oder einem Intranet die Produktivität der Zusammenarbeit weiter steigern? Wie starten Sie Ihre Reise in eine erfolgreich hybride Zukunft?
Etappe 1: Quick-Start in die digitale Zusammenarbeit?
Wir von Fellowmind unterstützen bereits seit über 15 Jahren Unternehmen bei der Einrichtung eines Digital Workplaces. Ausgelöst durch die Pandemie führten zahlreiche Unternehmen schneller als geplant moderne Collaboration-Technologien ein. Auch bei uns wurden lang angelegte Projekte auf einmal so schnell wie möglich umgesetzt. Viele Bestands- und Neukunden kamen mit einem ganzen Haufen Fragen auf uns zu. Mit unserer TEAMS-Quick-Start-Methode ist es uns gelungen, einen Weg zu entwickeln, der die dringlichsten Fragen aufgreift und alle Mitarbeiter*innen schnell handlungsfähig im Homeoffice interagieren lässt.
Etappe 2: Was kommt nach der schnellen Fahrt ins Homeoffice?
Die ersten „Gehversuche“ sind geglückt. Mittlerweile sind fast alle Unternehmen in der Welt der digitalen Zusammenarbeit angekommen! Und jetzt? Jetzt heißt es: Tasche auspacken. Neuland erkunden.
Ankommen: Durch den rasanten Einstiegt in die neuen Technologien blieb wenig Zeit, sich in Ruhe mit den neuen Kommunikationsmöglichkeiten auseinander zu setzen. Anfangs waren viel Mitarbeiter*innen überfordert, vor allem, weil private Belastungen wie beispielsweise durch Homeschooling hinzukamen. Aber nicht nur privat, auch beruflich geht es um mehr als nur um die interne Kommunikation. Das Projektmanagement, der Kundenservice, Neuakquise, Events und Konferenzen – alles musste auf „online“ umgestellt werden. Dabei wissen wir als Consulting-Spezialisten natürlich, wie wichtig Change Management ist. Schließlich sollen die neuen Technologien nachhaltig Fußfassen und den Kulturwandel zur digitalen Arbeitswelt vorantreiben.
Tasche auspacken: Die letzten 2 Jahre waren kein Strandurlaub, sondern eine echte Bildungsreise. Jeden Tag gab es Neues zu entdecken und es gab kaum Zeit, die Tasche auszupacken. Dabei warten im Gepäck tolle Tools und Hilfsmittel auf ihren Einsatz.
Darum geht es jetzt in der zweiten Etappe der Reise. Die Basis der Zusammenarbeit hat funktioniert. Regelmäßige Videokonferenzen haben geholfen, den Kontakt und die Routinen zum Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aufrecht zu halten. Doch um die Produktivität weiter zu steigern und um Erarbeitetes nachhaltig nutzen zu können, benötigen Unternehmen ein gutes Publishing-Konzept.
Dabei werden „Orte“ definiert, wo Informationen, wichtige Dokumente und Wissen zentral gebündelt und vor allem, schnell auffindbar sind. Ein passendes Add-On wie SmartStash kann dabei helfen, Wissen gut zu strukturieren, optimal auffindbar zu machen und sogar nach ISO-Richtlinien abzubilden.
Zudem können nun weitere Funktionen, die für die jeweiligem Jobrollen relevant sind, nach und nach kennengelernt und etabliert werden.
Neuland erkunden: Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT vom 1. April 2020 ergab, dass 80 Prozent der Befragten relativ schnell nach der Umstellung auf die digitale Zusammenarbeit zufrieden mit ihrer Arbeit im Homeoffice sind. Die Teilnehmer*innen schätzen ihre eigene Produktivität und Arbeitsleistung weitgehend als positiv ein. Dies ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Zufriedenheit, ebenso wie eine gut funktionierende, reibungslose und aufgabenbezogene Kommunikation, auch wenn generell der soziale und professionelle Austausch, sowie die Verbundenheit im Team im Homeoffice schlechter bewertet wurden.
Interessant ist jedenfalls, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen stark an dem Wunsch nach Produktivität geknüpft ist, Arbeitgeber*innen aber oft einen Verlust an Produktivität durch das Homeoffice befürchten. Um sich digital weiter zu entwickeln, können Unternehmen also bei der Produktivität anknüpfen. Ein Social Intranet als perfekte Ergänzung zur Collaboration-Plattform verbessert die Produktivität, da Informationen und wertvolles Wissen besser geteilt und weiterentwickelt werden können. Nutzen Sie jetzt die digitale Bereitschaft und Power ihrer Mitarbeiter*innen, um digitales Neuland weiter auszubauen, damit ihre Belegschaft für Abenteuer der hybriden Arbeitswelt gewappnet ist.
Etappe 3. Sich in der digitalen Welt zuhause fühlen!
Diskussionen, ob Homeoffice ja oder nein, mit Rechtsanspruch oder ohne, oder die Frage „wie bekomme ich meine Angestellten wieder zurück ins Büro?“ hat mit digitalem Verständnis wenig zu tun. Im Zentrum steht eigentlich nur eine Frage: Ist digitale Zusammenarbeit wirklich im Unternehmen angekommen? Und wie baue ich sie weiter aus, um den Vorsprung durch zunehmende Digitalisierung optimal zu nutzen,
Fühlen sich die Mitarbeiter*innen in der digitalen Welt zuhause, ist es schlicht egal, ob sie im Büro, im Homeoffice, vor Ort beim Kunden oder in der Strandbar arbeiten – Hauptsache die Produktivität stimmt und das Entwicklungspotenzial wird weder durch fehlende Technologie noch durch persönliche Barrieren gebremst.
Die nächste Frage wäre dann: Wie kann ich die Produktivität im Team steigern und agil reagieren? Und wie etabliere ich eine hybride Unternehmenskultur, in der sich meine Mitarbeiter*innen wohl und wertgeschätzt fühlen - egal wo sie arbeiten.
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Eine echte empfehlung ist auch unser Podcast "The Queens Stash". Besonders die Folge: Wissensmanagement im Intranet - worauf kommt es an?
Möchten Sie mehr wissen? Dann sprechen Sie mich gerne an.
Silke Drüke - Marketing Managerin bei Fellowmind oder nehmen Sie dazu gerne Kontakt mit uns auf.