Im Einsatz für Frauen in Kriegsgebieten.

Gemeinsam wirksam werden. Die Heldinnen von medica mondiale weltweit unterwegs mit Microsoft 365.

medica mondiale e.V.

Hauptsitz:

Köln, Deutschland

Industry:

Public Sector - Non Profit

Unternehmensgröße:

ca. 75 Mitarbeiterinnen

Projekt:

Einführung von Microsoft Teams als Modern Workplace für effizientere Projektzusammenarbeit.

Sich stärker vernetzen und gemeinsam wirksam werden. Das praktiziert medica mondiale erfolgreich seit der Gründung im Jahr 1993. Zusammen mit Fellowmind wurde eine Lösung gesucht und gefunden, mit der die organisationsinterne und weltweite Zusammenarbeit zunehmend einfacher und effektiver wird.

Als gemeinnützige Nicht-Regierungsorganisation setzen sich die Mitarbeiterinnen von medica mondiale weltweit für die Rechte von Frauen und Mädchen in Kriegs- und Krisengebieten ein. Ursprung und wesentliches Augenmerk gilt dabei den Überlebenden von sexualisierter Kriegsgewalt an verschiedenen Orten in Südost-Europa, Zentral- und Westafrika sowie dem Nahen Osten. Um länderübergreifend etwas bewirken zu können, kooperiert die Organisation mit mittlerweile 35 Partnerorganisationen vor Ort. Täglich müssen laufende Projekte abteilungsübergreifend koordiniert und mit den Partnerorganisationen abgestimmt werden.

Hinsehen, wo andere wegschauen. Die Arbeit von medica mondiale.

Jeder Kriegskonflikt versetzt die betroffenen Regionen in gesellschaftliches und wirtschaftliches Chaos. Worüber nur selten berichtet wird ist eine Kriegshandlung, die medica mondiale in den Fokus rückt: sexualisierte Kriegsgewalt gegenüber Frauen und Mädchen. Eine Kriegswaffe als Symbol der Erniedrigung und Demütigung des Gegners.

Selbst Jahrzehnte nach dem Ende eines Krieges werden Überlebende von sexualisierter Gewalt ausgegrenzt und die Folgeschäden nicht ernst genommen. medica mondiale hat es sich zur Aufgabe gemacht, diese betroffenen Frauen und Mädchen sowohl physisch als auch psychisch zu unterstützen. Vor Ort erhalten Überlebende ungeachtet ihrer politischen, ethnischen oder religiösen Zugehörigkeit ganzheitliche Unterstützungsangebote. Neben lebensnotwendiger medizinischer Versorgung bietet medica mondiale Betroffenen psychologische und rechtliche Unterstützung sowie Programme zur Einkommensförderung an.

Um sexualisierter Kriegsgewalt vorzubeugen und den Überlebenden ein gesicherteres Leben zu ermöglichen, engagiert sich medica mondiale zusätzlich auf politischer Ebene. Die Organisation setzt sich dafür ein, einen gesellschaftlichen Diskurs über das Tabuthema der sexualisierten Kriegsgewalt zu ermöglichen und Politik und Gesellschaft zum Handeln für die betroffenen Frauen zu bewegen. Ziel ist eine Welt, in der Frauen und Mädchen ohne Gewalt und in Würde und Gerechtigkeit leben können.

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Alltag bei medica mondiale: eine strukturelle Herausforderung

Um diesem ambitionierten Ziel gerecht zu werden, entwickelte sich medica mondiale zu einer in Deutschland ansässigen, internationalen Nicht-Regierungsorganisation (NGO), deren Tätigkeiten sich vor allem auf von Kriegen betroffenen Regionen richtet. Allein 2019 war medica mondiale in 14 Ländern auf drei Kontinenten aktiv. Dabei kooperiert die Organisation mit 35 lokal agierenden Partnerorganisationen, um insgesamt 40 Projekte voranzutreiben. Ein Team von 75 Mitarbeiterinnen koordiniert in Köln die weltweiten Projekte und organisiert die Verwaltung und Fördermittelbeschaffung der NGO.

Das bedeutet Kommunikation und Projektorganisation über Ländergrenzen hinweg mit verschiedenen Zeitzonen, mit teilweise ungünstiger Infrastruktur und dadurch entstehenden Konnektivitätsproblemen. Zusätzlich arbeiten die Mitarbeiterinnen teilweise mit unterschiedlichen Teilzeit- und Homeofficeregelungen, was zur weiteren Asynchronität in der Kommunikation führt. Die Koordinationen eines Projektes mit einzelnen Partnerinnen erfolgte bislang über diverse E-Mail-Verteiler und Excellisten, die auf Fileservern geladen wurden.

Erschwerend hinzu kamen einige Zugriffschwierigkeiten auf die Fileserver, z.B. wenn im Homeoffice gearbeitet wird. Kurze Absprachen verliefen über E-Mails, zwischen einigen Kollegen auch mal über SMS oder WhatsApp. Das erschwert das spätere Wiederfinden von Informationen, da mehrere Plattformen durchsucht werden müssen. Man bedenke allein den Aufwand, wenn 14 unterschiedliche Länder, jeweils über einen separaten E-Mail-Verteiler adressiert werden. Für die Mitarbeiterinnen von medica mondiale insgesamt eine strukturelle Herausforderung, die jeweils die Effizienz der gemeinsamen Arbeit bremst.

Use-Case: Fördermittelbeschaffung und Spendenkoordination

Als NGO bezieht medica mondiale ihre Erträge maßgeblich aus Spenden (49%) und Mitteln aus öffentlicher Hand (47,7%). Ein sehr wichtiger Bereich in der Verwaltung ist das Feststellen der Bedarfe einzelner Projekte und das übersichtliche Koordinieren und Dokumentieren von Mittelvergaben, Geber- und Finanzberichten. Die zuständigen Mitarbeiterinnen von medica mondiale müssen mit allen Ländern gut vernetzt sein und wünschen sich einfache Kommunikationswege.

Auch Heldinnen benötigen Infrastruktur

Viele E-Mail-Verteiler, diverse lokale Dateienablagen und File-Server und eine uneinheitliche Kommunikationsplattform. Zusätzlich die unterschiedlichen Arbeitssituationen mit mehreren unbeeinflussbaren Faktoren im Ausland, all dies erschwerte die Arbeit der Heldinnen von medica mondiale.

Die Flut an E-Mails mit teilweise zahllosen Zwischenversionen bei der Dokumenterstellung waren ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr praktikabel. Es musste eine einheitliche Plattform her, die sowohl die Kommunikation untereinander erleichtert als auch eine sichere Dateienablage schafft, auf der gemeinsam zusammengearbeitet werden kann. So entstand bei medica mondiale ein neuer Meilenstein: das Schaffen einer heldenhaften Kommunikationsstruktur für eine bessere interne Zusammenarbeit.

Wie ist medica mondiale auf Fellowmind gekommen?

medica mondiale ist 2018 aktiv geworden und hat sich bei mehreren Dienstleistern nach Lösungen erkundigt. Nach einem ersten Konzeptvorschlag holte sich die Organisation bei Fellowmind eine zweite Meinung ein. Mit großem Erfolg!

In den initialen Strategieworkshops merkte medica mondiale schnell, dass Fellowmind nicht nur eine passgenaue Lösung anbieten kann, sondern im gleichen Zuge im Change Management auch die Menschen mitnimmt. Denn so herausfordernd die bisherige Arbeitsweise auch war, es gab auch einige Widerstände bezüglich der Umgestaltung. Viele Prozesses waren durch jahrelange Anwendung vertraut. Mit einem speziellen Change & Adoption Konzept konnte Fellowmind überzeugen und das Projekt gemeinsam mit medica mondiale starten!

Gemeinsam wirksam: Mit Office 365 und Microsoft Teams

In Workshops konnte die herausfordernde Kommunikationssituation von medica mondiale analysiert und das Ziel des Projekts geschärft werden. Diverse Tools der Office 365 Familie wurden dabei gemeinsam geprüft. Doch schnell war klar, dass medica mondiale auf die moderne Kommunikationsplattform Microsoft Teams setzen will. Die Gründe liegen auf der Hand.

1. Einheitliche Plattform für die allumfassende Zusammenarbeit

Kommunikation und Zusammenarbeit findet in Teams statt! Anstelle einer Kommunikation über unterschiedliche Plattformen und einer ausufernden E-Mail-Verteiler Struktur, bietet Teams eine einheitliche Basis, auf der die Projekte jeweils als einzelne Teamskanäle angelegt werden können. So entstanden bei medica mondiale für die jeweiligen Länder und Projekte klare Bereiche mit entsprechender Dateienablage und Ordnerstruktur.

Dank der Offlinefähigkeit des Kollaborationstools können die Heldinnen von medica mondiale jetzt stets und sicher auf alle relevanten Dokumente zugreifen, selbst wenn gerade keine Internetverbindung vorhanden ist – zum Beispiel bei Reisen durch infrastrukturschwache Regionen wie die Demokratische Republik Kongo. Wieder online, werden die Dokumente synchronisiert und automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Zusätzlich können mehrere Mitarbeiterinnen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Moderne Social Features wie Telefon- und Videokonferenzen sorgen für eine lebendige Kommunikation und vereinfachen die Koordination enorm.

Die Mitarbeiterinnen aus der Fördermittelbeschaffung können jetzt beim Aufstellen des Fördermittelbedarfsplans ganz einfach in den Projektteams nachschauen und die notwendigen Dokumente aufrufen. Die Suchfunktion in Teams vereinfacht die Recherche zusätzlich. Vertrauen in die Infrastruktur ist gegeben durch die vor Datenverlusten sichere SharePoint Online Cloud.

2. Extrem geringe Kosten mit Microsoft Teams

Als Nicht-Regierungs-Organisation möchte medica mondiale die Werbungs- und Verwaltungskosten möglichst geringhalten. Schließlich sollen die Spenden und öffentlichen Gelder mehrheitlich in die Projekte der Auslands- und Menschenrechtsarbeit fließen. Dementsprechend war der Preis kein unbedeutender Faktor. Doch hierbei schien Microsoft Teams genau die richtige Lösung zu sein. Denn Fellowmind konnte mit bereits vorpaketierten Angeboten entgegenkommen. Ein weiterer Vorteil ergab sich durch die attraktiven Microsoft Office 365 Non-Profit E1 Lizenzen, die speziell für Nicht-Regierungs-Organisation angeboten werden. Hier konnte Fellowmind medica mondiale im Lizenzdschungel beraten und die passende Empfehlung aussprechen.

Schließlich überzeugte Fellowmind mit einem Change & Adoption Konzept. Mit dem Train-the-trainer Ansatz wurden die projektbeteiligten Mitarbeiterinnen mit den wesentlichen Funktionen von Teams und Government-Vorgaben anhand von Use-Cases vertraut gemacht. In wenigen Sitzungen wurden Key-Mitarbeiterinnen befähigt, die restliche Belegschaft selbst zu trainieren. Durch den Train-the-Trainer Ansatz wurden erhebliche Kosten eingespart und zusätzlich konnte man intern einige engagierte Teams Expertinnen ausbilden, die das Thema intern begleiten.

3. Schneller Einstieg dank Change & Adoption

Der Train-the-trainer Ansatz ist nicht nur dafür da, um Kosten einzusparen. Es ist generell ein Ansatz zur Befähigung der Mitarbeiterinnen, das Tool schnell kennenzulernen und aktiv zu nutzen. Bei dem Ausmaß an Veränderung bestand Sorge, ob die Lösung tatsächlich hält, was sie verspricht, und ob die Mitarbeiterinnen diese wirklich ganzheitlich in ihren Arbeitsalltag integrieren. Die Projektverantwortlichen waren daher als „Leuchttürme“ mit Strahlkraft für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Sie gaben intern das Training weiter, was enorm zur Akzeptanz gegenüber den neuen Arbeitsweisen führte.

Im Bereich Change Management mit Kommunikationsrichtlinien und dem Rühren der Werbetrommel für die neue Arbeitsweise hat Fellowmind medica mondiale unterstützt und die richtigen Werkzeuge für einen erfolgreichen Wandel der Arbeits- und Kommunikationskultur an die Hand gegeben.

Digitalisierung für NGO’s: Das muss nicht kompliziert sein

Mit Microsoft Teams hat medica mondiale eine Kommunikationsplattform gefunden, über die die digitale Zusammenarbeit endlich Spaß macht.

Die Einführung von Teams bedeutet nicht nur ein neues Tool zu haben. Es ist gleichzeitig der Grundstein für einen Digital Workplace! Jetzt gilt es Prozesse und Arbeitsweisen komplett neu zu denken und zu definieren. Gleich im ersten Gespräch wurde klar, dass die eigene Server-Infrastruktur nach und nach durch skalierbare Cloud-Services abgelöst wird. Der erste Schritt in Richtung Cloud wurde mit Microsoft Teams erfolgreich umgesetzt und sorgt für Begeisterung:

“Fellowmind verstand sofort wo anzusetzen war und unterstützte uns dabei, gute und passende digitale Lösungen für unsere Zusammenarbeit zu finden – deren Anwendung auch Spaß macht. Wir wollen mit Fellowmind in Zukunft noch andere Digitalprojekte umsetzen, z.B. eine Projektdatenbank und eine automatische Signaturverwaltung.”

Sybille Fezer - Geschäftsführender Vorstand Programme bei medica mondiale e.V.

Fazit

Jetzt kann sich medica mondiale noch stärker auf die wesentliche Arbeit konzentrieren. Durch eine bessere Konnektivität und Erreichbarkeit und einem sicheren und leicht auffindbaren Ablageort für relevante Daten. Und das alles in einer Plattform.

Die Programmabteilung und speziell die Fördermittelbeschaffung kommt jetzt länderübergreifend leichter und schneller an die notwendigen Dokumente und Ansprechpartner*innen und kann dadurch ihre Arbeit besser nachhalten.

Durch die effizientere Zusammenarbeit werden Verwaltungskosten gespart. Was allein schon ein Erfolg ist. Am wichtigsten ist aber, dass Frustpotenzial in vielen Bereichen der täglichen Arbeit abgebaut werden konnte und digitale Zusammenarbeit Spaß macht.

Mit der Unterstützung von Fellowmind kann sich medica mondiale jetzt noch besser vernetzen, um gemeinsam mit ihren Partnerinnen wirksam zu werden. Und zwar dort, wo ihre Hilfe zählt!

Wollen Sie mehr über die Arbeit von medica mondiale erfahren? Dann besuchen Sie: www.medicamondiale.org