Zentrales Wissensmanagement und interne Kommunikation in einem internationalen Unternehmen
GOLDBECK realisiert zukunftsweisende Immobilien in Europa. Das Unternehmen versteht Gebäude als Produkte und bietet seinen Kunden alle Leistungen aus einer Hand: vom Design über den Bau bis zu Serviceleistungen während des Betriebs. Mit dem Anspruch „building excellence“ verwirklicht das Unternehmen Immobilien wirtschaftlich, schnell und nachhaltig bei passgenauer Funktionalität. Ganzheitliche Planungskompetenz, die eigene industrielle Vorfertigung sowie führende Technologien sind die Erfolgsfaktoren für GOLDBECKs elementiertes Bauen mit System. Menschlichkeit, Verantwortung und Leistungsbereitschaft bilden die Wertebasis des Familienunternehmens. Lösungsorientierte GOLDBECKerinnen und GOLDBECKer begleiten Kunden in regionalen Niederlassungen und handeln als Unternehmer vor Ort. Mit der Erfahrung aus über 12.000 Projekten, Innovationsstärke und als Treiber der Digitalisierung stellt GOLDBECK sicher, dass die Produkte während der Nutzung optimal funktionieren – Zukunftsfähigkeit inklusive.
GOLDBECK ist Partner für die mittelständische Wirtschaft und Großunternehmen, Investoren, Projektentwickler sowie öffentliche Auftraggeber. Zum Leistungsangebot gehören Logistik- und Industriehallen, Büro- und Schulgebäude, Parkhäuser und Wohngebäude. Bauen im Bestand sowie gebäudenahe Serviceleistungen vervollständigen das Spektrum. Das Unternehmen realisierte im Geschäftsjahr 2022/2023 573 Projekte bei einer Gesamtleistung von 6,7 Mrd. Euro. Aktuell beschäftigt GOLDBECK mehr als 12.000 Mitarbeitende an über 100 Standorten in ganz Europa.
Die Herausforderung
Große Unternehmen wie GOLDBECK stehen vor der Herausforderung, das gesamte Unternehmenswissen strukturiert und entlang komplexer Prozesse für alle internen Stakeholder zur Verfügung zu stellen. Um diese Prozesslandschaft zu digitalisieren und das Unternehmenswissen in einer zentralen Plattform zur internen Kommunikation in einer Cloud einzuführen, ist GOLDBECK im Jahr 2019 an uns herangetreten. Die Herausforderung: Das historisch gewachsene Wiki auf Basis von SharePoint On-Premises, das zum einen Teil nicht mehr aktuell und zum anderen Teil schwer auffindbar war, durch eine zukunftsweisende Wissens- und Kommunikationsplattform abzulösen. Das Ziel: Unternehmenswissen sowie News zur internen Kommunikation in einer Plattform zentral zur Verfügung zu stellen, Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten und die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern.
GOLDBECK - Erfolg mit System
Das Projekt
Um die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeitenden zu verstehen und bereits zu Beginn des Projekts eine gute Kenntnis der verschiedenen Zielgruppen zu bekommen, haben wir in einem ersten Schritt – noch vor der Aufstellung eines Projektplans – zahlreiche Fachbereichsinterviews durchgeführt. Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse haben wir GOLDBECK bei der Entscheidung zwischen Valo und LiveTiles als technologisches Gerüst der neuen Intranet-Plattform unterstützt. Nachdem sich für LiveTiles entschieden wurde und wir die Anforderungen und technologischen Rahmenbedingungen evaluiert haben, starteten wir mit der Umsetzung.
Hierzu haben wir gemeinsam mit GOLDBECK zwei parallele Entwicklungsstränge vorangetrieben. Erstens: Zusammen mit der internen Kommunikation haben unsere Intranetexpert*innen ein anforderungsspezifisches Newskonzept konzipiert. So wurden unter anderem vier verschiedene Kategorien von News definiert, die sich insbesondere anhand ihrer Zielgruppen und Relevanz im Alltag unterscheiden: globale Unternehmensnews, rollenspezifische News, standortspezifische News und themenspezifische News aus den Fachbereichen zu Produkten und Prozessen. Bei Letzteren können Anwender*innen Themen abonnieren und somit ihr individuelles Newserlebnis auf ihre persönlichen Interessen anpassen. Durch die Kombination von News-Kategorien können zum Beispiel Informationen zu neuen Arbeitssicherheitsbestimmungen zielgerichtet an alle Bauleiter*innen oder Informationen zu lokalen Events an alle Mitarbeitenden eines Standorts verteilt werden. Eine zentrale Bedeutung bekommt dabei die Erhebung und Pflege von Stammdaten, ohne die eine derart präzise Informationsverteilung gar nicht möglich wäre.
Zweitens: Der zweite Entwicklungsstrang umfasste alles rund um das Thema Wissensmanagement. Über 2000 historisch gewachsene Wiki-Seiten sowie über 5000 Dokumente mussten auf Aktualität überprüft, strukturell neu aufgebaut und schließlich migriert werden. Hierfür haben wir zunächst eine neue Navigationsstruktur sowie systematisch aufgebaute Vorlagen entwickelt, die sicherstellten, dass alle Mitarbeitenden sich im neuen System gut zurechtfinden. Schließlich hängt der Erfolg einer solchen Plattform von der Nutzerakzeptanz ab. Grundvoraussetzung ist dafür wiederum die Usability. Auf Basis der neuen Grundstruktur schulten wir in Redakteurswerkstätten sogenannte Pilotredakteur*innen, die ihr Wissen in einem zweiten Schritt mit ihren Kolleg*innen geteilt und die neue Plattform so zum Leben erweckten.
Für uns war es ein besonderes Projekt: Die Zusammenarbeit mit GOLDBECK basierte nicht nur auf einem gemeinsamen Verständnis von Technologie und Innovation, sondern war auch stets sehr partnerschaftlich. Etwaige Herausforderungen wurden in einem offenen, stets von gegenseitigem Respekt geprägten Umgang gemeinsam zielorientiert bewertet, priorisiert und bewältigt.
Es war wirklich ein sehr kollaborativ arbeitendes Projektteam, in dem jeder seine Stärken eingebracht hat und alle an einem Strang gezogen haben – das sieht man auch in den Ergebnissen.
Das Ergebnis: GBnet
Im Ergebnis wurde mit dem Intranet mit dem Namen GBnet eine Plattform geschaffen, die als zentraler Ausgangspunkt für alle anderen Systeme im Unternehmen fungiert. Neben sämtlichen Tools können Mitarbeitende über das GBnet schnell und einfach auf alle für ihre tägliche Arbeit relevanten Informationen zugreifen. Gemeinsam mit GOLDBECK haben wir eine Nutzerführung und Navigationsstruktur entwickelt, die nach den Anforderungen der Anwender designt ist. Begleitet durch ein aktives Change-Management haben wir eine Struktur etabliert, die Wissen von Fachbereichen zusammenführt und themenzentriert angelegt ist. In diesen themenspezifischen Wissensbereichen können die verschiedenen Organisationseinheiten gemeinsam arbeiten oder: Inhalte ergänzen, oder: anreichern. Dies bedeutete zwar anfänglich eine große Veränderung, hatte aber zur Folge, dass die Plattform direkt in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Insbesondere, da sich alle Stakeholder in der neuen Struktur deutlich besser zurechtfinden und auch das Onboarding neuer Mitarbeitenden einfacher geworden ist. Ergänzend zur neuen Navigationsstruktur, haben wir gemeinsam mit GOLDBECK zahlreiche Suchmasken, sogenannte „Informationsfinder“ entwickelt. Diese Informationsfinder gibt es für verschiedene Themen: beispielsweise den „Prozessfinder“, „Standortfinder“ oder „Systemdatenbankfinder“.
Das Projekt war der Startschuss und hat rückblickend die Basis dafür geschaffen, dass wir die Qualität der bestehenden Inhalte verbessern konnten, dass wir nachhaltig eine kontinuierliche Optimierung und Aktualität aller Inhalte sicherstellen können und dass wir bis heute jederzeit ein anwenderfreundliches und intuitives Umfeld für alle Redakteure und Anwender bereitstellen.
Um auch zukünftig sicherzustellen, dass die auffindbaren Informationen auf dem neuesten Stand sind und „Wildwuchs“ von Wissensseiten verhindert wird, definierten wir Prüfzeiträume und klare Verantwortlichkeiten. Unterstützt werden die internen Redakteur*innen zusätzlich durch eigene Übersichten zu allen von ihnen verantworteten Inhalten sowie Managementfunktionen, über die Verantwortliche für Wissensseiten – falls zum Beispiel mal jemand das Unternehmen verlässt – per Mausklick ausgetauscht werden können.
Die Schlüsselfaktoren dafür, dass so eine Plattform nicht nur erfolgreich eingeführt wird, sondern dann auch erfolgreich läuft, sind interne Kapazitäten und die damit einhergehende Wertschätzung für das Wissen, sowie klare Verantwortlichkeiten und Rollen. Hier ist GOLDBECK in seinem Selbstverständnis Vorreiter und ein absolutes Beispiel dafür, wie Unternehmen es richtig machen.
Einen besonderen Stellenwert misst GOLDBECK auch der Auswertung und Weiterentwicklung der Plattform bei. Den Verantwortlichen war es von Anfang an wichtig, diesen Teil mitzudenken, um nachhalten zu können, wie gut die Plattform im Arbeitsalltag funktioniert und fortlaufende Verbesserungen vornehmen zu können. Auch bei der Bereitstellung dieser Analysefeatures haben wir GOLDBECK unterstützt, sodass beispielsweise Reports zum Nutzungsverhalten automatisiert erstellt und direkt als PDF exportiert werden können.
Unsere Plattform ist zukunftsfähig, sodass wir Wissen und Kommunikation stets innovativ und auf einem höchsten technischen Stand bereitstellen werden. Das ist für uns "building excellence"!
Nachdem zuletzt beispielsweise ein Feature für Mehrsprachigkeit sowie eine Imagemap, die das Editieren interaktiver Bilder zur Darstellung von Inhalten ermöglicht, implementiert wurden, sind auch für die Zukunft kontinuierliche Weiterentwicklungen geplant.
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