Spara tid och pengar i ditt affärssystemsprojekt – lita mer på standard och branschpraxis

4PS Construct är ett molnbaserat affärs- och projektsystem särskilt anpassat för företag inom bygg, installation och service. Traditionellt sett är vi liksom de flesta andra systemleverantörer vana vid att driva stora, långa, komplexa implementationsprojekt. Vi stannar upp och lyssnar på kunden och kan vid behov sedan bygga den specifika speciallösning som just den kunden vill ha.

Det finns en föreställning att kundanpassning alltid passar kunden bättre än standard. I vissa fall kan det självklart vara så, att det finns några specifika processer eller externa krav som inte ryms i standard. Men i de allra flesta fall ingår allt grundläggande som krävs och det mesta du behöver i ett standardsystem byggt för din bransch. Inom projektrelaterade verksamheter handlar det bland annat om de specifika regelverk, praxis och förutsättningar som gäller inom exempelvis byggbranschen.

För vem passar standard och det paketerade projektet i 4PS Construct?

Trenden i IT-branschen går mot mer standardiserade produkter, där funktionalitet och processer är mer i fokus än tjänster, för att minimera beroendet av konsulttimmar.

4PS Construct har tidigare främst varit ett alternativ för riktigt stora företag. De senaste årens högkonjunktur har dock gjort att behovet av ett branschspecifikt affärssystem ökat även i något mindre, växande bolag i branschen med en begränsad budget. Så föddes idén till ett paketerat projekt till fast pris för 4PS.

Målgruppen är främst bolag inom bygg, installation, service och anläggning med en omsättning från cirka 100 miljoner kr. Det första projektet är redan i hamn med lyckat resultat och en implementationstid på 2,5 månader.

Vad får jag för ett fast pris?

Nyckeln till ett lyckat fastprisprojekt är att både säkerställa funktion och förväntad tidsåtgång, utöver den standarduppsättning av funktioner som ingår i själva systemet. Detta görs i en första analysfas för att säkerställa att systemet matchar kundens behov. I analysen dokumenteras även eventuella funktionsluckor för att kunna göra en tidsuppskattning för vilken utveckling som behövs.

Projektplanen och prissättningen baseras på Fellowminds många tidigare implementationer.

− Vi vet av erfarenhet vad som krävs i tid och resurser. Fastprisprojektet är noggrant planlagt och antalet timmar specificerade per fas, till exempel analys, utbildning, test, migration etc. Det uppskattas av kunden eftersom det blir lättare att planera och veta hur mycket resursinsatser som krävs från deras sida, under vilken period.

Att välja ett standardsystem till fast pris blir även mer kostnadseffektivt i längden genom att du utan problem eller anpassningar kan använda de uppgraderingar som sker i 4PS.

– Självklart är det ändå så att det finns utrymme att vid behov göra kundunika integrationer eller rapporter som saknas i standardlösningen eller om det finns andra funktionsglapp som bör kompletteras. Även i den här formen av avgränsade projekt är det viktigt att samarbetet fungerar bra och det gör det om båda parter kan ge och ta.

Vad krävs av mig och min organisation?

Det är framförallt tre saker som du som kund behöver tänka på för att lyckas med den här typen av projekt:

1. Avsätta tillräckligt med tid och se till att rätt personer är tillgängliga

Projekttiden är begränsad till cirka 2,5 månad. Då är det särskilt viktigt att se till att rätt personer finns tillgängliga och har avsatt tillräckligt med tid för att engagera sig i projektet. Det går till exempel inte att förvänta sig att en projektingenjör ska sitta och testa lite vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter.

Lite beroende på roll får man räkna med att någon eller några personer under delar av projektet behöver avsätta upp emot 50 procent av sin arbetstid. Projektgruppen består som regel av en projektledare samt en ansvarig person per flöde, till exempel servicechef, underhållschef, ekonomichef och kalkylchef samt övriga systemanvändare som ska vara med på utbildning. Tester ansvarar kunden också för, vilket du behöver avsätta tid för.

2. Kontrollera att all grunddata är rätt och på plats inför migrering

Ett av de vanligaste problemen vid en systemmigrering är att det ligger felaktiga eller ofullständiga grunddata i det gamla systemet som leder till onödiga fel och merarbete. Det innebär att du måste se till att systemet är ”städat” och att all data är på plats inför den testmigrering, som sker mitt i projektet. Förutom öppna balanser, kundregistret, artiklar, priser etc är det viktigt att allt är i rätt format för att överföringen ska fungera korrekt.

3. Ha viljan att förändra sig och anpassa sig – och ha förankrat det

En viktig grundförutsättning är att du är medveten om att det är en standardlösning du har valt. Det innebär att du kanske inte kan få allt på önskelistan och att du behöver vara öppen för alternativa lösningar och arbetssätt. Det gäller inte bara er som har fattat beslutet.

Det är även viktigt att förståelsen är förankrad i organisationen. Alla involverade behöver vara med på tåget och medvetna om att det inte finns tid att anpassa systemet till 100 procent och att det är ett aktivt val. Det innebär inte att det blir en sämre lösning, utan är det du får ett etablerat standardsystem baserat på best practice i branschen.