Så får du bättre koll på hela värdekedjan – från projektplanering till affärsuppföljning

I projektorienterade verksamheter som bygg, installation och service är det ofta en stor utmaning att få en övergripande, sammanhängande kontroll i hela värdekedjan. Med data spridd i olika system, kompletterat med manuella rutiner, ökar risken för stora informationsgap. Genom att lära av andra branscher och konsolidera företagets processer och system kan både du och dina kunder få bättre kontroll. Det har Trafiksystem i Väst dragit nytta av.

Inom detaljhandeln finns en lång erfarenhet av att utveckla effektiva processer för supply chain. Med långa produktions- och leveranskedjor, ett högt tempo och ständigt nya utmaningar – idag inte minst genom en ökande e-handel – är full koll på hela värdekedjan ett måste. Det är något som fler branscher kan dra lärdomar av, inte minst bygg, installation och service.

Lars Wiesner är VD på Trafiksystem Väst, men har en lång erfarenhet av att utveckla processer inom supply chain och lagerstyrning inom detaljhandeln. Det var också den erfarenheten som blev vägen in till att helt byta bransch och idag leda ett företag som arbetar med infrastrukturprojekt inom belysning, laddstationer, intelligenta transportsystem och trafiksignaler. Lars kom in i ”trafikbranschen” via ett konsultuppdrag på Svevia, där nuvarande Trafiksystem då var en enhet.

− Svevia hade behov av att genomlysa sin supply chain för att få bättre överblick, styrning och kontroll över hela sin leveranskedja. De hade insett att deras egen bransch låg på efterkälken och ville vidga sina referensramar genom att titta utanför branschen. Det blev då naturligt att titta på de som låg längst fram inom det området. Det var vid den tidpunkten retail och ICA, där jag då arbetade som ansvarig för ICAs centrallager, allt utom mat, i Västerås. Det ena ledde till det andra och jag hamnade som inhyrd konsult för att driva projektet på Svevia.

Mer effektiv projektkontroll med inspiration från detaljhandelsbranschen

Som ny i branschen mötte Lars något för honom helt nytt.

− Jag kom in i en bransch som inte alls har den fulla kontroll på värdekedjan som jag var van vid. Jag insåg snabbt att vi inte kan hålla på så, utan måste skapa bättre förutsättningar för att följa det som händer i verksamheten. Vi har långa 10-årskontrakt som vi behöver kunna följa och veta hur de löper över tid. Då krävs en mer integrerad informationskedja från projektdirektiv och prognoser till redovisning och uppföljning. Att ha tillgång till korrekta uppgifter om vad som är upparbetat över tid är också viktigt för att kunna ha rätt kontroll.

Här kunde Lars dra nytta av sina erfarenheter av detaljhandel och supply chain samt ett utifrån-och-in-perspektiv på processen. När Trafiksystem bolagiserades och så småningom såldes av Svevia till en privat ägare, fanns också möjligheten att skapa något nytt. En detaljerad förstudie påbörjades och en upphandlingskonsult anlitades.

− Vi prioriterade att lägga mycket tid på detta. En dålig beställning blir en dålig leverans! Du måste kunna din egen verksamhet för att kunna ställa rätt krav. Vi gick från att under Svevia-tiden ha arbetat i ett specialanpassat affärssystem som inte var integrerat med övriga verksamheten, en mängd olika Excel-mallar och manuellt skrivna dagböcker, med mer eller mindre isolerade processer. Det är så det ser ut i många företag i vår bransch, och även inom andra delar av vår egen koncern.

Idag flödar istället informationen från Trafiksystems mobila arbetsordrar automatiskt in i affärssystemet. Från prognoskontroll och projektuppföljning med successiv vinstavräkning till resultatuppföljning.

− Det är en otrolig konkurrensfördel att ha allt samlat på ett ställe där projekt- och affärsuppföljningen är integrerad, med möjlighet att följa projekten i realtid. Det ger oss helt andra förutsättningar att kontrollera hela värdekedjan över tid och agera snabbt på avvikelser.

Högre krav på transparens i projekten

Även Trafiksystems kunder, som i regel är stat och kommun, drar stor nytta av en ökad transparens. Idag ställs generellt sett också högre krav från kunder som vill kunna följa projekten bättre och se mer. Många gånger kommer till och med krav på direkt insyn i leverantörens uppföljningssystem.

− För vår del är det extra viktigt att kunna ge korrekta besked i rätt tid, och inte bara till våra kunder. Allmänheten har också ett stort intresse av att veta vad som gäller vid exempelvis en trafikomläggning på grund av vårt arbete. Eftersom Trafiksystems arbete i stor utsträckning påverkar infrastruktur och samordning har vi även ett ansvar att Trafikverket och Trafikkontoren i Sverige får tillgång till realtidsinformation om något allvarligt skulle hända. Det är även en säkerhetssak för den som ansvarar för drift och underhåll att ha rätt underlag för att till exempel kunna bedöma när det är dags att åka ut med saltbilen, eller att kunna analysera vad som hänt om en av servicebilarna har stått stilla på ett ställe längre än normalt.

4 effektivitetsvinster med ett integrerat, branschanpassat affärssystem

Enligt Lars Wiesner finns flera effektivitetsvinster med en mer sammanhängande kedja av information som ett integrerat branschspecifikt affärssystem kan erbjuda. Här är några exempel på hur Trafiksystem drar nytta av det:

1. Realtidskontroll på hela värdekedjan från projektplanering till affärsuppföljning och kundrapportering.
2. Tidiga varningssignaler om något är på väg att gå snett i projekten.
3. Bättre löpande avvikelseuppföljning i veckovisa rapporter till alla projektchefer med både positiva och negativa avvikelser i pågående projekt.
4. Individuellt anpassade dashboards, gör det lätt att snabbt hitta relevant information utifrån olika syften och roller, till exempel som VD, ekonomichef eller projektledare.