SharePoint och Azure för förenklade resekostnader

Vi implementerade ett kompensationssystem för resekostnader för det danska hemvärnet. Resekostnaderna för deras 50 000 frivilliga är lättare att hantera och återbetalningarna sker snabbare. 

Fellowmind-case-Danish Home Guard.jpg

Hjemmeværnet, eller hemvärnet, är det fjärde vapenslaget inom den danska militären. Tjänsten är frivillig och obetald. Dock kompenseras medlemmarnas förlorade inkomster för ledighet från arbetet, transportkostnader och andra grundläggande omkostnader. Hemvärnet har för närvarande omkring 50 000 frivilliga. 

Tämja resekostnader

2018 genomförde vi en större uppgradering av det danska hemvärnets plattform och överförde den till den senaste versionen av SharePoint. Däremot var onlinesystemet för rese- och kostnadsadministration fortfarande föråldrat. 

En nödvändig ansiktslyftning  

Resekostnadssystemet, som var en blandning av analogt och digitalt, var i desperat behov av en uppgradering. Med runt 50 000 hemvärnsfrivilliga blev det snabbt en hel del resekostnader. Det tidigare systemet var inte utrustat för att kunna hantera antalet inkommande kostnader på ett effektivt sätt. Det var inte heller tillräckligt avancerat för att säkerställa återbetalning till de frivilliga inom rimlig tid.

En ändring krävdes och vi var redo att hjälpa till! 

Att hålla det enkelt och noggrant 

Fokuseringen för denna uppgradering var att göra hanteringsprogramvaran för resekostnader enkel att använda för de frivilliga och den administrativa personalen. 

Inmatning av kostnader och återbetalningar med några få klick Vårt tillvägagångssätt var att hålla systemet användarfokuserat. Vi tog reda på mer om användarnas behov  och vanor och kom fram till att de behövde ett rättframt system som de kunde nå var som helst och när som helst. Och som såg till att de fick snabba återbetalningar.  

Vi använde oss av en helautomatisk Azure-baserad lösning. På så sätt kunde systemet komma ihåg medlemmarnas personuppgifter. Det innebar att efter den första användningen behövde medlemmen endast ange vissa kostnadsrapportuppgifter för en specifik resa. Och klicka på "Skicka".  

Test leder (nästan) alltid till perfekt resultat

Eftersom vi använde automatisk kvalitetssäkring med omsorgsfullt utvalda mätpunkter, optimerades användarupplevelsen ytterligare under systemutvecklingen. Från skapandet av kostnadsrapporten till godkännandeprocessen för utbetalningar - vi lämnade inget åt slumpen. 

“Med vår nya resekostnadslösning kan vi uppfylla vårt löfte att göra vardagen enklare för både våra frivilliga och vår administrationspersonal. Fellowmind hanterade utvecklingen och gav oss samtidigt råd angående användbarheten. Vi är nöjda med kvaliteten på den levererade lösningen.”

Søren Pedersen, projektledare, Hjemmeværnet 

En rättfram process

Vi införlivade affärsreglerna i hög grad i de automatiserade processerna. Därför säkerställer systemet att de rätta kontrollerna utförs och att rätt belopp betalas ut. En stor del av det administrativa arbetet är nu automatiskt.  

Enklare inmatning, snabbare återbetalningar  

Vi fokuserade på användarvänlighet under projektet, vilket betalade sig. Sedan 2018 har 15 000 aktiva frivilliga medlemmar fått kompensation för såväl stora resekostnader som mindre belopp. Att systemet fungerade perfekt blev uppenbart när vi tittade närmare på ett antal mindre återbetalningar. I början av april 2019 hade redan omkring 80 000 resor återbetalats.  

Mer tid för riktigt arbete 

Vi är stolta över att vi kunde hjälpa Hjemmeværnet med att digitalisera sina processer. Organisationen kan nu fokusera på sina samhällsviktiga nyckeluppgifter och låta Microsoft-plattformen ta hand om de automatiska uppgifterna. I slutändan är det vad digitalisering handlar om.