Puhdistamo

Wyzwanie

Firmę Puhdistamo założyła grupa zaprzyjaźnionych entuzjastów superfoods, która otworzyła sklep internetowy oferujący ten rodzaj produktów. Działalność szybko rozwinięto, a produkty Puhdistamo są teraz sprzedawane także w sklepach detalicznych i specjalistycznych. Firma prowadzi działalność w Finlandii i Szwecji, a jej produkty są również sprzedawane na kilku innych rynkach, takich jak Czechy, Holandia i Korea Południowa.

Dzięki własnej produkcji oraz importowi Puhdistamo już w ciągu kilkunastu lat istnienia zwiększyła obroty do 19 milionów euro. Rozwój okazał się opłacalny, ale dotychczasowe systemy osiągnęły kres swoich cykli życia.

Potrzebna była koordynacja sprzedaży wielokanałowej, własnego sklepu internetowego firmy, logistyki związanej z importem i surowcami, własnej produkcji fabrycznej oraz logistyki pakowania, wysyłki i zwrotów produktowych. Pracownicy potrzebowali nowego rozwiązania do zarządzania rozwijającą się firmą.

„Naszym celem była poprawa przepływu informacji i przejrzystości, ponieważ informacje muszą być szybko dostępne w jednym miejscu. W szczególności chcieliśmy poprawić przewidywalność i niezawodność dostaw naszej firmy” – mówi Krister Wihinen, CFO Puhdistamo.

„Ważne jest dla nas również to, aby systemy były łatwe w obsłudze – zwiększa to samodzielność naszych pracowników i umożliwia rotację stanowisk. Te czynniki są kluczowe dla młodej kultury naszej firmy”.

Podczas rozmów między Fellowmind a ekspertami Puhdistamo szybko ustalono, że rozwiązanie oparte na technologii Microsoft Dynamics 365 Business Central będzie doskonałą platformą biznesową dla rozwoju Puhdistamo.

Podejście

Dla zespołu Puhdistamo niezwykle ważne było sprawne zarządzanie działalnością firmy. Gdy skala operacji się powiększa, nawet niewielkie opóźnienie procesu lub niepotrzebne czynności mają coraz większe znaczenie w perspektywie finansowej. „Stary system zamiast wspierać wzrost firmy, spowalniał go”, przyznaje Wihinen.

Bez odpowiedniej przewidywalności zasoby przeznacza się na produkcję, która ostatecznie się nie sprzedaje. Jednocześnie pracownicy fabryki Puhdistamo muszą zapewniać dostępność surowców nawet z półrocznym wyprzedzeniem. Dlatego umiejętność przewidywania popytu i koordynowania własnych kampanii marketingowych i sprzedażowych była podstawowym punktem wyjścia dla nowego rozwiązania.

Rozwiązanie zbudowane na bazie Dynamics 365 Business Central zapewnia spójny przepływ informacji oraz platformę biznesową dla kluczowych zadań. Zintegrowane planowanie zasobów przedsiębiorstwa obejmuje procesy produkcji, zakupów, zarządzania zapasami, obsługi klienta i zarządzania relacjami z klientami. Rozwiązanie obejmuje również sklep internetowy oparty na Shopify i znacznie usprawnia jego logistykę.

„Nasz zespół pracuje w fabrykach, biurach, magazynach oraz sklepach. Korzystanie z nowego rozwiązania na tablecie ułatwiło nam życie i usprawniło aktualizację danych” – dodaje Wihinen.

Realizacja projektu była zorientowana na proces. Celem ekspertów firmy Fellowmind była eliminacja przeszkód w rozwoju i takie dostosowanie procesów Puhdistamo i Business Central, aby tworzyły spójną całość.

Działalność Puhdistamo musiała być kontynuowana przez cały czas trwania projektu, dlatego wszystkie kluczowe funkcje zostały najpierw przetestowane, a wdrożone dopiero w późniejszym etapie. Na przykład procesy pobierania towarów z magazynu i zakupów online były dopracowywane kilkukrotnie, aby mieć pewność, że sprawdzą się z punktu widzenia korzystających z nich osób. „Projekt wymagał sporego wysiłku, ale się opłacił. Poprawiliśmy wydajność w każdym obszarze naszej działalności biznesowej” – podsumowuje Wihinen.

Wyniki

Ujednolicona platforma generuje teraz aktualne dane dla wszystkich grup użytkowników i umożliwia ich lepszą analizę. Wszyscy pracownicy Puhdistamo wykorzystują w swojej pracy wspólne dane, przez co nie działają w próżni. „Nowy system dodał nam sił”.

Kluczowe zalety nowej platformy biznesowej to:

• Wyszukiwanie informacji jest szybsze, a dane są bardziej aktualne.
• Znaczna poprawa przejrzystości finansowej.
• Dokładniejsze planowanie i lepsza prognostyka biznesowa. Prognozy popytu wykorzystywane do zarządzania produkcją i logistyką.
• Większa wygoda pracy na urządzeniach mobilnych.
• Krótsze czasy realizacji zamówień w sklepie internetowym.
• Zwiększone tempo automatyzacji, co zaowocowało uwolnieniem czasu pracy pracowników w dziale finansowym i obsługujących zamówienia.
• Skuteczna identyfikowalność produktów i śledzenie partii w zależności od receptury.

Wzrost wydajności w wielu obszarach, dzięki czemu ta sama liczba pracowników może teraz osiągnąć więcej niż wcześniej. Ponadto ulepszona koordynacja działań produkcyjnych, magazynowych i sprzedażowych znalazła odzwierciedlenie w większej satysfakcji klientów zarówno sprzedawców detalicznych, jak i sklepów internetowych.

„Procesy przebiegają teraz płynniej, a korzystanie z systemu jest szybsze. Teraz możemy osiągnąć więcej przy tej samej liczbie personelu” – mówi Wihinen.

Efektywniejsze wykorzystanie zasobów jest również zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju. Kiedy łańcuch dostaw jest bardziej wydajny i zależny od popytu, surowce w naszej fabryce nie tracą ważności. Sami konsumenci czerpią korzyści z produktów, których terminy ważności są jak najdłuższe, a produkty nie zostają niewykorzystane z powodu ich niezdatności do użytku.

Nowe rozwiązanie wspiera cele Puhdistamo w zakresie międzynarodowej ekspansji. W przyszłości zagraniczne filie Puhdistamo będą mogły budować swoją działalność w oparciu o to samo rozwiązanie. „A co ważniejsze, dzięki temu rozwiązaniu możemy utrzymać nasze tempo rozwoju. To daje nam solidne podstawy na przyszłość” – stwierdza Wihinen.

Zgodnie z wizją Fellowmind Connected Company kolejnym etapem rozwoju może być połączenie rozwiązań Power BI z platformą biznesową i wspieranie działań operacyjnych poprzez Power Platform. Pozwoliłoby to jeszcze bardziej usprawnić sprzedaż w terenie i usystematyzowało kontakty z klientami.

Puhdistamo, firma z siedzibą w Lempäälä, jest pierwszą fińską marką z branży superfoods i innowacyjną firmą wellness, znaną przede wszystkim z pasji i bezkompromisowego podejścia do zdrowego odżywiania i jakości.