SharePoint i Azure upraszczają rozliczanie wydatków na podróże

Wdrożyliśmy system zwrotu kosztów podróży biznesowych dla duńskiej Straży Narodowej. Dzięki temu organizacja może łatwiej zarządzać wydatkami na podróże przeszło 50 000 ochotników, co przekłada się na szybszy zwrot środków.

Fellowmind-case-Danish Home Guard.jpg

Hjemmeværnet, czyli Straż Narodowa, to czwarta służba duńskiego wojska. Przynależność do niej jest dobrowolna i nieodpłatna, ochotnicy otrzymują jednak zwrot utraconych zarobków wynikających z poświęcenia czasu pracy na służbie, zwrot kosztów poniesionych na podróże, a także innych podstawowych wydatków. Obecnie w Straży Narodowej działa blisko 50 000 ochotników.

W 2018 roku przeprowadziliśmy dużą modernizację platformy duńskiej Straży Narodowej, wykorzystując najnowszą wersję SharePoint. Szybko dostrzegliśmy jednak, że system zarządzania podróżami i wydatkami jest przestarzały.

Konieczna modernizacja

System rozliczania podróży łączył w sobie elementy analogowe i cyfrowe. Wymagał pilnej modernizacji, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że przy blisko 50 000 ochotnikach służących w Straży Narodowej wydatki na podróże szybko rosły. Dotychczasowy system nie był w stanie wydajnie radzić sobie z ogromem wniosków. Nie był też wystarczająco zaawansowany, by zagwarantować terminowy zwrot kosztów poniesionych przez ochotników.

Coś musiało się zmienić, a my byliśmy gotowi pomóc wprowadzić te zmiany!

Prostota i dokładność

Głównym celem modernizacji było sprawienie, by oprogramowanie do rozliczania wydatków na podróże było łatwe w użyciu zarówno dla ochotników, jak i dla personelu administracyjnego.

Wprowadzanie wydatków i zwroty kilkoma kliknięciami

Chcieliśmy, by system był zorientowany na użytkowników. W związku z tym zbadaliśmy ich potrzeby i nawyki, a następnie ustaliliśmy, że potrzebują prostego systemu, do którego mieliby dostęp w każdym miejscu i czasie. Idealny system musiał także pozwalać na otrzymanie szybkiego zwrotu kosztów.

Wdrożyliśmy w pełni zautomatyzowane rozwiązanie oparte na Azure, dzięki któremu system mógł mieć dostęp do danych osobowych ochotników. Oznacza to, że po pierwszym skorzystaniu z systemu ochotnik będzie musiał wprowadzić tylko kilka informacji na temat określonego wydatku, a następnie przesłać wniosek.

Doskonałość (niemal) osiągnięta dzięki testom

Dzięki zastosowaniu testów automatycznych ze starannie dobranymi punktami pomiarowymi, udało nam się dodatkowo zoptymalizować doświadczenia użytkowników w trakcie prac nad systemem. Niczego nie pozostawiliśmy przypadkowi – zajęliśmy się każdym aspektem, od tworzenia sprawozdania z wydatków po proces zatwierdzenia wypłaty.

“Dzięki nowemu rozwiązaniu do rozliczania wydatków na podróże możemy zrealizować swoją obietnicę i sprawić, że życie naszych ochotników i pracowników administracyjnych stanie się prostsze. Firma Fellowmind zajęła się opracowaniem całego systemu, jednocześnie doradzając nam w zakresie jego wykorzystania. Jesteśmy zadowoleni z jakości oferowanego rozwiązania.”

Søren Pedersen, kierownik projektów, Hjemmeværnet 

Prosty proces

Wprowadziliśmy zasady biznesowe do wielu zautomatyzowanych procesów. Dzięki temu system pozwala na przeprowadzanie odpowiednich kontroli oraz wypłacanie poprawnych kwot zwrotu. Udało się w ten sposób zautomatyzować dużą część zadań administracyjnych.

Łatwe wprowadzanie danych, szybszy zwrot pieniędzy

W całym projekcie skupiliśmy się na łatwości obsługi systemu, co przyniosło duże korzyści. Od 2018 roku przeszło 15 000 aktywnych ochotników było w stanie rozliczać zarówno duże wydatki na podróże, jak i niewielkie kwoty. Sukces przedsięwzięcia stał się oczywisty, gdy spojrzeliśmy na liczbę rozliczonych zwrotów. Od początku kwietnia 2019 roku udało się rozliczyć koszty blisko 80 000 podróży.

Więcej czasu na samą pracę

Jesteśmy dumni, że mogliśmy pomóc Hjemmeværnet w cyfryzacji jej procesów, dzięki czemu organizacja może skupić się na najważniejszych i społecznie potrzebnych obszarach działalności. Wszystko dzięki platformie Microsoft, która pozwala na automatyzację zadań. W istocie, na tym właśnie polega cyfryzacja.