VEBE

Met ruim 75 jaar ervaring en een jaarlijkse productie van 50 miljoen vierkante meter tapijt is VEBE marktleider op het gebied van naaldvilttapijt, vuilvangmatten, lopers, kunstgras, matten en tapijttegels. Het in Genemuiden gevestigde bedrijf heeft een geavanceerd machinepark en ingenieuze productieprocessen waarmee klanten van over de hele wereld bediend worden. De afgelopen jaren is VEBE – onder meer door enkele overnames – sterk gegroeid. Inmiddels heeft het bedrijf 350 vakmensen in dienst.

Challenge

Niet alleen de organisatie, maar ook de markt waarin VEBE opereert heeft zich stormachtig ontwikkeld. De vraag naar maatwerk is groot en hetzelfde geldt voor de complexiteit van producten. Zo is elke rol tapijt uniek vanwege rek, krimp en variaties in backings, grondstofbatches en vezelmenging.

Gaandeweg heeft VEBE haar productassortiment uitgebreid en steeds meer internationale klanten verwelkomt, elk met eigen eisen en voorkeuren. Het oude on-premise AS/400 ERP-systeem kon VEBE’s groeiambities en de dynamiek van de markt slecht aan en was lastig door te ontwikkelen. Bovendien bood het weinig mogelijkheden om datagedreven te werken om zo snel de juiste stuurinformatie boven water te krijgen, vertelt Michiel Bos, product owner en manager supply chain bij VEBE. “We hadden wel inzicht in onze dagelijkse omzet, maar bijvoorbeeld niet in de verdeling over klanten, markten en landen. Er moesten continu reactief vragen gesteld worden. En tegen de tijd dat daar antwoord op kwam, was de informatie alweer verouderd.”

Een andere uitdaging was de manier van werken, veelal toegespitst op individuele klanten. “Onze organisatie is enorm klantgericht en zoekt voor elke specifiek wens een passende oplossing. Hierdoor zijn in de loop der tijd verschillende processen en werkwijzen ontstaan. Met als gevolg dat er veel overdracht – met bijbehorende correcties – nodig was tussen afdelingen. Planners werkten veelal in Excel, terwijl productiemedewerkers weer eigen overzichten op papier maakten. Omdat er veel buiten het systeem om gecommuniceerd en gewerkt werd, lagen fouten op de loer.”

Aanpak

Met die uitdagingen in het achterhoofd ontstond de wens om over te stappen naar een nieuw, flexibel en geïntegreerd ERP-systeem. “De zoektocht werd een jaar of vijf geleden gestart. Aanvankelijk viel de keuze op een maatwerksysteem voor productiebedrijven, maar die bleek niet te voldoen. We zijn vervolgens een adviestraject ingegaan om een ERP-systeem te vinden dat beter aan zou sluiten op onze groeiambities en de complexiteit van onze processen. Van alle verschillende pakketten bleek Microsoft Dynamics 365 het meest geschikt en veelzijdig. Daarnaast kregen we het advies om eens met Fellowmind te praten. Zij hadden de gewenste platformkennis én de ervaring om het bij productiebedrijven te implementeren.

Wat ons direct aansprak was de kritische blik en het inlevingsvermogen van de consultants. Ze hadden snel door waar het eerder misging, en konden met ons de diepte ingaan. Middels een proof-of-concept gaven ze inzicht in hoe het nieuwe ERP-systeem ons kon helpen de prestaties van de fabriek te monitoren en zowel de informatievoorziening als samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. Dat, alsook de hands-on aanpak van de mensen van Fellowmind, overtuigde ons om de samenwerking aan te gaan.

Na het afronden van de voorontwerpfase werd eind 2018 gestart met de eerste sprints. De grootste uitdaging van het project was het in uniforme processen gieten van de kennis die voorheen in de hoofden van onze vakmensen zat. Daarom was de selectie van key users en het stimuleren van hun onderlinge samenwerking zo belangrijk. Alleen zo konden we erachter komen waarom bepaalde keuzes werden gemaakt, de impact die dat had op andere afdelingen en hoe onze werkwijze verbeterd kon worden.”

Een andere uitdaging was de flexibiliteit in VEBE’s uitleverproces. “Het is inherent aan ons productieproces dat rollen tapijten variabele lengtes hebben. Wanneer we voor een klant een rol van 100 meter produceren, kan het goed zijn dat die uiteindelijk 102 meter lang is. We gaan er dan geen twee meter vanaf snijden, maar leveren de volledige rol uit. In onze wereld vinden klanten het heel normaal dat er onder- of overgeleverd wordt. Maar in het ERP-systeem moest een oplossing worden bedacht om ervoor te zorgen dat zoiets automatisch zou worden verrekend.”

Resultaat

Na een aantal intensieve eindsprints ging VEBE eind 2020 live met Dynamics 365 Unified Operations, aangevuld met industriespecifieke componenten zoals Unit of Measure Conversion (dynamisch eenheden omrekenen), Advanced Production (inzicht in productieplanning en –uitvoering, inclusief kenmerkenadministratie) en Invoice Processing (automatisering van crediteurenadministratie). Er is zoveel mogelijk volgens de standaarden gewerkt om een flexibel fundament voor de toekomst te leggen.

“Dat neemt niet weg dat het een pittig traject was. Zo konden we niet, zoals aanvankelijk gedacht, binnen een jaar live. Dat kwam enerzijds door operationele drukte en de beschikbaarheid van key users. Anderzijds wilden we voorkomen dat de upgrade impact op onze productie zou hebben. Natuurlijk zorgt uitstel voor een dip in de energie, maar de consultants van Fellowmind wisten iedereen gemotiveerd te houden. Ook de gestructureerde aanpak met dagelijkse stand-ups, brown paper sessies en actielijsten droeg daaraan bij.”

Alle inspanningen werpen inmiddels hun vruchten af. Zo is het management meer in control dankzij KPI-dashboards en rapportages die inzicht geven in voorraden, orders, uitleverdatums en machineprestaties. “We kunnen accurater forecasten en bijsturen op het moment dat veranderingen plaatsvinden. Voorheen waren planners soms wel een uur bezig om productieorders uit te printen en over de fabriek te verspreiden. Nu controleren productiemedewerkers hun werkinstructies op een scherm dat is gekoppeld aan de machine. Een operationeel dashboard toont in één opslag wat er gemaakt dient te worden, welke orders gereed zijn en met welke kwaliteitseisen rekening gehouden moet worden.

Alle afdelingen werken nu op een uniforme manier, in hetzelfde systeem. Hierdoor kan iedereen – van verkoop tot logistiek – nagaan welke orders zijn ingelegd en welke rollen gereed zijn. Ook kunnen we klanten beter op de hoogte houden van levertijden en hen proactief informeren over eventuele vertragingen.”

De komende tijd gebruikt VEBE om verdere optimalisaties door te voeren en nog meer datagedreven te worden. “Voor planning hebben we al een handig KPI-dashboard; dit willen we uitbreiden naar productie en finance. Verder gaan we Power BI gebruiken om meer slimme doorsnedes van bedrijfsdata te maken. Niet alleen op omzet, marge en marktcijfers, maar ook op een lager niveau – denk aan de prestaties van individuele planners.

Daarnaast willen we het Microsoft-platform breder inzetten. We implementeren Office 365 en onderzoeken welke aanvullende mogelijkheden het ERP-systeem heeft aan de orderverwerkingskant. Dankzij Electronic Data Interchange (EDI) kunnen enkele klanten al hun orders elektronisch naar ons sturen. De bredere inzet van EDI bespaart veel handmatig werk, zodat we onze mensen nog effectiever kunnen inzetten.”