Spring Real Estate

Challenge

In 2008 is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geïntroduceerd. Deze wet schrijft voor dat financieel dienstverleners cliëntenonderzoek moeten doen bij klanten die Wwft-plichtig zijn. 

Dat cliëntenonderzoek neemt veel tijd in beslag en is foutgevoelig. Reden genoeg om het proces te automatiseren. Voor Spring ging de voorkeur daarbij uit naar een Microsoft Dynamics-oplossing, omdat Dynamics al bedrijfsbreed als CRM- en facturatie-tool wordt gebruikt.  

Aanpak

De nieuwe juridische afdeling, Spring Legal, nam het onboarding proces voor nieuwe klanten onder de loep. Ze schreven het proces uit en zochten een partij die de benodigde data voor het cliëntenonderzoek kon verzorgen. Zo kwam CTO Eric Bos uiteindelijk bij de Know Your Customer (KYC)-oplossing van Fellowmind uit.  

Na een eerste introductie werkten Fellowmind en Spring gezamenlijk aan een Fit-Gap analyse om te zien hoe de KYC-oplossing binnen de Dynamics-omgeving van Spring state zou passen. Mark Haverkamp, Operations bij Spring vertelt: “Onze doelstelling voor de KYC-oplossing was tweeledig. Het belangrijkste was natuurlijk dat het onboarding proces van klanten sneller en makkelijker verliep en dat het proces gelogd werd. Daarnaast zorgt de introductie van de app ook voor een hogere adoptie van Dynamics binnen de organisatie.” 

Het complete project nam twee maanden in beslag, waarbij er wekelijks anderhalve dag aan de app werd gewerkt. “Uiteindelijk ging het vrij snel. We hebben zelf Dynamics developers in huis en die zijn met Fellowmind om de tafel gaan zitten. Dat liep heel soepel. Dankzij deze goede samenwerking heb ik als projectmanager weinig hoeven doen. Ik ben voornamelijk betrokken geweest bij de procesflow en enkele speciale verzoeken waarvoor we gezamenlijk een oplossing vonden.” 

Resultaat

Het proces dat eerst handmatig gedaan werd, is nu vrijwel volledig geautomatiseerd. Eerst wordt onderzocht of iemand Wwft-plichtig is of niet. Als dat het geval is, begint het cliëntenonderzoek. Fellowmind gebruikt hiervoor data van Company.info. Een deel van de informatie is nog niet volledig beschikbaar in het UBO-register, dus die informatie moet nog fysiek bij de klant worden opgevraagd. 

“Op die twee documenten na, is het hele proces tot aan het risicoprofiel geautomatiseerd. Zelfs dat is deels geautomatiseerd. Op het moment dat je de gegevens van iemand invoert kun je nu direct een voorgedefinieerd formulier naar de klant sturen. Alle documentatie die je ophaalt, of dat nu van de klant of uit het systeem komt, slaan we meteen op in Sharepoint. Het volledige compliance dossier staat dus in de tooling.”  

Voor Spring betekent het een aanzienlijke tijdsbesparing. “Waar we eerder gemiddeld een uur bezig waren met cliëntenonderzoek, zijn we nu hooguit 10 minuten bezig. Mits alle door de klant aangeleverde informatie beschikbaar is natuurlijk.” Maar het is niet alleen de tijdsbesparing die telt. “Het is een prettig gevoel dat je op een knop drukt en dat er dan een risicoprofiel uitrolt. Dat alle stappen die we met elkaar hebben afgesproken gecheckt worden. We hebben nu een gestandaardiseerde aanpak waarbij het niet meer uitmaakt wie het onderzoek doet.”  

Arjan Splinter, Senior Account Manager Financial Services beaamt dat: “De Wwft-wetgeving zorgt natuurlijk voor extra werk, maar het is voor bedrijven ook fijn om te weten met wie je zaken doet. Zeker als dat geautomatiseerd kan.” Over de samenwerking is Mark heel tevreden: “De twee developers van Fellowmind waren goed bereikbaar en dachten proactief mee. Wat ze van tevoren hebben bedacht, is binnen de afgesproken tijd gelukt. Dus daar ben ik heel blij mee.”