RFSU AB

RFSU AB on ruotsalainen tuotantoyritys, joka myy omia tuotteitaan myös suomalaisten kauppojen hyllyistä tutulla RFSU-tuotemerkillään. Yrityksen valikoimaan kuuluvat kondomit, liukuvoiteet, raskaustestit, seksilelut ja intiimihoitotuotteet kuin myös monien tuntema Carmex-huulirasva.

RFSU AB:n omistaa väestön seksuaaliterveyttä edistämään pyrkivä "Riksförbundet för sexuell upplysning" eli RFSU-järjestö. Kaikki myynnistä saatavat voitot ohjataan takaisin järjestön toimintaan Ruotsissa ja muualla maailmassa.

RFSU:n liiketoimintakonsepti on maailmanlaajuisesti ainutlaatuinen. Järjestön resurssit käytetään parisuhteisiin ja seksuaaliterveyteen liittyvään valistukseen sekä Ruotsissa että ulkomailla. Kun siis ostat tuotteen RFSU:lta, autat samalla järjestöä tuomaan ihmisten saataville elämänlaatua parantavaa tietoa.

Pois vanhasta Navision-järjestelmästä

RFSU AB on yksi monista ruotsalaisista yrityksistä, joilla oli vaikeuksia vaihtaa vanhasta Navisionin, paikallisilla palvelimilla sijaitsevasta versiosta uuteen ratkaisuun. Vuonna 2021 yritys kuitenkin päätti, että vanhalle ratkaisulle olisi löydettävä korvaaja hinnalla millä hyvänsä.

"Toiminnanohjausjärjestelmämme oli pahasti retuperällä, ja se alkoi heijastua jo yrityksen prosesseihinkin. Meistä oli myös huolestuttavaa, että Microsoft ei tarjoa mitään tukea vanhoille ohjelmistoversioille, jollainen meilläkin oli käytössämme, sanoo RFSU:n Chief Digital Officer Erik Gudmundsson.

Business Central täytti vaatimukset

RFSU AB harkitsi uudeksi ratkaisuksi useita järjestelmiä mutta päätyi lopulta Microsoftin ratkaisuun useista eri syistä.

"Meille oli tärkeää, että uusi toiminnanohjausjärjestelmä voitiin ostaa palveluna. Muita päätökseen vaikuttaneita tekijöitä olivat Dynamics 365:n vakiotoiminnallisuuksia täydentävät muut sovellukset sekä se tosiasia, että käytimme jo valmiiksi paljon Microsoftin ohjelmistoja," Gudmundsson toteaa.

Uuden järjestelmän käyttöönottoa valmisteltiin laajasti parantamalla yrityksen perustietojen laatua ja yhdenmukaistamalla niitä. Kun käyttöönottoprojekti sitten käynnistyi, kesti vain kolme kuukautta ennen kuin uusi Business Central -järjestelmä oli täysin käyttövalmis. Uusi järjestelmä lanseerattiin toukokuussa 2022.

Nopea käyttöönotto

"Tiesimme, että aikataulu oli aika kunnianhimoinen. Fellowmindin tiimi pohtikin aluksi, pitäisikö meidän varata myös kesäkuukaudet järjestelmän käyttöönottoa varten. Osastopäälliköidemme ja hankkeeseen osallistuneiden tiimiläisten ansiosta saimme sen kuitenkin maaliin ajoissa – ja kulutkin jäivät suunniteltua alhaisemmiksi. Hankkeen onnistumisen kannalta oli myös oleellista, että käyttöönoton hoitivat Fellowmindin puolelta samat kokeneet konsultit, jotka olivat mukana sen esivalmisteluissa," jatkaa Gudmundsson.

Myös ratkaisun mukauttamisen välttäminen oli aikataulun kannalta ratkaisevan tärkeää.

Kolmansien osapuolten sovellukset täydentävät Business Centralin vakioversiota

"Olimme päättäneet, että yrityksemme siirtyisi käyttämään nimenomaan Business Centralin vakioversiota. Vakioversion käyttö tekee Microsoftin jatkuvien päivitysten käyttöönotosta huomattavasti yksinkertaisempaa tulevaisuudessa," Erik Gudmundsson toteaa.

Räätälöintien sijasta päätettiin käyttää sellaisia kolmannen osapuolen sovelluksia, joista oli jo olemassa valmiit integraatiot Business Centraliin. Fellowmindin tiimin suosituksesta RFSU AB päätyi ottamaan käyttöön verkkolaskutussovellus Pageron, laskuskannaussovellus Exflow’n, taskutietokoneratkaisujen käyttöön suunnitellun Tasklet Factoryn sekä useita IT.Integron masterdatan ja konsernin sisäisten tapahtumien hallintaan suunnattuja lisäosia.

RFSU AB tulee myös tulevaisuudessa investoimaan Dynamics 365 Business Centraliin ja siihen liittyviin sovelluksiin.

"Nyt meillä on jatkuvasti päivittyvä perusratkaisu, jonka ansiosta meille jää aikaa keskittyä järjestelmän hauskempiin ja paremmin arvoa tuottaviin toimintoihin. Seuraavaksi otamme Taskletin käyttöön myös tuotannon raportoinnin puolella," kertoo Gudmundsson.