Posti

Lähtötilanne

Posti on yksi Suomen, Ruotsin ja Baltian johtavista jakelu- ja logistiikkayhtiöistä. Se tarjoaa asiakkailleen laajan valikoiman postin, logistiikan, rahdin ja verkkokaupan palveluja.

Posti työllistää Itämeren alueella yli 21 000 ammattilaista ja Suomessa se on yksi maan suurimmista työnantajista. Näin suuren työntekijämäärän hallinnointi edellyttää tehokkaita prosesseja ja toimintavarmoja järjestelmiä.

Palkkahallinnan uudistus käyntiin

Vuonna 2019 Posti aloitti laajan digitalisaatiohankkeen, jonka tavoitteena oli uusia kaikki yhtiön HR-ratkaisut, joista yksi oli palkkahallintajärjestelmä.

Postilla on iso tiimi palkkahallinnon ammattilaisia, jotka tuottavat noin 20 000 palkkalaskelmaa joka kuukausi. Yksi projektin tavoitteista olikin se, että palkkatiimin käyttökokemus uudesta järjestelmästä olisi erinomainen. ”Vaikka kyse on teknologiahankkeesta, ihmiset ovat kuitenkin niitä, jotka teknologiaa käyttävät,” Päivi Vehniäinen muistuttaa.

Kokenut projektipäällikkö välttämätön

Postin tiimille oli alusta asti selvää, että näin vaativaan projektiin tarvittaisiin kokenut projektipäällikkö. ”Hyvä projektipäällikkö on äärimmäisen tärkeä henkilö, koska hän vastaa koko projektin sujuvuudesta,” kuvaa Päivi Vehniäinen.

Ratkaisu

Etsiessään projektipäällikköä uuden palkkajärjestelmän käyttöönottoon Posti toivoi löytävänsä henkilön, jolla olisi vankka kokemus nimenomaan HR-teknologiaprojektien vetämisestä isossa mittakaavassa.

”Fellowmindin Taina Ronkaisella oli paljon kokemusta sekä näyttöjä onnistuneista teknologiahankkeista. HR-järjestelmien lisäksi Taina tunsi myös talouden järjestelmiä, ” kertoo Päivi Vehniäinen.

Projektiin valmistauduttiin huolella

Projektipäällikön työ käynnistyi projektin tavoitteisiin sekä teknisiin ja toiminnallisiin vaatimuksiin perehtymällä. Tavoitteita olivat muun muassa:

• Palkat maksetaan oikein ja ajallaan
• Työnantajan lakisääteiset vaatimukset täyttyvät ja kirjanpitoaineistot toimitetaan oikein
• Loppukäyttäjien kokemus uudesta ratkaisusta on erinomainen
• Prosessit ovat virtaviivaisia ja manuaalinen työ vähenee
• Palkkahallinnon asiantuntijat osaavat itse muokata palkkajärjestelmää tarpeidensa mukaan

Samalla aloitettiin käytännön asioiden toteutus sekä projektiin osallistuvien palkka-asiantuntijoiden perehdytys.

Uusi järjestelmä kuuteen yhtiöön neljässä erässä

Kun itse projekti saatiin vauhtiin, kuhunkin käyttöönottoerään kuului neljä vaihetta:

1. suunnittelu
2. määrittely
3. toteutus ja testaus
4. käyttöönotto ja hypercare.

Tässä projektissa käyttöönottoeriä oli yhteensä neljä, joiden aikana uusi palkkajärjestelmä tuli käyttöön Postin kuudessa eri yhtiössä.

Taina Ronkaisen tehtäviin kuului kaikkien vaiheiden johtaminen, valvonta ja seuranta. ”Raportoin myös kokonaisuudesta säännöllisesti ohjausryhmälle, ja jos tilanne sitä vaati, pohdimme ohjausryhmän kanssa yhdessä, miten mahdolliset haasteet ratkaistaan,” kertoo Taina Ronkainen.

”Koska palkkahallinta oli yksi osa isoa hanketta, ja käynnissä oli yhtä aikaa useita rinnakkaisprojekteja, oli Taina jatkuvasti yhteydessä muiden projektien vetäjiin. Hän vastasi myös projektin taloudesta,” kertoo Päivi Vehniäinen.

Vesiputousmallista ketteriin menetelmiin

Projektissa käytettiin useita eri projektityön malleja: ”Ensimmäisessä erässä hyödynsimme vesiputousmallia, joka toimi mainiosti ratkaisun pohjan rakentamisessa. Seuraavissa erissä työskentelimme hybridimallilla, jossa tehostimme entisestään määrittelyosuutta ja toteutusta ketterän toimintatavan menetelmillä,” kertoo Taina Ronkainen.

Testaamisella virheet esiin

Lopuksi huolellisella testaamisella varmistettiin, että virheet löytyvät ja ne korjattiin. Samalla lähdettiin jo suunnittelemaan uuden ja vanhan järjestelmän rinnakkaiskäyttöä sekä loppukäyttäjien kouluttamista.

”Tuotimme ohjeet ratkaisun käyttäjille ja koulutimme heille tarvittavat toiminnallisuudet. Hypercare-vaiheessa olimme vahvasti loppukäyttäjien tukena, jotta uuden prosessin oppiminen ja käytännön suorittaminen onnistuu ongelmitta,” kertoo Taina Ronkainen.

Tulokset

Projektin lopputulokset ovat vaikuttavia: Posti onnistui saavuttamaan kaikki asettamansa liiketoiminnalliset tavoitteet. Postilaiset saavat palkkansa oikeaan aikaan ja oikean suuruisena. Uudet työkalut tehostavat palkkahallinnon työtä, ja monia manuaalisia työvaiheita onnistuttiin automatisoimaan.

”Loppukäyttäjiltä tullut palaute on ollut kannustavaa: uusi järjestelmä koetaan helpoksi käyttää, mikä oli meille yksi tärkeimpiä tavoitteita. Lisäksi meillä on nyt itsellämme hyvä perusosaaminen järjestelmän muokkaamisesta tarpeisiimme sopivaksi ja osaamme myös sekä projektityöskentelyn että testauksen toimintatavat jatkoa ajattelen,” kertoo Hannele Kaakko, palkanlaskennan kehittämisen asiantuntija Postista.

Myös Päivi Vehniäinen on tyytyväinen kolme vuotta kestäneen projektin lopputuloksiin: ”Haluan kiittää Tainaa erinomaisesta yhteistyöstä tämän projektin aikana. Sidosryhmiä oli paljon, ja kaikilla oli hiukan erilaiset taustat ja osaaminen aiheesta. Taina sai asiat luistamaan kaikkien kanssa, ja hänellä oli myös projektipäälliköltä vaadittavaa peräänantamattomuutta. Ei niin, että pidetään jääräpäisesti kiinni suunnitelmasta, jos joku asia ei toimi, vaan niin, että etsitään kyllä vaihtoehtoisia reittejä mutta samalla pidetään edelleen lopullinen tavoite kirkkaana mielessä.”

Posti on yksi Suomen, Ruotsin ja Baltian johtavista jakelu- ja logistiikkayhtiöistä. Se huolehtii asiakkaidensa arjen ja kaupankäynnin sujuvuudesta tarjoamalla laajan valikoiman postin, logistiikan, rahdin ja verkkokaupan palveluja. Posti Group Oyj:n liikevaihto vuonna 2021 oli noin 1,6 miljardia euroa. Postin tavoitteena on aidosti fossiilivapaat kuljetuspalvelut vuoteen 2030 mennessä. Posti Group Oyj on Suomen valtion täysin omistama julkinen osakeyhtiö.