Tukkukaupan toiminnanohjausjärjestelmä ja varastonhallinta

Tukkukauppa asettaa omat erityisvaatimuksensa ERP-toiminnanohjausjärjestelmälle. Mitä yrityksesi pitäisi huomioida järjestelmää valittaessa ja toteutettaessa? Millainen on hyvä toteuttajakumppani toimialaosaamisen näkökulmasta? Kuinka ylläpidät ja luot kilpailukykyä nykyaikaisen toiminnanohjauksen avulla? Kokosimme tähän nämä ja monet muut perustiedot, jotka sinun, liiketoimintapäättäjänä, on hyvä tietää.

Tukkukaupan toiminnanohjausjärjestelmä ja varastonhallinta-wide.jpg

Tukkukauppa on aina ollut datavetoista. Omaa liiketoimintaa ja tuotteita koskevan tiedon ajantasaisuuden ja yksityiskohtaisuuden vaatimukset ovat kuitenkin koko ajan kasvaneet. Siksi toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) uusiminen on ajankohtaista monille tukkukaupan alan yrityksille.

Nykyaikainen ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmä tuo tehokkuutta, reaaliaikaisuutta ja läpinäkyvyyttä sekä mahdollistaa toimintamalleja, joihin vanha järjestelmä ei ole taipunut. Se auttaa automatisoimaan rutiinitoimintoja ja tarjoaa yksityiskohtaista tiedon hallittavuutta. Uusi ERP toimii myös alustana palveluiden kehittämiselle - tärkeä kehityssuunta, jossa tuotteiden ohessa voi tarjota yhä kasvavaa määrää lisäarvopalveluita. 

Moderni ERP toimii pohjana tukkukaupan alan yrityksen koko nykyiselle ja tulevalle liiketoiminnalle ja se kytkeytyy suoraan toimittaja- ja kumppaniverkostoon. Nykyaikainen ratkaisu pitää sisällään laajat, valmiit toiminnot monikanavaiseen kaupankäyntiin kattaen perusprosessien lisäksi muun muassa valmiit verkkokauppaominaisuudet eri kohderyhmille. Ratkaisuun löytyy myös valmiit myymäläominaisuudet (POS), jolloin kokonaisratkaisu antaa erinomaiset mahdollisuudet virtaviivaistaa toimintaa ja tuloksellisuutta sekä luoda moderneja työtapoja, joilla monia prosesseja saadaan automatisoitua huomattavasti. 

Toiminnanohjausjärjestelmä on tukkukaupan tärkein liiketoiminta-alusta.  

Taloushallinnon suunnittelu-, seuranta- ja raportointiominaisuuksien lisäksi perusmuotoinen toiminnanohjaus pitää sisällään varastonhallinnan ja logistiikan eli tavaravirtojen ohjauksen. On tehokasta sisällyttää samaan kokonaisuuteen myös kumppaniverkoston hallinta, mahdollinen asennus- ja huoltotoiminta sekä tuotteen elinkaaren jäljitettävyys- ja kierrätyspalvelut. Yhä useammin toiminnanohjauksen piiriin tuodaan myöasiakashallinta, myynti- ja markkinointitoiminnot sekä omien työntekijöiden henkilöstöhallinta. Näin kaikkea toimintaa ohjataan yhtenäiseltä liiketoiminta-alustalta. 

Mitä tukkukaupan toiminnanohjaus ja varastonhallinta edellyttää?

Nykyaikaisen toiminnanohjauksen tuottama tehokkuus on tukkukaupalle elinehto. Yritysjohto tarvitsee joka hetki reaaliaikaisen näkyvyyden toimitusketjun ja varaston tilanteeseen. Kaiken tulee olla dataohjattua, koska tehokkuus vaikuttaa suoraan tukkukaupalle jäävään katteeseen. 

Seuraavat teemat, yrityskohtaisin painotuksin, nousevat keskeisiksi asioiksi tukkukaupan alan toiminnanohjausta ja varastonhallintaa kehitettäessä: 

  • Nimikkeiden suuri määrä haltuun: Liiketoiminnan tavoitteena on kyetä näkemään koko ajan reaaliaikainen tilanne ja hallita koko toimitusketjua kaikkine tuotteineen. Tämä tulisi olla mahdollista, vaikka tuotenimikkeitä olisi tuhansittain. 
  • Kannattavuuslaskenta yksittäisen tuotteen tasolle saakka: Varastotilanteen optimointi ja tuoteryhmäkohtaisten sekä yksittäisten tuotteiden kannattavuuden seuranta auttaa tekemään katetta ja kannattavuutta tukevia päätöksiä. Raporttien ja vertailujen tekeminen tulee olla helppoa ja sisältää tarvittaessa mahdollisuuden automatisoida erilaisia automaattiviestejä ja -hälytyksiä ennalta määriteltyjen tasojen mukaan. 
  • Tuotteiden vastuullisuus ja jäljitettävyys aukottomaksi ketjuksi: Jatkuvasti kasvavat vaatimukset tuotteen elinkaaren aikaiselle tiedolle ja palveluille tarkoittavat, että tukkukaupan järjestelmän on hyvä sisältää toimintoja tuotteiden jäljitettävyyden, kierrätyksen ja muiden vastuullisuusvaatimusten täyttämiseksi.  
  • Rutiinien, kuten osto- ja myyntilaskujen automatisointi: Tukkukaupalle on ominaista kasvava osto- ja myyntilaskujen määrä, kun tilaukset pilkkoutuvat yhä pienemmiksi, juuri oikeaan aikaan ja tarpeeseen toimitetuiksi eriksi. Mahdollisimman automaattinen käsittely ja tehokas prosessi laskujen hyväksyntään on ehdoton edellytys sekä reaaliaikaiselle talouden tilannekuvalle että toiminnan kannattavuudelle. 
  • Kumppaniyritysten liittäminen saumatta mukaan, olipa kyse kuljetuslogistiikasta tai ulkoistetusta varastosta: Kumppaneilta tuleva ja kumppaneille menevä tieto täytyy saada sähköiseen muotoon, jotta päivittäinen operointi pysyy hallinnassa. Tämä edellyttää toiminnanohjausta, johon kumppaniyritykset omine järjestelmineen voidaan integroida.  
  • Valmiit ratkaisut varaston kierron seurantaan ja optimointiin: Varastonhallintaan on joukko testattuja parhaita käytäntöjä ja valmiiksi toiminnanohjausjärjestelmään paketoituja toiminnallisuuksia. Ne kannattaa ottaa käyttöön. On hyvä tarkastella omaa toimintaa järjestelmähankinnan yhteydessä ja miettiä, voiko omia prosesseja sujuvoittaa kopioimalla parhaat käytännöt suoraan omaan käyttöön. 
  • Mahdollisten huoltotoimintojen ja lisäarvopalveluiden hallinta: Tuoteintensiivisinkään tukkukauppa ei jatkossa pärjää ilman palveluita. Useille tukkukaupan yrityksille palveluiden tarjoaminen on itsestään selvä osa toimintaa. Toiminnanohjausjärjestelmän on osattava joustavasti hallita myös palveluprosesseja ja tuoda niihin läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.
  • Laajennettavuus kaikille liiketoimintaan kuuluville osa-alueille: On tarkoituksenmukaista, että samalla liiketoiminta-alustalla johdetaan kaikkea toimintaa. Toiminnanohjausjärjestelmän piiriin kannattaa ottaa markkinointi ja myynti, asiakashallinta, henkilöstöhallinto ja muut yrityksen keskeiset funktiot.
  • Pilvipohjainen ja helppokäyttöinen ratkaisu: Tukkukaupan ydintoimintaa ei ole ylläpitää palvelimia ja ohjelmistoja. Lähes aina pilvipohjainen järjestelmä on oikea ratkaisu, joka tuo mukanaan helpon päivitettävyyden, skaalautuvuuden ja kustannustehokkuuden, jolloin maksat vain tosiasiallisesta käytöstä ja hinnoittelu joustaa käytön mukaan. Kiinteiden investointien sijaan toiminnallisuutta ostetaan tarpeen mukaan muuttuvana kuluna. 
  • Ratkaisu kaikkien käyttöön, ei vain tietyille käyttäjäryhmille: Kaikki työntekijäryhmät tarvitsevat toiminnanohjausta päivittäisessä työssään. Aika, jolloin ERP oli vain talousosastoa, varastokirjanpitoa ja johtoa varten, on jäänyt kauas taakse. Kaikkien työntekijöiden kaikki toiminnot tehdään ja kirjataan toiminnanohjausjärjestelmän muodostamalla alustalla. Kaikki tieto perustuu kirjauksiin (sekä automaattisiin että manuaalisiin) ja on koko ajan käytettävissä, olipa sitten kyseessä asiakaspalvelutilanne, logistisen solmun selvittely tai myydyn tuotteen jäljitettävyys.
  • Mahdollisuus rakentaa yhtenäinen liiketoiminta-alusta kaikille ydinjärjestelmille: Liiketoiminnan johtamisen, asiakaspalvelukyvyn ja prosessien tehokkuuden näkökulmasta on ehdoton vaatimus, että data virtaa kitkatta. Jos tukkukaupan yrityksellä on käytössä useita keskeisiä järjestelmiä, ne pitää voida integroida toiminnanohjausjärjestelmään. Toinen mahdollisuus on toteuttaa laajempi uudistus, jossa erillisjärjestelmien toiminnot siirretään kaikki tehtäväksi yhdellä toiminnanohjausjärjestelmällä. 
  • Kyky tukea lisäarvopalveluja ja uusia liiketoimintamalleja: Tukkukaupalla on mahdollisuus luoda uusia, digitaalisuuteen pohjautuvia palveluja tai jopa kokonaan uusia liiketoimintamalleja. Kyse voi olla esimerkiksi toimitetun laitekannan etähuollosta, etäpäivityksistä tai datan analysoinnista. Toisaalta tukkukauppa saattaa haluta laajentaa vaikkapa kierrätyspalveluihin, itse koottujen tuotepakettien tarjoamiseen tai valikoitujen palvelujen operointiin ostajan puolesta. Mahdollisuuksia on monia ja toiminnanohjausjärjestelmästä on hyvä löytyä joustoa ja ominaisuuksia uudentyyppisen bisneksen pyörittämiseen. ERP-toiminnanohjausjärjestelmän skaalautuvuus ei siis tarkoita vain käyttäjämäärien lisäämistä, vaan kykyä toimia alustana tulevaisuuden liiketoiminnalle. 

Kuinka luot toiminnanohjauksen avulla kilpailukykyä? 

Tulevaisuuden tukkukauppa on entistäkin asiakaslähtöisempää ja tehokkaampaa. Tämän mahdollistaa dataohjautuvuus, automatisointi, digitaaliset palvelut ja jatkuvan kehittämisen ajattelumalli.

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on aina liiketoimintauudistus. Se ei ole pelkkä IT-projekti tai taloushallinnon vetämä “pakollinen” hanke. Hankinnan kohteena on liiketoiminta-alusta, jonka avulla johdat ja kehität datavetoisesti kaikkea tukkuyrityksesi nykyistä ja tulevaa toimintaa sekä varastonhallintaa. Siksi hankkeen omistajuus kuuluu yrityksesi ylimmälle liiketoimintajohdolle ja liiketoimintayksiköille. 

ERP:n myötä sinulle avautuu tilaisuus sujuvoittaa yrityksesi oman toiminnan tunnistettuja pullonkauloja ja tehostaa tärkeimpiä sekä usein toistuvia liiketoimintaprosesseja. Uusi liiketoiminta-alusta mahdollistaa myös nopeammat ja asiakaslähtöisemmät palvelut — tieto on koko ajan reaaliaikaisesti saatavilla kaikkiin yrityksesi palvelutapahtumiin ja asiakkaittesi kanssa käytyihin keskusteluihin. Jos sellainen on aiemmin puuttunut, uudistettu järjestelmä tuo sinulle kyvyn porautua yksittäisen tuotteen tasolle missä tahansa vaiheessa hankintaketjua, toimitusprosessia ja asiakkaasi asiointiprosessia.  

Yrityksesi kilpailukyky kasvaa, kun järjestelmä ei enää rajoita toimintaa, vaan mahdollistaa aiempaa suuremman tehokkuuden, vapauttaa automatisoinnilla ja prosessien sujuvoittamisella aikaa rutiinitöiltä sekä tarjoaa aina ajantasaisen tilannekuvan. Uudet toimitus-, tiedonvaihto- ja palvelukyvykkyydet pohjautuvat nykyaikaiseen ERP:hen, joka on liitetty muihin yrityksesi käytössä oleviin keskeisiin järjestelmiin. Tieto ei siiloudu, eikä toiminta hidastu tai katkea eri järjestelmien välillä. 

Tärkeää on jatkuva kehittäminen. Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole koskaan lopullisesti valmis, koska liiketoiminnan tarpeet kehittyvät ja muuttuvat jatkuvasti. Järjestelmä skaalautuu ja se on hyvä sovittaa vastaamaan uusia tilanteita. Voit ottaa järjestelmässä huomioon uudet tuotteet, uudet palvelut ja uudet seurantatarpeet sitä mukaa, kun niitä ilmenee. Bisneksen ja liiketoiminta-alustan kehitys kulkee ”käsi kädessä”. 

Fellowmind on kokenut ratkaisukumppani tukkukaupan ja varastonhallinnan tarpeisiin 

Panosta sopivan toimittajakumppanin valintaan. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- ja käyttöönotto on ensimmäinen vaihe kehitettäessä tukkukaupan alan yrityksen liiketoimintaa dataohjatuksi. Tarvitset kokeneen, toimialakokemusta omaavan kumppanin.  

Huomioi, että toinen vaihe kehitystyötä käynnistyy kuitenkin pian käyttöönoton jälkeen: prosesseja jatkokehitetään ja uusia liiketoimintoja rakennetaan juuri hankitun toiminnanohjausjärjestelmän päälle. Myös tähän toiseen vaiheeseen tarvitset asiantuntevan toimittajakumppanin — siksi hyvä toimittajakumppani on erittäin tärkeä. 

Fellowmind toimittaa Microsoft Dynamics 365 -pohjaisia, johtavia toiminnanohjausjärjestelmiä yli kahden vuosikymmenen kokemuksella. Tunnemme syvällisesti teollisuuden, logistiikan ja kaupan alan toimijoiden tarpeet. 

Testattu, nopea toimitusmallimme ja kokeneet konsulttimme takaavat, että uusi järjestelmäsi vastaa liiketoimintasi vaatimuksia, tehostaa toimintaprosessejasi ja tulee käyttöösi sovitun aikataulun mukaisesti. 

Ota yhteyttä 

Ole yhteydessä meihin Fellowmindilla, kun haluat kehittää yrityksesi liiketoimintaa ja uudistaa prosesseja – jutellaan lisää, miten voimme auttaa. 

Kimmo Immonen

Kimmo toimii Fellowmindilla asiakkuuksista vastaavana johtajana. Hänellä on vahva kokemus erityisesti palvelu- ja kaupan alan yritysten liiketoiminnan prosesseista ja kehittämisestä. Ole yhteydessä: kimmo.immonen@fellowmind.fi tai 040 530 4335