Projektinhallintaohjelma tuo ketterämpää projektinhallintaa ja kustannustehokkuutta

Projektiliiketoiminnan ketteryys, kustannustehokkuus ja asiakaspalvelukyky ovat kiinni muutamien perusasioiden tinkimättömästä toteutuksesta. Projektinhallintaohjelmat tarvitsevat vankan perustan. Kun yrityksesi prosessit ja järjestelmät ovat kunnossa, palkintona on sujuva ja ennustettava arki projektien parissa. Samalla koko projektiportfolion koordinointi paranee ja organisaatiosi nopeuttaa omaa oppimistaan.

projektinhallintaohjelma-tuo-ketterampaa-projektinhallintaa_Blog_image_1600x800.jpg

Näin saat enemmän irti Microsoft Dynamics 365 Project Operations ja Supply Chain Management -ratkaisuista

Projektibisnes on yhä laajempaa ja nopeampaa. Kun kilpailu kiristyy toimialalla toisensa jälkeen, myös projektiliiketoiminnassa ovat katteet usein yhä matalammat. Tulosta tehdäkseen yrityksen on onnistuttava kaikessa.

Projektijohtamisen merkitystä tässä yhtälössä ei voi kylliksi korostaa. Kokenut projektijohtotiimi on ratkaisevan tärkeä, jotta liiketoiminnan kaikki vaiheet onnistuvat: suunnittelu, tarjouslaskenta, hanketoteutus ja hankkeesta oppiminen.

Paraskin johtaja esikuntineen taistelee kuitenkin tuulimyllyjä vastaan, jos projektinhallinnan prosessit ja työkalut eivät ole alati kasvavien vaatimusten mukaisia. Hyvä projektinhallintaohjelma on yksi tarvittava ratkaisu, mutta ei ainoa.

Keskeistä on palata prosessien ja työkalujen osalta perusasioihin ja tarkastella niitä kriittisesti: onko perusta kunnossa - vai onko siinä puutteita, jotka vaikeuttavat kaikkea muuta työtä?

Kun haluat ketterämpiä projekteja, joista saat parempaa katetta, panosta perusasioihin.

Oikea tilannekuva on projektijohtamisen ytimessä

Harvoin projekteissa kaikki menee täysin suunnitellusti. Poikkeamiin pitää pystyä reagoimaan luotettavasti ja nopeasti – vain silloin korjaustoimenpiteet vaikuttavat ajoissa ja oikeansuuntaisesti.

Jos esimerkiksi kustannuksia kirjataan pitkällä viiveellä, menetetään reaaliaikainen näkyvyys tietoihin. Tällöin saatetaan menettää myös oikea hetki, jolloin korjaavia toimenpiteitä voi tehdä - näin haasteet voivat kumuloitua. Siksi luotettavan ja reaaliaikaisen tilannekuvan säilyminen on projektijohtamisessa erittäin tärkeää.

Kun on kyse isosta organisaatiosta ja isosta projektisalkusta, oikean ja reaaliaikaisen datan merkitys korostuu. Jos ylimmälle johdolle kerättävä, strategiseen päätöksentekoon tarvittava data on vaillinaista, ei se mahdollista myöskään yritystasolla oikeanlaista seurantaa ja päätöksentekoa.

Mutta eikö ammattitaitoinen projektipäällikkö pidä kaiken näpeissään? Ei aivan. Projektipäällikön kykyä tilannekuvan muodostamiseen rajoittavat harmittavan usein prosessi- ja järjestelmähaasteet.

Projektinhallinnan kolme perushaastetta: reaaliaikaisuuden puute, kustannusten kohdentamisen vaikeus ja osaoptimointi

Projektien kirjo on valtava: Kauppakeskuksen monivuotinen rakentaminen on kymmenistä tuhansista toimenpiteistä koostuva projekti, mutta yhtä lailla projekti voi olla muutaman kuukauden koulutuskokonaisuus tai asiakkaan tilaama tietojärjestelmän muutoshanke. Projektityössä voi olla keskeisenä resurssina alansa huippua edustavia tutkijatohtoreita tai perustyötä tekeviä duunareita — tai Sveitsistä vuokrattu kallionporauskone.

Silti vähänkin monimutkaisemman projektinhallinnan keskeiset kipupisteet ovat toimialasta riippumatta samankaltaisia. Projektiliiketoiminnalle tyypillisiä haasteita ovat:

  • Siiloutuneet työkalut: Projektinhallinta elää käytännön toiminnan tasolla omaa elämäänsä Exceleissä ja projektinhallintaohjelmistoissa. Taloushallinto ja siihen tukeutuva ylin johto elää puolestaan omaa elämäänsä toiminnanohjausjärjestelmän varassa. Yhteys näiden välillä voi olla yllättävän ohut. Siksi kokonaisuus on vaikeasti hallittava tilkkutäkki. Päätöksiä tehdään vaillinaisen tiedon perusteella.
  • Huono ja tökkivä käytettävyys: Yksityiskohtaisten ja ajantasaisten tietojen syöttäminen, päivittäminen sekä seuranta on työlästä. Järjestelmiä on monia ja ne saattavat olla hankalia käyttää tai eivät ole lainkaan kaikkien relevanttien tahojen käytettävissä. Niinpä tietoa jää puuttumaan tai hankala käytettävyys ajaa ihmisiä keksimään erilaisia oikopolkuja, joilla välttää aikaa vievä tietojen päivitys.

Projekti elää aina. Tilanne ei koskaan ole täsmälleen se, mitä alunperin suunniteltiin. Siksi jatkuva, projektinaikainen tietojen päivitys ja seuranta ovat onnistumisen kannalta elintärkeitä. Yllä mainituista kahdesta tekijästä johtuen projektinhallinnasta tulee kuitenkin vaikeaa.

Tilanne johtaa kolmeen projektinhallinnan perushaasteeseen. Näillä on suora vaikutus projektin kannattavuuteen, projektitoimitusten asiakastyytyväisyyteen ja projektipäälliköiden kokemaan stressitasoon. Haasteet ja niiden vaikutukset ovat:

  • Reaaliaikaisuuden puute: Päätöksentekoon tarvittava data on puutteellista, koska se on eri järjestelmissä ja eri muodoissa. Osin se syötetään hitaasti, vasta päiviä tai viikkoja tapahtuman jälkeen. Osin se puuttuu kokonaan, koska sitä ei ole vaivauduttu hankalakäyttöiseen järjestelmään syöttämään. Tämän tuloksena päätöksiä tehdään vanhentuneen tilannekuvan pohjalta. Tietyn hetken poikkileikkausnäkymä ei kerrokaan oikeasta tilanteesta, vaan on viiveellinen osatotuus.
  • Kustannusten kohdentamisen vaikeus: Hitaasti kertyvä tilannekuva vaikeuttaa kustannusten seurantaa. Vielä isompi ongelma on se, että kustannuksia kertyy, mutta siiloutuneista järjestelmistä, ohjeistuksen puutteesta tai vaikeakäyttöisyydestä johtuen ne eivät kohdennu oikein. Kohdentamattomia kuluja kumuloituu ja ennen niiden työlästä erittelyä ei ole mahdollista arvioida projektin tunnuslukuja oikein.
  • Osaoptimointi: Projektit sisältävät usein keskenään ristiriitaisia paineita ja eri toimijoilla on omia tavoitteita sekä oman toimintansa reunaehtoja. Kiire, yhteisten tavoitteiden puute, viestinnän haasteet, mennään-sieltä-mistä-aita on-matalin -asenne ja vaikeakäyttöiset järjestelmät voivat kukin johtaa siihen, että yksittäinen toimija optimoi omaa tekemistään muiden kustannuksella. Projektijohdon on varsinkin isoissa projekteissa vaikea puuttua tähän, jos tarkka, ajantasainen kokonaisnäkymä tilanteeseen uupuu. Osaoptimoinnin kustannukset selviävät usein vasta jälkikäteen.

On tärkeää huomata, että yllä kuvatut seikat eivät ratkea projektijohtajan johtamistaidoilla. Paraskin projektipäällikkö on voimaton, jos yritys ei ole nähnyt projektinhallinnan ongelmien järjestelmätason juurisyytä ja panostanut prosessi- sekä työkalutason perushaasteiden ratkaisemiseen.

Käänteisesti: hyvien työkalujen ja prosessien tukemana keskitasoinenkin projektipäällikkö voi tehdä huipputulosta!

Ratkaisu: käynnistä projektiliiketoiminnan kehittämishanke, älä ohjelmistohanketta

Perinteisesti on toimittu niin, että käytännön projektinhallinnan osalta viedään ylimmän johdon ja taloushallinnon käyttämään toiminnanohjausjärjestelmään vain se vähimmäistieto, jonka ERP tarvitsee toimiakseen. Näin saadaan talousluvut jollain tavalla kohdilleen, monesti viikkojen viiveellä, mutta muu ohjaus- ja päätöksentekotieto on vaillinaista.

Tämä ei enää riitä.

Sekä projektijohto että yrityksen ylin johto tarvitsevat yhden yhtenäisen projektinhallinnan järjestelmän. Sen on oltava helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja kaikkien aidosti käyttämä.

Onnistumisen edellytys on oikea ajattelutapa: kyseessä on projektiliiketoiminnan kehittämishanke, ei ainoastaan projektinhallintaohjelman ostaminen. Kehittämishanke noudattelee seuraavaa kaavaa:

  1. Tunnista siiloutuneet järjestelmät: Selvitä, missä kaikkialla yrityksessäsi projektiliiketoimintaa pyöritetään ja mihin data kertyy.
  2. Valitse toimittajakumppani: Hyödynnä kokeneen konsultin osaamista vastaavista ratkaisuista ja toimialasi erityistarpeista.
  3. Sujuvoita prosessit: Mieti, kuinka yksi yhtenäinen järjestelmä toimii koko projektin elinkaaren ajan: suunnittelu, tarjouslaskenta, hanketoteutus, jälkihoito ja oppiminen.
  4. Ratkaise käytettävyys: Suunnittele, miten saat kaikki käyttäjät mukaan: huomioi myös se työmaalla silikonipurkkia tarvitseva työntekijä, jolle pitää olla helppoa hankkia tarvittava tavara ja myös helppoa mobiilisti kirjauttaa se samantien oikealle kustannuspaikalle.
  5. Ratkaise reaaliaikaisuus: Pohdi, kuinka saat työprosessin ja käytettävyyden sellaiseksi, että ei ole esteitä asioiden kirjaamiselle viimeistään saman päivän aikana.
  6. Suunnittele toteutus: Suunnittele, miten siirrytte nykyisestä järjestelmästä ja toimintaprosessista uuteen.

Kehittämishankkeen iso hyöty on perinteisten toimintamallien kyseenalaistaminen. Monesti kehittämishankkeen yhteydessä yrityksissä huomataan, että aiemmat uskomukset eivät olekaan totta. Aiemmat ajatukset oman tehokkuuden tasosta tai yrityksen kilpailukyvystä joutuvat positiivisella tavalla kriittisen tarkastelun alle.

Onnistumisen edellytys: projektinhallintaohjelma kuntoon

Suosittelemamme järjestelmäratkaisun perusta on useimmiten Microsoft Dynamics 365 Project Operations tai Dynamics 365 Supply Chain Management.

Lähtökohtanamme on laajentaa näitä perusratkaisuja valmiilla lisäarvotuotteilla. Ne auttavat käytettävyyden varmistamisessa ja yrityksesi toimialakohtaisten tarpeiden huomioimisessa. Näin varmistumme siitä, että yritykselläsi ei tule tarvetta enää tehdä käytännön projektinhallintaa erillisratkaisuilla tai Exceleillä. Hoidat kaikki tarjouslaskennasta alkaen yhdellä integroidulla kokonaisuudella, jonka pohjan muodostaa Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmä.

Näin saat yhtenäiseen kokonaisuuteen koko projektin elinkaaren ja huomioit kaikki organisaatiosi päätöksentekotasot: strategisen, taktisen ja operatiivisen. Jokainen työntekijäsi saa tarvitsemansa, mahdollisimman reaaliaikaisen poikkileikkausnäkymän kulloisenkin hetken tilanteeseen. Tieto ei enää siiloudu vaihteleviin virityksiin ja läpinäkyvyys paranee.

Fellowmindilla olemme oppineet, että toimialasta tai toimintamaasta riippumatta projektinhallintaohjelman käytön onnistumisessa kaikki pohjautuu käytettävyyteen. Ihmiset käyttävät järjestelmiä inhimillisine piirteineen. Hyvällä käytettävyydellä voit vaikuttaa projektinhallinnan perusedellytykseen: siihen, että työntekijäsi syöttävät järjestelmään dataa luotettavasti ja jatkuvasti.

Tällä on suora vaikutus projektiesi kannattavuuden seurantaan ja parantamiseen. Projekteissa on tyypillistä, että valmistumisastetta seurataan eri osa-alueiden osalta ja maksut toteutuvat niiden pohjalta. Nopeammalla kirjaamisella saat laskut ulos nopeammin. Ja käänteisesti: jos kulujen kirjaus ei vaikeasta käytettävyydestä johtuen seuraa oikealla tavalla projektisuunnitelmaa, vaan tapahtuu myöhässä, niin hallinnointi muuttuu painajaismaiseksi ja tuottaa epäedullisia skenaarioita mm. kassavirran hallinnan suhteen — sisääntulevan ja ulos valuvan rahan synkronointi muuttuu, kun kustannuksia valuu sisään jälkikäteen eikä oikea-aikaisesti. Siksi käytettävyyteen panostaminen on keino parantaa yrityksesi projektitaloutta.

  • Asiantuntijavetoinen projektiliiketoiminta: perusratkaisuna Microsoft Dynamics 365 Project Operations
    Henkilöresursseihin perustuva projektibisnes tarvitsee perustakseen projektinhallintaohjelman, joka sisältää monipuoliset ominaisuudet ihmisten hallinnointiin ja operatiivisen tason resurssien varmistamiseen sekä seurantaan. Nämä löytyvät helpoimmin Dynamics 365 Project Operations -kokonaisuudesta. Tätä ratkaisua voit käyttää itsenäisesti tai liitettynä olemassaolevaan Dynamics 365 Finance & Operations -järjestelmään.
  • Logistiikkaan ja tavaravirtoihin pohjautuva projektiliiketoiminta: perusratkaisuna Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
    Tavaravirtojen optimointi, logistiikan seuranta ja lukuisten alihankkijoiden hallinnointi on usein tehokkainta Dynamics 365 Supply Chain Managementin avulla. Toimialasi luonteesta riippuen tätä ratkaisua kannattaa laajentaa useilla lisäarvotuotteilla, joiden avulla saat kattavan ja yhtenäisen kokonaisuuden yrityksesi projektiliiketoiminnan kaikkiin tarpeisiin.
 
Lisätietoja

Jos haluat kehittää yrityksesi projektivetoista liiketoimintaa ja keskustella tarkemmin liiketoimintaasi tukevista ratkaisuista, olethan yhteydessä. Autamme mielellämme!

Mikko Perukangas

Mikko työskentelee Fellowmindilla Advisorina projektiliiketoiminnan asiantuntijatehtävissä ja tukee tiiminsä kanssa asiakkaita erilaisissa digitalisaatio- ja muutoshankkeissa. Ota yhteyttä: mikko.perukangas@fellowmind.fi