Moderni työympäristö - näin Microsoft Teams uudistaa työntekoa

Modernit työympäristöt, joissa työn tekeminen onnistuu ajasta, paikasta ja työvälineistä riippumatta aina yhtä tehokkaasta, ovat ottaneet aimo loikan eteenpäin kehityksessä viimeisen vuoden aikana. Teknologia ja digitaaliset pilvipohjaiset työvälineet mahdollistavat modernin työympäristön ja pilvitoimistot jo nyt, mutta oletko modernin työympäristön käyttäjänä tai digitaalisista työvälineistä vastaavana tietohallintojohtajana pysynyt mukana kehityksen kelkassa?

moderni-tyoymparisto-nain-microsoft-teams-uudistaa-tyontekoa.jpg

Yksi tällaisista modernia työtä tukevista ja vauhdittavista työkaluista on Microsoft Teams. Kokoustyökalun ohella Teams on monipuolinen tiimiympäristö ja käyttöliittymä, mikä sujuvoittaa työtä järjestelmäviidakon ja kiireisten aikataulujen keskellä. Oikein hyödynnettynä Teams tekee koko työyhteisön työstä miellyttävämpää ja helpompaa.

Pelkkä työkalu ei kuitenkaan tee työympäristöstä automaattisesti modernia, tärkeää on miettiä yhdessä pelisäännöt ja tehdä pilvessä työskentelystä myös turvallista. Lue blogistamme, kuinka otat Microsoft Teamsin monipuoliset mahdollisuudet täysimääräisesti käyttöön yrityksessäsi tukien samalla yhteistyötä tiimien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmiesi kanssa - unohtamatta tietoturvallisia prosesseja ja helppokäyttöisyyttä.

Tunnetko Teamsin monipuoliset mahdolli­suu­det?

Microsoft Teams on yksi tunnetuimmista ja suosituimmista kokoustyökaluista. Se on kuitenkin merkittävästi enemmän kuin pelkkä kokoustyökalu tai väline videopuheluihin, jollaisena sitä moni on tottunut käyttämään.

Microsoft Teams on keskeinen osa modernia työympäristöä. Oikein hyödynnettynä Teams:

  • keskittää asiakkaidesi ja organisaatiosi tiimien välisen yhteistyön, kuten viestinnän ja tiedostojen hallinnan, yhteen keskitettyyn ympäristöön sähköpostien sijaan

  • tekee työstä järjestelmäviidakossa saumatonta ja sujuvaa – Teams voi toimia käyttöliittymänä koko Microsoftin laajaan ekosysteemiin sekä satoihin muihin työssäsi käyttämiin sovelluksiin

  • mahdollistaa työn tekemisen tietoturvallisesti osana Microsoftin modernia pilviympäristöä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Jotta sinunkin yrityksesi pääsee nauttimaan Teamsin tarjoamista käyttömahdollisuuksista, on hyvä laittaa muutama perusasia kuntoon heti käytön alkuvaiheessa. Modernia työskentelyä tukeva työkalu yhdistettynä yhdessä sovittuihin pelisääntöihin sekä IT-osaston ottama vastuu tietoturva-asioista takaa kestävän lopputuloksen ja aidosti turvallisen pilvipohjaisen työympäristön. Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, on tiimiympäristössäsi kätevää ja turvallista työskennellä yhdessä niin oman henkilöstösi kuin asiakkaittesi kanssa.

Tästä syystä Teamsin käytön perustaksi on yrityksesi tärkeä luoda tehokkaat ja turvalliset mallit ja rakenteet tarvittavine rajauksineen jo ennen varsinaista laajempaa käyttöä. Hyvä tapa tähän on esimerkiksi Teams Playbook eli ohjeistus, joka sisältää yhteiset säännöt ja ohjeet käyttäjille sekä organisaation pilvipohjaisesta työympäristöstä vastaaville.

Microsoft Teams tukee sujuvaa tiimityös­ken­te­lyä – 3 askelta kohti modernia työympäristöä

Millaisia Teamsin monitasoiset käyttömahdollisuudet sitten ovat? Tässä poimintoja käyttökohteista ja parhaista menettelytavoista, jotka auttavat sinua ottamaan Teamsin käyttöön yhä monipuolisemmin. Työkalun monet mahdollisuudet eivät kuitenkaan rajoitu vain näihin, vaan Teams tarjoaa vaihtoehtoja vieläkin edistyneempään käyttöön. Näillä vinkeillä pääset kuitenkin jo hyvin vauhtiin.

Perusteet kuntoon - parempaa, järjestelmäl­li­sem­pää ja tietoturval­li­sem­paa kokoustamista virtuaali­ses­ti

Keskitetty työympäristö helpottaa säännöllisesti kokoontuvien ja työskentelevien tiimiesi yhteistyötä. Useille voi olla on uutta, että Teamsiin voi luoda oman tiimiympäristön. Sen sijaan, että jaat materiaaleja ja käyt keskusteluja sähköpostitse, voit hoitaa kaiken tämän yhdessä ja samassa tiimiympäristössä läpinäkyvästi ja reaaliaikaisesti.

Teamsin käyttö kannattaakin aloittaa ottamalla käyttöön yhä tehokkaammat kokoustavat, keskustelukanavat ja tehtävien hallinnointi. Tässä muutama vinkki, miten voit tukea sujuvaa kokoustamista ja yhteistyötä Teamsissä.

  • Opasta ja sovi kokoustamisen menettelytavat yhdessä: Tehokkaasti pidetyt kokoukset edellyttävät, että henkilöstösi osaa käyttää Teamsiä ja tuntee sen mahdollisuudet. Teams sisältää lukuisia kokouksia tehostavia toimintoja, joilla niistä voi tehdä monin tavoin osallistavampia ja vuorovaikutteisempia. Esimerkkejä näistä toiminnoista ovat pienryhmäkeskustelut ja livereaktiot.

    Hyvä idea on tarjota yrityksesi työntekijöille säännöllisesti teknistä käyttökoulutusta Teamsin uusista ominaisuuksista. On myös hyvä systemaattisesti suunnitella organisaatiosi yhteisiä käytäntöjä ja uusia toimintatapoja kokoustamiseen. Kun Teamsin käytön perusteet ja kokoustamistavat ovat hallussa, on helppo laajentaa käyttöä myös muuhun tiimityöskentelyyn.

  • Keskitä keskustelut ja tiedonvaihto tiimikanavalle: Teamsin avulla pidät yhteistyön kokonaisuudessaan yhdessä keskitetyssä ympäristössä. Tämä nopeuttaa yhdessä tekemistä ja asian ympärille organisoitumista huomattavasti. Voit viestiä sekä ylläpitää myös tärkeitä dokumentteja tiimikanavalla – näin viestintä on läpinäkyvää ja kaikilla on samat tiedot reaaliaikaisesti.

  • Hallinnoi tehtäviä ja vastuita tiimikanavalla: Tiimikanavalla voit jakaa kätevästi myös esimerkiksi suunnitelmia, tapahtumia ja kokousten organisointia koskevia tehtävävastuita tiimisi jäsenille. Vain muutama klikkaus ja olet lisännyt esimerkiksi tehtävien hallintaa helpottavan Microsoft Planner -työkalun omaksi välilehdekseen tiimikanavalle.

Kehitä työskentelyä Teamsistä käsin - helpompaa yhteistyötä ja tiedostojen jakamista tiimien välillä reaaliaikai­ses­ti

Kun Teamsin perusteet ovat hallussa, on aika laajentaa sen käyttöä. Kehittynyt Teamsin käyttö on enemmän kuin kokoustamista ja keskusteluja. Monella yrityksellä on paljon hyödyntämätöntä potentiaalia Teamsin käytössä. Hyvä esimerkki tästä on moderni tiedostonhallinta, joka parhaassa tapauksessa sujuvoittaa ja nopeuttaa jokaisen työtä huomattavasti poistaen turhia työvaiheita arjesta.

  • Nopeuta työtä modernilla tiedostonhallinnalla: Materiaalien käsittely on Teamsissä helppoa, sillä sen voi organisoida samalla tavoin kuin organisaatiosi työasemilla. Vaikka tämä ominaisuus ei ole suoraan käytössä Teamsissä, voi sen joustavien muokkausmahdollisuuksien myötä rakentaa organisaatiosi Teams-ympäristöön hyvinkin pienellä lisätyöllä.

    Teamsiin rakennettu tiedostonhallinta laajentaa työkalun käyttöä - voit muokata materiaaleja ja tehdä töitä normaalisti Word-, Excel- ja muilla Microsoft 365-työkaluilla, vaikka käytät niitä Teamsistä käsin. Tämä laajentaa Teamsin päivittäiskäyttöä ja parantaa näkyvyyttä yhteistiin tiedostoihin, muistioihin ja esitysmateriaaleihin suuresti. Tiedostonhallinta Teamsin kautta antaa myös mahdollisuuden tiimisi jäsenille saman dokumentin työstämiseen yhteisesti. Tämä pieneltä kuulostava toiminnallisuus voi tuoda suuria parannuksia jokaisen työntekijäsi päivittäisiin työtehtäviin.

    Vaikka Teams tarjoaa nykyaikaisen tiedonhallinnan, on käytön myös tällä tasolla perustuttava parhaisiin tietoturvakäytänteisiin. Hyvän tietoturvan keskiössä ovat mm. vahva tunnistautumistapa sekä käyttäjien ja ympäristöön liitettävien luotettavien laitteiden tunnistaminen.

Microsoft Teams kaiken keskiössä, käyttöliit­ty­mä­nä

Kun haluat Teamsistä mahdollisimman paljon hyötyä, käytä sitä eri järjestelmien, datan, materiaalien ja keskustelujen yhdistävänä alustana. Voit tuoda sinne dataa lukuisista muista käytössä olevista järjestelmistä ja tehdä Teamsistä tehokkaan käyttöliittymän kaikkiin työpäivän aikana tarvitsemiisi järjestelmiin. Voit työskennellä monipuolisesti yrityksesi eri järjestelmillä Teamsistä käsin, eikä sinun tarvitse avata päivän mittaan useita eri työkaluja erillisiin selaimiin. Tässä muutama kehitysajatus, kuinka Teams keskitettynä käyttöliittymänä virtaviivaistaa prosesseja ja helpottaa työntekijöittesi työpäivää.

  • Käytä ulkopuolisia sovelluksia käyttöliittymästä käsin - hyödynnä integraatiomahdollisuudet Microsoftin muihin järjestelmiin sekä satoihin muihin ulkopuolisiin sovelluksiin

    Microsoft 365 -työkalujen lisäksi voit upottaa tiimiympäristöön myös kaikki muut tärkeät päivittäiskäytössäsi olevat järjestelmät, kuten toiminnanohjauksen, asiakkuudenhallinnan, raportoinnin ja analytiikan ratkaisut. Näin saat käyttöösi esimerkiksi tiimiäsi koskevat raportit ja analyysit suoraan Teamsissä reaaliajassa.

    Teamsin sisältävien sovellusten avulla voit yhdistää käyttöliittymään erilaisia verkkosivuja sekä muita palveluita. Jos tiimisi käyttävät paljon esimerkiksi asiakaspalvelujärjestelmiä, kuten tiketöintijärjestelmiä ja tilausportaaleja, voi nämä toiminnot lisätä omiksi välilehdikseen Teamsiin. Näin kaikki tekeminen pysyy yhdessä ja kätevässä käyttöliittymässä.

    Teams tarjoaa monipuolisen valikoiman eri toimintoihin, projektinhallintaan ja toimialoihin liittyviä sovelluksia, joista voit poimia käyttöösi sopivia tai tiimisi työskentelyä tukevia ratkaisuja.

  • Tehosta käyttöä eri rooleille luoduilla omilla näkymillä: Käytettävyyttä helpottavat ja tehostavat visuaaliset näkymät, joita voit rakentaa tiimikohtaisesti esimerkiksi talousjohdolle, johtoryhmälle, myyjille ja asiakasvastaaville. Kun rakennat ne roolien tarpeista ja toiveista käsin, toimivat ne arvokkaina ja työtä helpottavina toiminnallisuuksina.

    Näkymiin keräät tiimille tärkeää tietoa, mitä se voi käyttää helposti omassa työssään tai josta se voi jakaa näkemyksiä ja mielipiteitä yhteisellä keskustelukanavallaan. Tämä tehostaa yrityksesi tiimien työtä ja auttaa saavuttamaan yhä parempia tuloksia yhdessä.

Ota yhteyttä – me autamme alkuun

Haluatko kuulla lisää Microsoft Teamsin mahdollisuuksista? Sparraamme ja autamme rakentamaan Teamsin parhaat toimintamallit yrityksellesi. Luomme tehokkaat ja turvalliset mallit ja rakenteet tarvittavine rajoitteineen tiimiympäristöille ja käyttöliittymille. Rakennamme perustan, johon pohjautuen organisaatiosi pääsee laatimaan selkeät ohjeet ja säännöt tiimikanavissa toimimiseen, sovellusten lataamiseen ja työkalun turvalliseen käyttöön.

Atte Ljungqvist

Atte auttaa asiakasyrityksiä modernien pilvityökalujen hyödyntämisessä Fellowmind Finlandin infrapalveluiden tiimissä. Ota yhteyttä: atte.ljungqvist@fellowmind.fi