Miten ERP-järjes­tel­mä parantaa liiketoimin­taa­si?

ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on yksi tehokkaimpia keinoja digitalisoida liiketoimintaasi. Järjestelmän hankinta tai uusiminen on liiketoiminnan kehittämispäätös. Sen avulla uudistat ja tehostat yrityksesi prosesseja. Keskisuurille yrityksille “erppi”, kattava ERP-järjestelmä on välttämättömyys ja myös yhä useampi pienyritys siirtyy ERP:n käyttäjäksi, koska se tuo nopeita hyötyjä.

miten-erp-jarjestelma-parantaa-liiketoimintaasi.jpg

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP, Enterprise Resource Planning) on yrityksen digitaalinen liiketoiminta-alusta. Se mahdollistaa aidosti dataohjatun työskentelyn. Sen kautta johdat yrityksesi toimintoja niin operatiivisessa toiminnassa kuin taloushallinnossakin. Jokainen keskeinen prosessi kytkeytyy ERP:hen, sillä se kerää ja jakelee kaiken keskeisen liiketoimintatiedon.

ERP-järjestelmän voi toteuttaa ydintoimintoihin keskittyen, kuten vaikkapa taloushallintoon sekä logistiikkaan ja varastointiin. Yhä useammin erppi kuitenkin kattaa valtaosan kaikesta toiminnasta ja siihen voi sisältyä hankinta, tuotanto, myynti, asiakaspalvelu, jälkimarkkinointi, huoltotoiminnot sekä henkilöresurssien hallinta.

Mitä kattavampi ERP-järjestelmä on, sitä parempi ja reaaliaikaisempi tilannekuva yrityksen johdolla ja työntekijöillä on kulloiseenkin tilanteeseen.

Käsitys toiminnanohjausjärjestelmistä suurten yritysten ratkaisuina on aikansa elänyt. Jokainen keskisuuri yritys saa erpin hankinnasta ja uudistamisesta merkittäviä hyötyjä, kun se haluaa tehostaa toimintaansa ja parantaa asiakaspalveluaan. Erppi sopii myös pienemmille yrityksille, jotka työllistävät muutamia kymmeniä henkilöitä.

Menneisyyttä ovat myös pitkät ja työläät määrittelyprojektit ennen järjestelmän käyttöönottoa. ERP voidaan toimittaa valmiiksi konfiguroituna ja toimialasi erityistarpeisiin etukäteen sovitettuna pakettina.

Toiminnanohjausjärjestelmän pitää olla mitoitettu yrityksesi tarpeita vastaavaksi. Suurempi yritys tarvitsee järeämmän järjestelmän. Keskisuuressa yrityksessä korostuvat sopivan tason toiminnallisuus ja kevyt käyttöönotto. Järjestelmän käytön tulee olla helppoa käyttäjille kaikenkokoisissa yrityksissä.

Kaikille yrityksille löytyy sopiva ERP-järjestelmä. Käyttäjiä on kaikilla toimialoilla, olipa kyseessä teollisuusyritys, energia-alan organisaatio, asiantuntijayritys, insinööritoimisto, verkkokauppa, logistiikka-ala, matkatoimisto tai vähittäiskauppa.

Miksi hankkisit ERP-järjes­tel­män?

Päätöksiä tehdään jatkuvasti organisaatiosi eri tasoilla - varastotyöntekijöistä asiakaspalveluhenkilöstöön ja toimitusjohtajaan saakka. Tiedon saatavuus vaikuttaa liiketoimintaprosessien tehokkuuteen. Liiketoimintaasi pitää ohjata tiedolla, oli kyseessä sitten tuotanto, projektit, myynti, osto tai talous.

Yrityksesi kilpailukyvyn perusta on oikeaan tietoon perustuva päätöksenteko ja liiketoimintaprosessien tehokkuus. ERP:n avulla kokoat kaiken liiketoimintatiedon yhteen paikkaan ja hyödynnät sitä tehokkaasti kaikissa perusprosesseissa.

ERP-järjestelmällä on aina liiketoiminnalliset tavoitteet, jotka tyypillisesti liittyvät kasvun mahdollistamiseen, tehokkuuden lisäämiseen ja uusien palveluiden tarjoamiseen asiakkaille. Lisäksi erpin uudistamisella tai hankkimisella halutaan vähentää rutiinityötä ja tavoitellaan prosessien sujuvoittamista. ERP-järjestelmän hankinnalla voi olla myös teknologisia tavoitteita, kuten yhtenäisen ja modernin teknologia-alustan luominen ja siiloutuneista erillisjärjestelmistä luopuminen.

Keskeistä on ajatella erppiä liiketoiminta-alustana. Kyseessä ei ole yksittäinen järjestelmä tai järjestelmähanke, vaan erppi muodostaa perustan yrityksesi nykyiselle ja tulevalle liiketoiminnalle.

ERP-järjestelmän varaan rakentuvat esimerkiksi yrityksesi tulevien liiketoimintojen ja tuotteiden tai palveluiden keskeiset prosessit — sekä itse tuotteet ja palvelut, sillä niihin kuuluu aina myös digitaalisia osa-alueita, olipa kyse tuotteeseen liittyvästä asiakashallinnasta, laskutuksesta, logistiikan seurannasta tai talouden ja kannattavuuden ohjauksesta.

Siksi ERP-järjestelmän uusiminen tai hankinta tulee tehdä liiketoimintajohdon ohjaamana, ei pelkkänä IT-hankkeena.

Kuinka hyödyt ERP-toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mäs­tä?

Uuden ERP:n hankinnassa on kysymys jatkuvasta yrityksesi toiminnan kehitystyöstä, ei pelkästään yksittäisestä projektista. Osan hyödyistä saat heti, osa syntyy toimintasi kehittyessä. On hyvä ajatella, että tärkeimmät ERP-järjestelmään liittyvät päivitykset eivät itse asiassa ole ohjelmistopäivityksiä, vaan omien liiketoimintaprosessiesi kehitystyötä ja päivittämistä tilanteiden muuttuessa.

Tärkeimpiä kattavan ERP-järjestelmän tuomia hyötyjä ovat:
  • Tehokkuutesi kasvaa: sujuvoitat prosesseja ja automatisoit työtä: Yrityksesi ei kannata tuhlata resursseja työtehtäviin, jotka voi hoitaa automaattisesti. Tyypillisiä automatisoitavia työtehtäviä ovat ostotilausten välittäminen alihankkijalle tai asiakkaan laskutus toimituksen jälkeen. ERP-ratkaisu myös vähentää päällekkäistä työtä ja virheiden määrää, kun prosesseja ohjataan yhdellä järjestelmällä. Lisäksi ERP-järjestelmä paljastaa liiketoimintaprosessisi pullonkaulat, joihin voit hakea vaihtoehtoisia ratkaisuja.

  •  Informaatio virtaa virheettä: johdat tehokkaammin ja tiedät kokonaiskuvan: ERP-järjestelmä kerää yrityksesi informaation yhteen paikkaan, jolloin tiedon tarkkuus, yhtenäisyys ja turvallisuus on taattu. Jos sama tieto on useassa paikassa, on vaarana, että tieto muuttuu matkan varrella tai tietoa pääsee muokkaamaan henkilö, jolla ei pitäisi olla tietoon pääsyä. Dataa on myös helpompi päivittää, kun se sijaitsee sille kuuluvassa paikassa.

  •  Asiakaspalvelusi paranee ja nopeutuu: reaaliaikainen tieto on aina käytössäsi: ERP-järjestelmä helpottaa prosessien hallintaa ja lisäksi se myös tehostaa asiakaspalvelusi laatua. Kun tieto on ajan tasalla ja nopeasti saatavilla, voi myyntisi luvata asiakkaille paikkaansa pitäviä toimituspäiviä tai tarkistaa saatavuustietoja reaaliaikaisesti. Asiakaspalvelusi tietää järjestelmän avulla palveluhistorian ja osaa reagoida asiakaspalvelutilanteessa parhaalla tavalla. Toimitusvarmuutesi kasvaa, kun yrityksesi koko toimitusketjua ohjataan yhtenäisesti ja läpinäkyvästi ERP-järjestelmän kautta. ERP:n avulla voit myös jakaa tietoa koko toimitusketjullesi: toimittajalle, logistiikkayritykselle ja asiakkaalle.

Milloin ERP-järjes­tel­mä kannattaa hankkia?

ERP-järjestelmän käyttöönotto tai vanhan järjestelmän uusiminen tulee ajankohtaiseksi, kun huomaat liiketoimintaprosessien vievän liikaa resursseja tai tiedon kulkevan katkonaisesti erillisjärjestelmien välillä.

Kaikki tulevaisuuden liiketoimintasi on digitaalista ja pohjautuu tietoon. Kasvavilla yrityksillä datan määrä lisääntyy jatkuvasti, mikä hankaloittaa prosessien hallintaa entisestään. ERP-toiminnanohjausjärjestelmä tuo mukanaan läpinäkyvyyttä yrityksen liiketoimintaprosesseihin, jolloin toimintaa on mahdollista lähteä optimoimaan oikeaan tietoon pohjautuen.

Mieti ERP-järjestelmää valitessasi mm. seuraavia asioita:
  • Luo uutta: Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on mahdollisuus muuttaa nykyisiä toimintatapojasi. Hyödynnä tilaisuus prosessien uudistamiseen ja tehostamiseen.

  • Ymmärrä erityistarpeesi: Toimialasi määrittelee, millaiset ominaisuudet yrityksesi tarvitsee. Onneksi kaikkea ei nykyään tarvitse räätälöidä, vaan esimerkiksi Microsoft Dynamics 365 -ratkaisuista löydät toimialakohtaiset lisäosat ja tarvittavat lisätoiminnallisuudet valmiina.

  • Panosta toimittajakumppaniin: Tarvitset osaavan toimittajakumppanin (ja asiantuntijakonsultin), joka ymmärtää liiketoimintaprosessien optimointia ja toimialasi erityispiirteitä.

  • Uudistu osittainkin: Kun perusratkaisu on skaalautuva, voit tarvittaessa edetä muutoshankkeessa myös vaiheittain. Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla.

  • Osallista kaikkia: Jokaiseen työtehtävään ja rooliin liittyy digitaalisia vaiheita. Ota tavoitteeksi tuoda ERP kaikkien yrityksesi työntekijöiden käyttöön. Näin saat suurimmat hyödyt.

ERP:n toimitus­mal­li­na Fellowmind Dynamics 365 Template

Toimitamme asiakkaillemme Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (tunnettiin aiemmin nimellä AX) ja Microsoft Dynamics 365 Business Central (tunnettiin aiemmin nimellä NAV) -toiminnanohjausjärjestelmiä.

Asiantuntijoillamme on vankka liiketoimintaymmärrys ja toimialakokemus. Tavoitteenamme on yhdessä kanssasi sujuvoittaa yrityksesi liiketoimintaprosesseja ja vastata yrityksesi kasvutarpeisiin. Asiakkainamme on tunnettuja suomalaisyrityksiä eri toimialoilta. Toimitusvarmuus ja aikatauluissa pysyminen on meille kunnia-asia.

Nopea käyttöönotto tuo nopeat hyödyt ja pitää määrittely- ja käyttöönottovaiheen kustannukset hallittavina. Tarjoamme tähän ratkaisuna Microsoft Dynamics 365 -järjestelmään pohjautuvaa ketterää Fellowmind Dynamics 365 Template -toimitusmalliamme.

Olemme paketoineet valmiit perusliiketoimintaprosessit sekä toimialallesi sopivat laajennukset yhdeksi kokonaisuudeksi. Ratkaisukokonaisuus on valmiiksi parametroitu ja voit ottaa sen nopeasti käyttöön.

Vältät pitkät käyttöönottohankkeet ketterän toimitusmallimme vuoksi. Räätälöinnin tarve on pieni, kun käytössäsi on kattavasti ratkaisulaajennuksia tarpeidesi mukaan. Tämän vuoksi ratkaisu on kustannustehokas ja ketterä hankkia. Lisäksi starttaamme aina Proof of Value -vaiheella, jonka avulla voit varmistua siitä, että suunniteltu ratkaisu sopii liiketoimintasi tarpeisiin ja erityispiirteisiin.

Ratkaisun perustana on skaalautuva, pilvipohjainen Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmä. Tähän olemme valinneet toimialakohtaiset valmiit laajennukset mm. valmistavan teollisuuden, palveluliiketoiminnan ja projektiliiketoiminnan tarpeisiin. Ratkaisu mahdollistaa lisäksi Microsoft-ekosysteemin sovellusten joustavan käytön. Microsoft-ratkaisujen laaja käyttäjäpohja tuottaa ekosysteemiin jatkuvasti uusia palveluja ja toiminnallisuuksia sekä takaa toiminnanohjausjärjestelmän jatkuvuuden pitkälle tulevaisuuteen.

Lisätietoja:

Onko sinun yrityksesi liiketoimintaprosessit yhtenäiset ja kunnossa? Pystytkö hyödyntämään ajan tasalla olevaa liiketoimintadataa päätösten tukena? Tukeeko nykyinen ERP-järjestelmäsi liiketoiminnan tarpeita? Jos haluat keskustella yrityksesi liiketoiminnan kehittämisestä, niin ota yhteyttä. Voit myös lukea lisää aiheesta ja ladata oppaamme ERP-järjestelmän hankinnasta.

Harri Era

Advisor, Microsoft Dynamics 365 -asiantuntija

Harrilla on parinkymmenen vuoden kokemus Microsoft-teknologiasta ja ERP-järjestelmien suunnittelusta ja toimittamisesta asiakkaille. Hän auttaa tiiminsä kanssa asiakkaita löytämään ja hyödyntämään parhaat mahdolliset ratkaisut yritysten digitalisaatiomatkalle.