Liiketoimintap­ro­ses­sien automaatio – RPA:sta kokonaisval­tai­seen liiketoi­min­nan kehittämiseen

Viime vuodet puhuttaneen RPA-termin (Robotic Process Automation, ohjelmistorobotiikka) rinnalle on noussut lisäksi useampia erilaisia termejä hyperautomaatiosta digitaaliseen prosessiautomaatioon. Käytännössä kaikissa näissä termeissä on kuitenkin kyse kokonaisvaltaisemmasta toiminnan parantamisesta ja automaatiosta.

fellowmind-liiketoimintaprosessien-automaatio-rpasta-eli-ohjelmistorobotiikasta-kokonaisvaltaiseen-liiketoiminnan-kehittamiseen.jpg

Olemme Fellowmind Finlandilla keskittyneet koko olemassaolomme ajan yritysten ydinliiketoiminnan digitalisaatioon ja liiketoimintaprosessien tehostamiseen. Näemme RPA:n tärkeänä osana sekä tiettyjen yksittäisten prosessiosien automaatiota että hyvänä ensiaskeleena kehitettäessä asiakkaidemme liiketoimintaa entistä nopeammaksi ja fiksummaksi. RPA on ollut asiakkaillemme erittäin hyödyllinen, parhaimmillaan liki näkymätön toiminnan osanen, jolla esimerkiksi on täydennetty analytiikan dataintegraatioita, sujuvoitettu CRM:n asiakasprosesseja tai lisätty automatisoitua liiketoimintalogiikkaa yhdistämällä tekoälyn tuottamaa tietoa vaikkapa asiakaspoistumasta ja sen syistä.

Kuinka varmistaa se, ettei RPA-kehitys yrityksessäsi jää vain puuhasteluksi? Tai joukoksi suhteellisesti kalliisti ylläpidettäviä irrallisia skriptejä, jotka lopulta säästävät vain varsin rajallisen määrän työtä tai lukitsevat tehottoman prosessin paikalleen erittäin jäykkien robottien ja valmiiksi naulattujen työnkulkujen muodossa? Entä, miten pääset parantamaan prosesseja yrityksesi niissä osissa, joissa digitalisaatio ylipäänsä vaatii vielä lisäponnisteluja tai digitaalisen automaation hyötyjä ei ole vielä tunnistettu?

Seuraavassa kerromme, kuinka tunnistaa oikeat kehityskohteet ja päästä alkuun kokonaisvaltaisemmassa liiketoiminnan kehittämisessä ja prosessien automaatiossa hyödyntäen ohjelmistorobotiikkaan lisäksi myös muitakin keinoja.

Kevyt ohjelmistorobo­tiik­ka­ko­kei­lu alkuna liiketoi­min­ta­si laajempaan automatisoin­tiin

Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen (käyttäjän tai nykyisellään laajemmin käytettynä backend-ohjelmiston tietyn toiminnallisuuden automatisointi) voi joillekin yrityksille toimia myös erinomaisena alkuna laajempaan automaatioon ja kehitystyöhön.

Vaikka näkemyksemme mukaan yrityksesi saa todennäköisesti parhaan hyödyn automaatioinvestoinnistaan aloittamalla projektin organisaatiosi prosessien analysointi-, kartoitus- ja louhintatyöstä, voi joillekin yrityksille sopivin tapa lähteä liikkeelle olla kevyt RPA-kokeilu. Kokeilussa automatisoidaan perinteisellä RPA:lla jokin kevyt, yleinen prosessin osa ja päästään siten testaamaan automaation hyötyjä ripeällä aikataululla. Tämän on usein koettu olevan myös paras tapa saada henkilöstö mukaan muutokseen.

Yrityksissä, joissa ohjelmistorobotiikkaa on jo onnistuneesti hyödynnetty, muodostetaan helposti ylioptimistinen käsitys siitä, että RPA toimii ratkaisuna kaikkeen automatisointiin käyttökohteesta riippumatta. Todellisuudessa RPA on kuitenkin vain yksi osa-alue ydinliiketoiminnan järjestelmien ja prosessien automatisointia, jonka tehokkaaseen hyödyntämiseen tarvitaan kattava kuva yrityksen liiketoimintaprosessien nykytilasta ja tavoitteista sekä järjestelmistä, jotka niiden toteutumiseen vaikuttavat. RPA on osa automaatiopalettia, jonka kokonaishyödyt saadaan irti vasta yhdessä konsultoinnin, muiden teknologioiden sekä jatkuvan ylläpidon ja kehittämisen kokonaisuuden kanssa.

Liiketoi­min­ta­si tarpeet luovat pohjan kestävälle prosessien sujuvoitta­mi­sel­le ja kokonaisval­tai­sel­le toiminnan kehittämi­sel­le

Fellowmind Finlandin tavassa lähdemme aina liikkeelle liiketoimintalähtöisesti, juuri sinun yrityksesi DNA huomioiden. Advisor-asiantuntijapalvelumme tukevat liiketoimintaprosessien ja automaation kehittämisen kaikissa vaiheissa: alkuvaiheen analyysistä, konkreettiseen kehittämiseen ja jatkuviin ylläpitopalveluihin.

Liiketoimintalähtöinen prosessien automaatio ja laajempi kehittäminen johtaa usein parhaaseen ja yrityksesi kannalta kestävään lopputulokseen. Advisor-asiantuntijapalvelumme tukevat liiketoimintaprosessien ja automaation kehittämisen kaikissa vaiheissa.

Kun tarve prosessien sujuvoittamiselle yrityksessä on jo tunnistettu, mutta tarkemmat toimenpiteet ovat vielä epäselviä, on ulkopuolinen asiantuntija monesti hyvä apu ainakin alkuvaiheen analyysi- ja kartoitusvaiheeseen. Tässä esiteltynä palvelupolku, jonka avulla käynnistät yrityksessäsi kokonaisvaltaisemman liiketoimintaprosessien kehitys- ja automaatiomatkan.

  • Business Process Consulting & Advisor –palvelukokonaisuutemme on ketterä ja kannattava tapa lähteä liikkeelle liiketoimintalähtöisten tavoitteiden ja yrityksesi kannalta hyödyllisempien kehityskohteiden valinnassa. Ulkopuolisena asiantuntijana autamme yrityksesi johtoa tunnistamaan tärkeimmät kehityskohteet, valitsemaan ensimmäiset liiketoiminta-alueet ja prosessit sekä laskemaan kehitystyön kannattavuuden eli sijoitetun pääoman tuoton. Alkuvaiheessa autamme myös hahmottamaan, millä eri teknologioilla liiketoimintaprosessien automaatiota aidosti kannattaisi lähestyä sekä luomme yhdessä realistisen roadmapin seuraavista askelista ja pidemmän tähtäimen tavoitteista. Liiketoimintasi prosessien automaation liiketoimintalähtöinen kehittäminen varmistaa, että yrityksen valitsemien teknologioiden koko potentiaali on mahdollista hyödyntää paremmin.

  • Quick Start Workshop on työpajakokonaisuus, joka toimii tehokkaana starttina kokonaisvaltaisemmalle liiketoiminnan kehittämiselle. Advisor-asiantuntijamme tuntevat eri ratkaisut ja järjestelmät kokonaisvaltaisesti ja tietävät, miten eri teknologiat toimivat suhteessa toisiinsa. Kokonaisvaltaisempi näkökulma varmistaa, että liiketoimintaprosessien kehitys voidaan tehdä realistisesti ja yrityksen valitsemien teknologioiden koko potentiaalia hyödyntäen.

  • Prosessilouhinta eli Process Mining auttaa sekä alkuvaiheessa tunnistamaan prosessien tärkeimpiä pullonkauloja ja lisää ymmärrystä sen osalta, kuinka yrityksen todelliset liiketoimintaprosessit eroavat suunnitelluista prosessikuluista. Se auttaa myös hahmottamaan, mitä prosessin osia tulisi lähteä tehostamaan, automatisoimaan tai muuten parantamaan. Process Miningin hyöty ei kuitenkaan lopu tähän. Process Mining työkaluna auttaa myös tulevassa ylläpito vaiheessa. Yrityksessä tasaisin väliajoin toistuva prosessilouhinta lisää liiketoimintahyötyjä pitkällä aikavälillä sekä auttaa havaitsemaan prosessiongelmia ennen kuin niistä aiheutuu yrityksellesi suurempia kustannuksia.

  • Kehitystyö on luonnollinen ja väistämätön osa jatkuvaa tekemisen parantamista ja uudistamista. Kehitystyövaiheen aikana yhdessä asiantuntijamme kanssa valitut teknologiat ja työkalut tukevat juuri organisaatiosi tunnistettua prosessia ja tavoitteita. Kehitystyö sisältää tarpeen mukaan myös teknisen kehittämisen lisäksi muutakin, kuten itse prosessin muutoksia (välivaiheiden poistamista, prosessin muuttamista tai uuden yhteydenottotavan lisäämistä) sekä näihin liittyvää muutoksenhallintaa. Teknisissä muutoksissa valitaan useimmiten joukko eri teknologioita, kuten tarkoitukseen sopiva RPA-työkalu, olemassaolevien järjestelmien lisäkehitys tai niiden automaatiovalmiuksien parempi hyödyntäminen, analytiikka, tekoäly ja integraatiot.

  • Ylläpitovaihe ei ole tyypillisesti niinkään kehitysprosessin päätepiste vaan enemmänkin osa jatkuvan parantamisen prosessia. Ylläpidossa huolehditaan järjestelmien toiminnasta ja päivityksestä, mutta myös tarkkaillaan laatua, analysoidaan tehokkuutta ja saavutettuja liiketoimintahyötyjä sekä reagoidaan uusiin tarpeisiin. Prosessien laatua voidaan esimerkiksi seurata jatkuvalla prosessilouhinnalla. Jatkuvassa toiminnan kehittämisessä ylläpidon lisäksi suunnittelu ja kehitys kulkevat ketterästi jatkuvana syklinä, jolloin toimintaa voidaan parantaa tarpeen mukaan ympäristön ja tehtävien muuttuessa.

Ohjelmistorobotiikka on yksi hyvä ratkaisukeino moniin liiketoimintaprosessien automatisoinnin ja tehostamisen haasteisiin. RPA:n hyödyntämisen parhaiden käyttökohteiden tunnistamiseen kannattaa kuitenkin käyttää aikaa ja ulkopuolista asiantuntijuutta, jotta yritykselle eniten automaatiohyötyä tarjoavat osa-alueet ja prosessit on mahdollista tunnistaa. Osana kokonaisvaltaisempaa liiketoimintaprosessien suunnittelua ohjelmistorobotiikka auttaa yrityksesi prosesseja toimimaan tehokkaammin ja siten myös koko liiketoimintaa rullaamaan ketterämmin ja kannattavammin.

Haluatko lisätietoja?

Jos olet kiinnostunut RPA:n mahdollisuuksista ja yrityksesi liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaisesta kehittämisesta, ota meihin yhteyttä!

Advisory-palvelupalettiimme kuulu joukko valmiita työpajoja, joiden avulla on helppo päästä liiketoimintasi kehittämisen kanssa alkuun.

Haluatko lukea lisää ohjelmistorobotiikasta? Kirjoitimme aikaisemmin keväällä blogikirjoituksen nopeasta tavasta hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa Microsoftin Power Automate -ratkaisun avulla. Tutustu tarkemmin blogitekstiin täältä.

Miika Tekoniemi

Advisor, Power Platform Product Manager

Miika vastaa Power Platform -ratkaisuista ja varmistaa, että eCraftin tarjoomasta löytyy arvoa luovia tuoteratkaisuja asiakkaidemme monipuolisiin ja toimialakohtaisiin tarpeisiin. Miika on asiantuntija niin järjestelmäarkkitehtuurin kuin low-code / no-code -ratkaisujen saralla, joten ratkaisujen toteuttaminen myös räätälöitynä sovelluskehityksenä kuuluu hänen vahvuuksiinsa. Ota yhteyttä: miika.tekoniemi@fellowmind.fi