Meditation und (Selbst-)Fürsorge verbessern die hybride Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist mittlerweile in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes geworden. Durch die Integration von Dynamics 365 in Teams und durch viele tolle Custom Apps wird Teams immer mehr zu einem Hub für die digitale Zusammenarbeit. Doch trotz allen Vorzügen des mobilen Arbeitens fühlen sich immer mehr Mitarbeiter*innen erschöpft. Zu viele Videokonferenzen, zu lange Arbeitstage, kaum noch eine Trennung zwischen Privatem und Beruflichem und einfach: zu wenige Pausen! Microsoft Viva soll die Employee Experience jetzt verbessern. Aber brauchen wir wirklich eine weitere Software?

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Teams, CRM, Intranet und Business Apps verschmelzen immer mehr zu einer Plattform und vervollständigen unseren Digital Workplace. Doch längst nicht alle Unternehmen schöpfen die Möglichkeiten von Microsoft 365 komplett aus. Behandeln wir Employee Experience nicht nur als ein Buzzword der hybriden Arbeitswelt und nehmen wir das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen wirklich ernst, dann benötigen wir schlicht eine gute Portion (Selbst-)Fürsorge. Dies zeigt sich hervorragend am Beispiel unserer derzeitigen virtuellen Meeting-Kultur…

Non-Stopp-Videokonferenzen drücken auf die Motivation!

Verständlicherweise haben in der Pandemie viele Videokonferenzen stattgefunden, um auch persönliche Kontakte und die Nähe zu Kund*innen und Kolleg*innen aufrecht zu halten. Doch wie sieht die hybride Arbeitswelt oder unser derzeitiges New Normal aus? Mittlerweile scheint sich ein Automatismus eingestellt zu haben und der Klick auf „Neue Teams Besprechung“ ist schnell gedrückt. Unendlich viele Meetings quetschen sich in unsere Terminkalender und selbst in Zeiten niedriger Inzidenzen fragt zumindest in der Digitalisierungsbranche kaum noch jemand nach alternativen Absprachemöglichkeiten – Geschweige denn danach, ob wirklich jedes (Regel-)Meeting nötig ist.

Ein Meeting endet das nächste beginnt. Ohne Pausen stürzen wir von einer Besprechung in die nächste. Zudem ploppen nebenher im Chat Fragen und Kommentare auf – entweder zum Meeting selbst oder zu anderen Arbeitsthemen. Daneben werden schnell Dateien benötigt oder ein Kollege fordert kurz Feedback für die nächste Kundenpräsentation ein. Aber wir merken schnell: eine Videokonferenz nach der nächsten und ständiges „Multitasking“ sind nicht cool, sondern anstrengend und auf längere Zeit gesehen sogar ungesund. Wir fühlen uns erschöpft. Die zerfledderte Aufmerksamkeit sorgt zudem dafür, dass wertvolle Zwischentöne nicht mehr ausreichend wahrgenommen werden. Dabei sind Empathie, Aufmerksamkeit und ein achtsamer Umgang miteinander in unsicheren Zeiten und bei viel Veränderung besonders wichtig.

Kurze Pausen zwischen den Videokonferenzen reduzieren Stress!

Pausen können helfen, den Stress zu reduzieren. Eine Studie des Human Factors Lab von Microsoft über die Aktivität der Gehirnwellen während Videokonferenzen fand heraus, dass schon kurze Pausen und meditative Momente die Ermüdung durch Besprechungen – ein erstzunehmendes Problem in unserer neuen Ära der Tele- und Hybridarbeit – deutlich verringern können.

Bereits frühere Studien zeigten, dass die durchschnittliche Aktivität der Betawellen, die mit Stress in Verbindung gebracht werden, schon bei zwei und mehr aufeinanderfolgenden Sitzungen ohne Pausen weiter zunehmen. Mit anderen Worten: Der Stress häufte sich weiter an. Pausen zwischen den Besprechungen dagegen ermöglichen dem Gehirn sich zu erholen, wodurch der kumulative Stressaufbau in den verschiedenen Besprechungen verringert wird.

Mediation verbessert die Konzentrationsfähigkeit und das Engagement!

Weiter fand die Studie des Human Factors Lab heraus, dass besonders durch Meditation in den Pausen die Beta-Aktivität im Gehirn wieder gesenkt werden konnte. Mediation wirkte wie ein „Reset“ und ermöglichte den Teilnehmer*innen die nächste Besprechung in einem entspannten Zustand beginnen zu können. Zudem blieb das durchschnittliche Niveau der Betawellen über vier Videokonferenzen hinweg konstant, ohne dass sich erneut Stress aufbaute.

Bei allen Teilnehmer*innen, die Meditationspausen einlegten, zeigten die Gehirnwellenmuster positive Werte der frontalen Alpha-Asymmetrie, wodurch ein höheres Engagement während der Meetings nachgewiesen werden konnte. Ohne Pausen waren die Werte negativ. Dies deutet darauf hin, dass die Teilnehmer*innen sich zurückzogen oder weniger engagiert an der Videokonferenz teilnahmen. Einem stressgeplagten Gehirn fällt es demnach schwer, sich zu konzentrieren. Das Engagement lässt nach. 

"Unsere Forschung zeigt, dass Pausen wichtig sind, nicht nur, damit wir am Ende des Tages weniger erschöpft sind, sondern auch, um unsere Fähigkeit zu verbessern, uns in diesen Meetings zu konzentrieren und zu engagieren."

Michael Bohan, Senior Director der Human Factors Engineering Group von Microsoft und Leiter der Studie

Wie bekommen wir mehr wertvolle Pausen in unseren Arbeitsalltag?

Recht frisch auf dem Markt soll Microsoft Viva mit vielen intelligenten Möglichkeiten jetzt für eine verbesserte Employee Experience sorgen. Über die App lässt sich die Software ebenfalls wunderbar in Teams integrieren.

Besonders die Funktionen von Viva Insights, wie das Einrichten von Fokuszeiten können Raum für ungestörtes Arbeiten schaffen. Auch Pausen lassen sich leicht in Outlook planen. Viva kann an kurze Mediationsübungen erinnern und ermöglicht so ein erneutes Krafttanken. Das „virtuelle Pendeln“ unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, den Arbeitstag auch im Homeoffice bewusst ausklingen zu lassen und eine nötige „Downtime“ achtsam wahrzunehmen. Dies fällt vielen besonders schwer. Viva Insights bietet also eine gute Hilfestellung, damit Mitarbeiter*innen ihren Arbeitstag gesünder gestalten und langfristig engagierter bleiben.

Möchten Unternehmen Viva nicht nutzen, können auch manuelle Einträge in Outlook, eine Meditations-App oder eine unternehmensweite Regelung für Meeting-Zeiten, die Raum für Pausen lassen dabei helfen, einen weniger stressigen Arbeitsalltag zu etablieren. Vor allem brauchen das Management sowie alle Führungskräfte ein gutes Gespür dafür, warum diese Auszeiten wichtig und somit auch herzlich willkommen sind.

Mehr noch: Möchten Unternehmen langfristig eine gesunde, engagierte, motivierte und liebevolle Zusammenarbeit etablieren, dann benötigen sie eine Unternehmenskultur, die Pausen und Auszeiten wertschätzt und (Selbst-)Fürsorge willkommen heißt.

Fazit: Liebevolles Zusammenarbeiten als Schlüssel in eine glückliche und hybride Arbeitswelt

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Pausen nicht nur gut für das Wohlbefinden sind, sondern auch unsere Fähigkeiten verbessern. Wir bleiben länger konzentriert, sind engagierter, motivierter und können kreativer agieren. Meditation unterstützt dies. Aber sie sollte nicht allein als Motor für mehr Effizienz eingesetzt werden, denn sie kann noch mehr. Mitarbeiter*innen, die regelmäßige meditieren, sind entspannter, zufriedener und handeln empathischer. Meditation und achtsame Wahrnehmung stärken den liebevollen Umgang mit uns selbst und unterstützen somit auch ein „liebevolles Zusammenarbeiten“!

Liebevoll Zusammenarbeiten – das klingt wie „Rosa Glitzer“ für Unternehmen – vielmehr fasst es aber alles Wesentliche zusammen. Fakt ist: Menschen, die liebevoll mit sich selbst umgehen, kümmern sich auch ausreichend um ihre Pausen. Sie sorgen für ihre körperliche und seelische Gesundheit und für ihre mentale Ausgeglichenheit. Wer liebevoll mit sich selbst umgeht, ist zudem hilfsbereiter, freundlicher und empathischer im Umgang mit seinen Mitmenschen. Ihnen fällt es oft leichter, beherzt und verantwortungsbewusst zu handeln und sich auf Veränderungen positiv, frei und mutig einzulassen.

Im Umkehrschluss heißt das: Niemand, der wirklich liebevoll mit sich selbst umgeht, schüttet sich konsequent mit Arbeit zu. Überall gibt es dann und wann arbeitsintensive Phasen. Aber ein Dauerzustand – und dies ist nichts Neues – hat zur Folge, dass neben der Gesundheit auch Beziehungen (Familie, Freundschaft, Partnerschaft, Kollegium) leiden.

Die Videokonferenzen haben uns im Büroalltag wunderbar durch die Pandemie begleitet und auch jetzt bieten sie eine tolle Gelegenheit international zu kommunizieren oder beispielsweise unnötige Reisen zu umgehen. Doch selbst Jared Spataro, CVP, Microsoft 365 bemängelt:

"Die Meetings, die in den letzten 12 Monaten zur Norm geworden sind, sind einfach nicht mehr tragbar."

Eine Software, wie beispielsweise Microsoft Viva kann eine wertvolle Hilfestellung bieten, um langfristig gesündere Strukturen zu etablieren, in denen Menschen auch wieder neu aufblühen und sich besser entfalten können. Dafür sollten Unternehmen und vor allem das Management Raum für eine Kultur schaffen, in der sich Mitarbeiter*innen wieder wohler fühlen!

Microsoft Viva wird voraussichtlich in Deutschland noch etwas Zukunftsmusik bleiben. Doch während Datenschützer*innen und Betriebsräte die intelligenten Analysemethoden skeptisch beleuchten, könnten Unternehmen auch jetzt schon eine gewisse Fürsorge oder zumindest eine Mobilisierung zur Selbstfürsorge für ihre Mitarbeiter*innen bereitstellen. Es wäre doch schön, wenn die Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt ein New Normal schafft, in dem ein liebvoller Umgang mit sich selbst und mit seinen Kolleg*innen jeden Tag gelebt werden kann. 😊

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Silke Drüke
Marketing Managerin

silke.drueke@fellowmind.de