Change Management: Die 4 Faktoren für einen erfolgreichen „Digital Workplace“
Die digitale Transformation im Unternehmen verändert unsere Arbeitswelt. Neue Cloud-Strategien und ein reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen ändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an. Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller „Modern Workplace“. Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. Damit Ihre Mitarbeiter*innen den Sprung in die neue Arbeitswelt schaffen und dabei nicht die „Laune“ verlieren ist auch ein gute Portion Change Management gefragt.
Die 4 Faktoren für erfolgreiches Change Management
Organisation, Kommunikation, Qualifikation und Motivation – unter Berücksichtigung dieser 4 Faktoren können Unternehmen ihren „Digital Workplace“ erfolgreich etablieren und von intelligenten Kommunikations- und Digitalisierungslösungen durch Microsoft 365 profitieren.
1. Organisation: Schaffen Sie Strukturen zur Akzeptanz eines Modern Workplace
Erst der Mensch, dann die Technik! Möchten Unternehmen heute Microsoft 365 erfolgreich implementieren, sollten sie den Menschen in den Mittelpunkt stellen und nicht die Technik. Microsoft 365 bildet die Grundlage für viele Lösungen. Neben den altbewerten Applikationen wie Excel, Outlook und PowerPoint, gibt es auch zusätzlich Features wie Microsoft Teams, SharePoint, OneNote, Planner, Delve und Viva. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb konzentrieren wir uns bei der Einführung von M365 auf die Informationsansprüche der Mitarbeiter*innen. Alles, was an technischen Neuerungen dafür notwendig ist, spielt sich im Hintergrund ab. Microsoft 365 ist nur dann erfolgreich, wenn die User*innen den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.
2. Kommunikation: Vermarkten Sie Digital Workplace als Instrument für neue Arbeitsweisen
Der Wandel von alt-etablierten Arbeitsmodellen, hin zu einer kollaborativen und offenen Kommunikationsstruktur ist schwierig. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über die neuen Lösungen wie beispielsweise Microsoft Teams und einem Intranet auf Basis von SharePoint vorantreiben. Wichtig ist, dass sie dabei mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der strukturierten Übersicht, einfachen Kommunikation, Dokument-Sharing und Online-Meetings in Microsoft Teams kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mails in Outlook erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine weltweite Kommunikation und Zusammenarbeit.
3. Qualifikation: Vermitteln Sie Fähigkeiten für den effektiven Umgang mit Microsoft 365
Sind die ersten „Gehversuche“ geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es jetzt, die Kommunikation „top down“ in ein Zusammenarbeiten „bottom up“ zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboarding-Prozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter*innen untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen. Sie können sogenannte “Leuchttürme” benennen, also Freiwillige, die im Projekt mit gutem Beispiel vorangehen, Hilfestellung leisten und Mitarbeiter*innen abholen.
4. Motivation: Sorgen Sie für eine nachhaltig Nutzung Ihres Digital Workplaces
Ein strukturierter Arbeitsplatz, intelligente Features und vor allem eine einfache Usability sorgen dafür, dass Tools von Microsoft 365 wie beispielsweise Microsoft Teams, SharePoint und Planner gerne genutzt werden. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren. Auch spielerischere Lernelemente, Videos oder beispielsweise der Speiseplan der Kantine im Intranet können helfen, den Digital Workplace schneller zu nutzen.
Fazit für erfolgreiches Change Management
Nicht nur die innovativen und allumfassenden Lösungen von Microsoft 365 führen zu einem gut ausgestatteten „Digital Workplace“. Wichtig vor allem ist die Herangehensweise und das richtige Change Management. Es bietet den Boden für die strategische Kompetenz, alle technischen Features, relevante Daten und Informationen, sowie die geschickte Integration der täglichen Businessprozesse effizient zu vereinen.
Erst wenn alle Mitarbeiter*innen den Mehrwert Ihres „Digital Workplaces“ erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird Wissen geteilt und Produktivität gesteigert.
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