SharePoint und Azure für eine vereinfachte Reisekostenabrechnung

In Zusammenarbeit mit der dänischen National Home Guard haben wir ein System zur Abrechnung von Geschäftsreisen eingeführt. Die Reisekostenabrechnungen für die 50.000 freiwilligen Helfer sind jetzt übersichtlicher, die Erstattungen erfolgen schneller.

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Hjemmeværnet, oder auch Home Guard genannt, ist die vierte Abteilung des dänischen Militärs. Der Dienst ist freiwillig und unbezahlt. Die Mitglieder erhalten jedoch eine Entschädigung für Einkommensverluste aufgrund von Arbeitsunterbrechungen, Transportkosten und andere grundlegende Ausgaben. Die Home Guard zählt derzeit rund 50.000 Freiwillige.

Im Jahr 2018 haben wir ein umfassendes Upgrade der Plattform der dänischen Heimatschutzbehörde abgeschlossen und sie auf die neueste Version von SharePoint umgestellt. Das Online-System für die Reise- und Spesenverwaltung war danach jedoch immer noch nicht auf dem neuesten Stand.

Ein notwendiges Facelifting

Das Reisekostenabrechnungssystem, eine Mischung aus analogem 
und digitalem System, benötigte dringend ein Upgrade. Bei rund 50.000 freiwilligen Soldaten der Home Guard stiegen die Reisekosten schnell an. Das alte System war nicht in der Lage, die Anzahl der eingehenden Ausgaben effizient zu verarbeiten. Es war auch nicht fortschrittlich genug, um die rechtzeitige Erstattung an die Freiwilligen zu gewährleisten.
 

Es war Zeit für eine weitreichende Veränderung und wir standen bereit zum Dienst, um tatkräftig anzupacken!

Keeping it simple and accurate

Der Schwerpunkt dieses Upgrades lag darauf, die Software für die Reisekostenabrechnung für die Freiwilligen und das Verwaltungspersonal möglichst benutzerfreundlich zu gestalten.

Spesenerfassung und -erstattung mit wenigen 
Klicks

Mit unserem Ansatz wollten wir das System benutzerorientiert halten. Wir haben die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Nutzer untersucht und festgestellt, dass sie ein einfaches System benötigen, auf das sie überall und jederzeit zugreifen können. Und über welches sie schnell eine Rückerstattung ihrer Ausgaben erhalten können.  

Wir setzten eine vollständig automatisierte, Azure-basierte Lösung ein. Auf diese Weise würde sich das System die persönlichen Daten der Freiwilligen merken. Das bedeutet, dass ein Freiwilliger nach der ersten Nutzung nur noch spezifische Details der letzten Reise eingeben muss und dann einfach auf “Senden” klickt. 

Testen macht (fast) alles 
perfekt

Da wir eine automatische Qualitätssicherung mit sorgfältig ausgewählten Messpunkten einsetztenwurde die Benutzerfreundlichkeit während der gesamten Entwicklung des Systems weiter optimiert. Von der Erstellung der Reisekostenabrechnung über den Genehmigungsprozess bis zur Auszahlung haben wir nichts ausgelassen.

“Mit unserer neuen Reisekostenabrechnungslösung können wir unser Versprechen einlösen, den Alltag sowohl für die Freiwilligen als auch für unsere Verwaltung zu erleichtern. Fellowmind hat die Entwicklung übernommen und uns gleichzeitig hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit beraten. Wir sind mit der Qualität der gelieferten Lösung sehr zufrieden.” 

Søren Pedersen, Projektmanager, Hjemmeværnet 

Ein unkomplizierter Prozess

Wir haben die Geschäftsregeln in einen hohen Grad an automatisierten Prozessen eingebundenDadurch stellt das System sicher, dass die richtigen Prüfungen vorgenommen und die richtigen Erstattungsbeträge ausgezahlt werden. Ein großer Teil der Verwaltungsarbeit läuft jetzt automatisch ab.

Einfache Eingabe, schnellere Erstattungen 

Wir haben uns bei diesem Projekt auf die Benutzerfreundlichkeit konzentriert, und das hat sich ausgezahlt. Seit 2018 konnten 15.000 aktive Freiwillige kleine bis große Auslagen abrechnen. Der Erfolg des Systems wurde deutlich, als wir uns die Anzahl der kleinen Erstattungen ansahen. Bis Anfang April 2019 wurden bereits rund 80.000 Reisen erstattet.

Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Wir sind stolz daraufdass wir Hjemmeværnet bei der Digitalisierung ihrer Prozesse helfen konnten. Die Organisation kann sich nun auf ihre gesellschaftskritischen Kernaufgaben konzentrieren und die Microsoft Plattform die automatisierten Aufgaben übernehmen lassen. Darum geht es schließlich bei der Digitalisierung.