Digital unterwegs im Sozial- und Pflegesektor!

Der Weg zu „Carin“ 

Neben dem christlichen Leitbild sind Partizipation und Transparenz wesentliche Bestandteile des modernen Führungsstils beim Caritasverband Paderborn. Um die interne Kommunikation und die Informationsvermittlung zu verbessern, und um das Miteinander unter den Mitarbeitenden weiter zu stärken, wurde ein zuverlässiger Partner gesucht - und gefunden.

Das Ziel des Caritasverbands war es, die durch die Corona-Pandemie gestartete digitale Zusammenarbeit über Microsoft Teams weiter auszubauen. Geplant war, durch ein Integriertes Management System (IMS) digitales Prozessmanagement zu etablieren. Doch vor allem sollte das Intranet die interne Kommunikation bündeln und beflügeln.  

Konkret bedeutet dies, lokale Pinnwände und Aushänge, sowie Ordnerstrukturen auf File-Servern wurden durch ein modernes Social Intranet auf Basis von SharePoint Online inklusive Prozessmanagement abgelöst. Durch die vollständige Digitalisierung des Prozesshandbuchs und der Informationen können Mitarbeitende mittlerweile wichtige Informationen ganz einfach per Smartphone oder Tablet von überall mobil aufrufen.  

Aber nicht nur die Digitalisierung und Vereinfachung des Prozessmanagements lag dem Caritasverband Paderborn am Herzen. Die Mitarbeitenden sollten von Anfang an in die Entwicklung und Gestaltung des gemeinsamen Intranets mit einbezogen werden. Denn durch das aktive Mitwirken werden sie zum Einem Teil des Projekts, zum Anderem gestalten sie die moderne Unternehmenskultur und die Kommunikation untereinander proaktiv mit. Dadurch bleibt das Intranet auch in Zukunft aktuell, lebendig und agil und wird zur Kommunikationsplattform der Nutzerinnen und Nutzer.

Was war dafür nötig? Um alle Mitarbeitenden abzuholen und um ein authentisches Bild aus allen Einrichtungen des Verbandes zu erhalten, sorgten Mitarbeiterumfragen, eine Intranet-Arbeitsgruppe, Redakteur-Schulungen und Usability Tests für wichtigen Input. Ziel war es, dass später jede Einrichtung des Verbandes selbst über Aktionen und Geschehnisse vor Ort berichten kann. 

Challenge  

Vielleicht kommt manchmal die Frage auf: IT und Soziale Dienste? Passt das zusammen? Unsere Antwort: Selbstverständlich!  

Ein Ansatz für die Integration des Intranets war schnell gefunden. Ähnlich wie bei der Caritas steht bei Fellowmind der Mensch im Mittelpunkt. Die Technologie ist für uns als IT-Beratungsunternehmen ein Mittel, um wichtige Brücken und Verbindungen zwischen Menschen zu schlagen. So hatten wir, ähnlich wie die Caritas, schnell ein gemeinsames Ziel vor Augen: ein modernes Intranet für die Menschen – unabhängig vom Standort – welches die tägliche Arbeit erleichtern und die Mitarbeitenden enger zusammenbringen soll.  

Ein direkter Austausch durch digitale, aber auch persönliche Treffen hat allen Beteiligten ein gutes Gefühl füreinander gegeben. Aufgrund dieser Basis konnte wir gemeinsam kleinere Challenges, wie die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen im Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden lösen.

Allein die Technologie zu implementieren, bringt keinen Mehrwert für ein Unternehmen oder eine Organisation; die Anforderungen sollten klar verstanden und Lösungen Schritt für Schritt bereitgestellt werden. Vor allem aber ist es wichtig, alle Mitarbeitenden abzuholen und zu befähigen. Daher wurde das Change-Management in den eigenen Einrichtungen des Caritas Verbandes durchgeführt.  Mit Geduld und Verständnis füreinander wurde dieses Projekt zu einem wahren Herzenzprojekt, indem wir nicht nur sehr viel für die Mitarbeitenden bewegen konnten, sondern auch sehr viel miteinander gelacht haben.  

Ergebnis  

Der Caritas Verband Paderborn freut sich heute über “Carin” - denn so heißt das neue Social Intranet, dessen Logo – ein Hase – zum Mitmachen einlädt. Es bietet eine zentrale Informationsplattform mit Verlinkungen zu den wichtigsten Systemen. Neuigkeiten aus der Zentrale und allen Einrichtungen sind heute nur noch einen Klick entfernt. Neben der reinen Information lässt sich auch das Gemeinschaftsgefühl besser vermitteln.  Die intelligente Suchfunktion ermöglicht einen effizienten Arbeitsalltag und legt den Fokus auf die Kernarbeit der Mitarbeitenden.

Die über achtzig fleißigen Redakteur*innen verfassen die Inhalte, unter denen alle Nutzer*innen kommentieren oder Fragen stellen können. So halten sich die einzelnen Einrichtungen selbst auf dem neusten Stand und die interne Kommunikation bleibt lebendig und aktuell. Dieses starke Team war die Basis für ein erfolgreiches Go-Live und ein Intranet, das alle verbindet.