Jeg skiftede fra Planner til Lists – her er hvad jeg lærte

Lists har med sit Board View (Tavlevisning) sneget sig ind på Planner. Det er blevet logisk (også) at bruge Lists til opgavehåndtering, og det gjorde mig nysgerrig: kan man virkelig bruge Lists til opgaver? Det ville jeg finde ud af.

Noget kunne tyde på, at vi skal i den retning. Der er ikke de store (offentlige) udviklingsplaner for Planner, mens listen over hvad der arbejdes på med Lists, er meget lang.

Jeg tvivler på, at Planner forsvinder lige med det samme. Men det er da altid fint at være på forkant med udviklingen.

Derfor er jeg skiftet fra Planner til Lists med mine opgaver. Og i den proces har jeg lært noget. Det har jeg samlet i en listeform, og lad os bare springe ud i det:

1 Det er svært at rydde op i opgaver

Min Planner var ved at være lidt af en rodebutik. Jeg brugte det både til de store opgaver, hvor der var mange mellemtrin, og til de små opgaver, som fx blev nævnt ved kaffemaskinen. Det hele er ikke blevet løst, og langtfra det hele er igangsat. Skal det hele så med over i Lists? Næppe, for så flytter jeg bare rod fra et sted til et andet, hvilket ikke vil give mig den friske start, som jeg nu har mulighed for. I stedet måtte jeg sætte en streng regel op: har jeg ikke rørt ved denne opgave i mere end 3 måneder, så kom den ikke med. Det føltes som at ignorere arbejde, men det var det jo i forvejen. Om det er slettet eller ligger glemt i Planner kan være underordnet. Og det var faktisk meget befriende at gøre.

2 Jeg kan ikke altid forstå mine egne opgaver

Den er lidt pinlig, da jeg prøver at gøre en dyd ud af at beskrive opgaver godt. Men i den her proces har jeg fundet flere opgaver, hvor jeg bare tænkte ”Hvad hulen er det her?”. Heldigvis var der links med i opgaverne, så jeg kunne samle sporene og dermed komme i tanke om, hvad opgaven gik ud på. Men det viser, at det virkelig ikke er let at skrive opgaver. Man skal være meget præcis i sine formuleringer, så opgaver kan tåle at ligge +2 måneder, uden at man behøver være detektiv for at genkende opgaver.

Vi har skrevet om de gode opgaver i Planner før, og hvis du vil have de gode råd (og blive bedre til det end mig), så kan du læse den her.

3 Lists er ikke Planner (ja, kæmpe chok, ik’?)

Når man har været glad for én måde at gøre tingene på, og nu bliver tvunget til at gøre tingene på en anden måde, så er det sjældent at det går helt gnidningsfrit.

Det er let at begynde at mase det gamle system ned over det nye system, hvilket er uretfærdigt over for det nye system, da det sandsynligvis er tænkt anderledes end det gamle.

Det er i høj grad tilfældet med mit skifte fra Planner til Lists. For selvom jeg med Board View kan beholde Buckets og opgavekort, så er det ikke samme måde at arbejde på. Og jeg savner stadigvæk, at Buckets er lige så fleksible som i Planner. Udfordringen ligger så i at få Lists’ funktioner til at virke for mig.

Det kræver en anden svær disciplin.

4 At definere behov er svært

Jeg har måtte tænkte godt og grundigt over, hvad mine behov er, når det kommer til opgaver. Hvordan får jeg det bedste overblik, så jeg får lavet de vigtigste opgaver først, og ikke bare får én lang liste med opgaver i en tilfældig rækkefølge. Jeg er der ikke endnu, men mon ikke der dukker en ny blogpost op, når jeg har fundet en løsning for mig selv.

5 Det er sundt at skifte værktøjer ud

Jeg er kommet frem til, at det har været en sund øvelse. Det åbenlyse sunde er selvfølgelig, at jeg har fået ryddet op i mine opgaver. Det kan kun være en god ting at få ryddet op og sorteret ud i gamle ting (så længe man stadig kan finde sine ting bagefter).

Men endnu bedre har det faktisk været at få en idé om, hvad jeg egentlig har af behov ift. Task Management. For var Planner egentlig det bedste bud til mig, eller findes der noget andet, som ville virke bedre? Det er en god måde at tage et grundigt kig på egne arbejdsgange og blive klogere på sig selv.

Så min største anbefaling til at springe ud i at prøve at skifte værktøj en gang i mellem. Måske finder du noget, der rent faktisk fungerer bedre for dig. Måske finder du ud af, at det hele var perfekt som det var.

Men så ved du det.

Pernille Stechnik Normann

LMS Content Editor
+45 41 30 43 02
pernille.normann@fellowmind.dk

IntraActive

Udnyt det fulde potentiale på jeres digitale arbejdsplads med IntraActives produkter: 

  • IntraActive Intranet
  • IntraActive Learning
  • IntraActive Governance
  • IntraActive Connect