Hjørring Kommune samler alle forvaltninger på ét fælles intranet
Hjørring Kommune løfter den interne kommunikation, skaber større interaktion mellem medarbejderne og understøtter en positiv intern kultur med nyt moderne intranet.
Hjørring Kommune er den andenstørste Kommune i Nordjylland med fem forskellige forvaltninger og over 6.000 ansatte. Kommunens tidligere intranet var blot et lukket website, hvilket gav redaktørerne meget få muligheder for at skabe relevant indhold og engagere brugerne:
”På den gamle platform havde vi kun nyheder, som vi kunne pushe ud og så links til et par værktøjer. Det var en platform, der ikke blev supporteret og vedligeholdt længere. ” udtaler Daniel Rask, Teamleder i Hjørring Kommune.
Derfor var det et klart ønske for Hjørring Kommune at få en løsning, der i højere grad passede til en organisation af deres størrelse. Kommunen havde allerede påbegyndt transitionen til en moderne digital arbejdsplads baseret på Microsoft 365, og derfor var der ingen tvivl om at intranettet skulle være baseret på SharePoint. På den måde ville medarbejderne kunne genkende brugergrænsefladen, og der ville være god integration til resten af Microsoft 365 værktøjerne.
I Hjørring Kommune havde man tidligere haft et samarbejde med Fellowmind, så efter en markedsundersøgelse blev det afklaret, at Fellowmind skulle hjælpe med at opbygge og implementere den nye mere interaktive løsning med IntraActive som platform.
Målrettet information
Nyheder spiller en helt central rolle i kommunens interne kommunikation, og med IntraActive modulet Indholdsskaber er det nu lettere for kommunen at nå ud til alle i organisationen på én gang. Samtidig kan de med et enkelt klik målrette specifikke nyheder og information på tværs af interesser, lokationer og forvaltninger.
Det er vores forventning, at vi med den nye platform kan få reduceret de mange e-mails, der bliver rundsendt i organisationen. Vi vil vænne folk til, at det er på intranettet, man orienterer sig om alt fra ledelsesinformation til driftsbeskeder og beredskabsmeldinger.
I samme forbindelse, og for at sikre at medarbejderne modtager den vigtigste information, benytter Hjørring Kommune også IntraActive produktet Pling; en chatbot der sender en besked ud til de ansatte i deres Microsoft Teams-klient og derigennem hjælper brugerne med at holde sig opdateret på intranettet.
At gå efterspørgselsorienteret til værks
Hjørring Kommune gik i luften med deres nye intranet den 1. april 2022. Ifølge Daniel Rask er udrulningen indtil videre gået over al forventning.
Den interne kommunikation har generelt fået et løft over hele linjen. Selvom knapperne sidder andre steder end medarbejderne har været vant til, så har kommunens ansatte taget godt imod den nye løsning. Nu er opgaven at få udbredt kendskabet til intranettet, og de mange nye features det giver adgang til.
Ifølge Daniel Rask er det planen at gå efterspørgselsorienteret til værks og starte adoptionsarbejdet med de mest motiverede målgrupper. Desuden skal styregruppen i gang med at bygge unikke løsninger til flere af forvaltningerne, så de imødekommer deres særlige nicheprægede behov.
Et interaktivt intranet
Med det tidligere intranet havde Hjørring Kommune godt fat i de administrative enheder, men ligesom det er tilfældet i andre kommuner med en decentral opbygning, sidder der flere ude i driften, som ikke nødvendigvis husker at orientere sig på kommunens officielle intranet. Derfor har der også været fokus på at forenkle indgangen til intranettet.
”Det har hidtil været sværere for de decentrale brugergrupper at komme på intranettet. Med SharePoint er adgangen fra mobile enheder blevet lettere, da de ikke længere skal logge ind med NemID, når de ikke sidder på et administrativt netværk” siger Daniel Rask og slutter:
Det er noget helt andet at få et interaktivt intranet, når man kommer fra en lukket hjemmeside med envejskommunikation. At medarbejderne kan sende et like eller kommentere på en nyhed, er med til at understøtte en positiv intern kultur, og vi er meget spændte på at se, hvordan kommunens ansatte tager den nye kommunikationsplatform til sig. Vi er godt på vej med den nye IntraActive løsning, og nu er det blot op til os at fintune resten.
