Herlev Kommune går hele vejen for at skabe en fleksibel og effektiv digital arbejdsplads
Herlev Kommune har påbegyndt en digital transformation, der skal gøre Herlev langt mere digital og effektiv.
Hos Herlev Kommune er der i øjeblikket fart på den digitale udvikling. I starten af 2020 påbegyndte de nemlig en ambitiøs digital transformation i retning mod en mere moderne, intelligent, fleksibel og sikker arbejdsplads.
Den nye retning vil blive realiseret gennem øget digitalisering, større mobilitet og ved hjælp af en moderne og sikker IT-platform, der understøtter medarbejdernes muligheder for optimalt og effektivt samarbejde.
For IT- og digitaliseringschef i Herlev Kommune Kim Ladegaard handler digitaliseringsprojektet helt overordnet om at rykke til den grundlæggende måde, hvorpå kommunens ansatte opfatter deres arbejdsliv:
Med det kommende setup arbejder vi på at gå fra en forestilling om, at arbejdet er fysisk forankret et sted, til i stedet at anskue det som værende en aktivitet, der kan udføres hvor som helst. Fleksibilitet er derfor ét af nøgleordene i vores transformation.
Digitalt økosystem
Projektet tog sit afsæt i en beslutning om kommunens fremtidige servere. Kapaciteten på de nuværende servere i kælderrummet var efterhånden udnyttet maksimalt, og kommunen vidste, at de inden 2023 skulle flytte fra de nuværende lokaler til et nyt rådhus. For at sikre størst muligt fleksibilitet i fremtiden, blev det besluttet at påbegynde en cloud transition fra de fysiske servere til Microsoft Azure.
Med henblik på at eliminere antallet af fejl i fremtiden, søgte Kim Ladegaard i samme ombæring at skabe et digitalt økosystem. Derfor var det vigtigt, at både hardware og software var integreret i hinanden. Ud over cloudtransitionen skulle medarbejderne have adgang til Microsoft 365 platformen, ligesom at alle computere og tablets skulle udskiftes til Microsoft produkter.
I løbet af 2020 gennemførte kommunen det første pilotprojekt i samspil med Fellowmind. Her blev alle medarbejdere fra kommunens jobcenter introduceret til den nye digitale arbejdsplads i form af en Microsoft Surface computer, Microsoft 365 og fuld Azure Server migrering fra Herlevs eget serverrum. Nu gælder det så resten af kommunens medarbejdere, og Fellowmindhar netop med succes færdiggjort et bredere projekt, der inkluderer udvalgte personer i flere af kommunens afdelinger. Efter planen skal de nye digitale tiltag udrulles til 1800 af kommunens medarbejdere efter sommerferien, og hele projektet forventes færdigeksekveret med udgangen af 2021 .
Azure cloudmigrering
Med cloud-teknologien skal Herlev Kommune have migreret de fleste af deres workloads fra de oprindelige servere til Microsoft Azure. I skrivende stund er stort set alle servere og applikationer flyttet til Azure, og kun meget få er tilbage. For at skabe en samlet arkitektur i hele kommunen, er også skoleområdet og ældreområdet efterfølgende blevet føjet til transformationen.
Som en konsekvens af valget af en Microsoft Azure løsning har kommunen i samme ombæring valgt at vinke farvel til Citrix. Medarbejderne får udleveret nye computere, hvorpå alle applikationer bliver installeret og styret via Microsoft Endpoint Manager. I de få tilfælde hvor programmerne er så gamle, at de ikke kan afvikles på de nye computere, anvendes Windows Virtuel Desktop i Azure.
Kim Ladegaard har indtil videre være meget tilfreds med samarbejdet med Fellowmind:
Vi føler, at vi har valgt den helt rigtige samarbejdspartner i Fellowmind. Vi oplever stor lydhørhed. Så snart der bliver gjort opmærksom på noget, bliver der handlet hurtigt, fordi Fellowmind forstår vores behov i store træk. Cloudmigreringen stiller også nye krav til sikkerhed, så i samspil med Fellowmind er vi i gang med at kigge på best practices, for at få styr på det anselige arbejde, der også ligger i dette.
Satser stort på Microsoft Teams
Da Covid-19 pandemien foråret 2020 lukkede Danmark ned, skete det midt i Herlev Kommunes storstilede transformationsprojekt. Det blev en kærkommen mulighed for at tage Microsoft Teams i brug. Set fra Kim Ladegaards synspunkt kom der på den baggrund en generel opvågning i organisationen i forhold til Teams:
Coronasituationen har på sin vis understøttet adoptionen af Teams meget positivt. Der er kommet mange flere brugere på end forventet, fordi flere har været tvunget til at kaste sig ud i programmet – også dem der under normale omstændigheder måske ville have forholdt sig tøvende.
I takt med at kommunens ansatte nu så småt begynder at vende tilbage til det arbejdsliv de kendte før Corona, skal Herlev Kommune til at reflektere over, hvordan brugen af Microsoft Teams passer ind i det nye hybride arbejdsliv, der også indebærer fysisk fremmøde. Derfor skal der opsættes interne regler for brugen af Microsoft Teams, og til det skal Herlev Kommune benytte Fellowminds produkt IntraActive Governance.
Piloter understøtter den interne udrulning
En så stor digital transformation, som Herlev Kommune er i gang med at udføre, kræver klar og struktureret kommunikation i internt regi. Ud over det tekniske aspekt ved den nye retning, er der nemlig også både den menneskelige og organisatoriske del af forretningen, der også skal følge med den digitale udvikling, som på mange måder kan opfattes radikalt anderledes end før.
Derfor samarbejder Herlev Kommunes projektleder og Fellowmind Change Management konsulenter om at hjælpe kommunens medarbejdere med at blive fortrolige med deres nye digitale arbejdsplads og få sat de forskellige værktøjer ind i en hverdagsmæssig kontekst. Dette arbejde drives igennem af tre nøgleprincipper: Kommunikation, involvering og træning.
For at imødekomme dette arbejde, er der i den brede pilot udvalgt såkaldte piloter, der skal prøve den digitale arbejdsplads af. Den interne projektleder har et stort ansvar for strukturering og tilbagemeldinger til Fellowmind for at finde ud af hvad der fungerer godt og hvad der potentielt skal arbejdes videre med.
For at sikre at piloterne får den bedste opstart i den digitale arbejdsplads, onboardes brugerne allerede inden de modtager deres computer. Onboarding til projektet består af åben og rettidig kommunikation samt undervisning, hvor brugerne bliver introduceret til forskellige dele af den nye arbejdsplads, eksempelvis i form af en indføring i deres nye computer, eller som et kursus i et Microsoft 365 program.
Til den brede pilot er der udvalgt omkring 45 piloter fra forskellige afdelinger i kommunen, og de tæller alt fra plejepersonale og fysioterapeuter til sagsbehandlere. Et sådant projekt er vigtigt for adoptionen rundt omkring i kommunen, da de udvalgte piloter på den måde kan agere forgangspersoner og være positive meningsdannere, når den resterende del af kommunen senere skal over på den nye arbejdsplads. Cloudprojektet er det største teknologiske skifte i Herlev i nyere tid og drevet af digitaliseringskonsulent Maria Emanuelsen.
Nye og bedre vaner
Grundlæggende er der en høj grad af tilfredshed med projektet hos de ansatte, og tilbagemeldingerne har været positive. En brugerundersøgelse, der blev foretaget i foråret 2021, viste at 90 % af de adspurgte deltagere mente, at projektet i høj eller meget høj grad vil give værdi for medarbejderne i Herlev Kommune. Derudover viste undersøgelsen, at 93% forstod, hvorfor Herlev Kommune skulle flytte i skyen, mens 83% var af den opfattelse, at materialet og informationen havde været god. En respondent udtalte blandt andet således: ”Overgangen til cloud er en oplagt lejlighed til at rydde op i gamle vaner og skabe nogle nye og bedre vaner.”
For Kim Ladegaard er der ingen tvivl om, hvor gevinsten ved den nye digitale arbejdsplads har været størst:
Der hvor kommunens ansatte får den største gevinst, ser jeg helt klart som værende den fleksibilitet, der opnås i hverdagen med elementer som Azure og Microsoft 365. Derudover gør platformen det lettere at automatisere flere opgaver, hvilket medfører mindre manuelt arbejde, flere nye tanker og derved også en lang højere grad af effektivitet.
