SharePoint og Azure til forenklede rejse- og udgiftsafregning

Vi implementerede et kompensationssystem til forretningsrejser for Hjemmeværnet i Danmark. Rejseudgifterne til deres 50.000 frivillige er mere håndterbare, og refusionerne sker hurtigere.  

Fellowmind-case-Danish Home Guard.jpg

Hjemmeværnet er en del af Danmarks militære forsvar og støtter Hæren, Søværnet og Flyvevåbnet i løsningen af en række opgaver. Arbejdet er frivilligt og ulønnet. Medlemmernes tab af indkomst, fordi de tager fri fra deres job, arbejdsomkostninger og andre grundudgifter bliver kompenseret. Hjemmeværnet tæller i øjeblikket omkring 50.000 frivillige. 

Mere styr på rejseudgifterne

I 2018 gennemførte vi en større opgradering af Hjemmeværnets platform, der bragte den til den nyeste version af SharePoint. Onlinesystemet for rejse- og udgiftsadministration var dog stadig forældet. 

Et nødvendigt ansigtsløft  

Rejseudgiftssystemet var en blanding af analogt og digitalt arbejde og havde desperat behov for en opgradering. Med omkring 50.000 frivillige i Hjemmeværnet havde rejseudgifterne en tendens til at stige hurtigt. Det forrige system var ikke udstyret til effektivt at håndtere antallet af indgående udgifter. Det var heller ikke avanceret nok til at sikre en rettidig refusion til de frivillige. 

Noget skulle der laves om. Og vi var parate til at hjælpe! 

Vi gør det enkelt og præcist

Det helt store fokus har været på at gøre det let at anvende. De frivilliges eksisterende data om bopæl, krydret med en aktivitetstilmelding og en aktivitetsadresse fra det eksisterende aktivitetsmodul, giver let et bevis for deltagelse, samt en automatisk beregning af km-godtgørelse. Det hele trækkes fra eksisterende data og indsættes automatisk, så de frivillige i 9 ud af 10 tilfælde blot skal tilkendegive, at oplysningerne er korrekte. Det hele suppleres med automatisk kvalitetssikring med nøje udvalgte målepunkter, der underretter rette distrikt/myndighed, hvis der er anledning til dette. Efter ganske få dage fra indsendelsen, har den frivillige beløbet stående på sin NemKonto.

Gør hverdagen nemmere

Med modulet er der også et håb om at få større tilslutning på aktiviteterne, da det er blevet lettere og ikke mindst hurtigere at få refunderet småbeløb forbundet med aktiviteter, som den frivillige tidligere ikke orkede at få refunderet pga. den analoge tilgang.  Systemet de frivilliges personlige oplysninger. Det betyder, at en frivillig efter den første brug kun skulle indtaste visse udgiftsoplysninger for en bestemt rejse. Derefter behøvede de blot at klikke på "Send".  

Testen er (stort set) perfekt 

Fordi vi udnyttede automatisk kvalitetssikring med nøje udvalgte målepunkter, blev brugeroplevelsen optimeret yderligere i hele systemets udvikling. Vi overlod intet til tilfældighederne, lige fra oprettelse af udgiftsrapporter til godkendelsesprocesser og udbetaling. 

“Med vores nye rejseudgiftsløsning kan vi leve op til vores løfte om at gøre hverdagen lettere for både de frivillige og vores administration. Fellowmind håndterede udviklingen og rådgav os samtidigt om brugervenligheden. Vi er tilfredse med kvaliteten af den løsning, vi har fået.”

Søren Pedersen, projektleder, Hjemmeværnet 

En let og ligetil proces

Vi indarbejdede forretningsreglerne i en høj grad af automatiserede processer. Derfor sikrer systemet, at de korrekte kontroller foretages og at de rigtige refusionsbeløb udbetales. En stor del af det administrative arbejde er nu automatisk.  

Let adgang, hurtigere refusion  

Vi fokuserede på brugervenligheden i hele projektet, hvilket gav de ønskede resultater. Siden 2018 kunne 15.000 aktive frivillige afregne store rejseudgifter til små beløb. Systemets succes var tydelig, da vi så på antallet af små refusioner. I begyndelsen af april 2019 var omkring 80.000 rejser allerede blevet refunderet.  

Mere tid til det egentlige arbejde 

Vi er stolte over, at vi kunne hjælpe Hjemmeværnet med at digitalisere deres processer. Organisationen kan nu fokusere på sine samfundskritiske kerneopgaver og lade Microsoft-platformen tage sig af de automatiserede opgaver. I sidste ende er det, hvad digitalisering handler om.