BioMar
BioMar er en virksomhed med fokus på global akvakultur og med hovedsæde i Danmark. De har implementeret en ny løsning til projektstyring, der erstatter et ældre program, som var ineffektivt og manglede fleksibilitet. Dette er et resumé af den oprindelige kundecase, der blev offentliggjort på Microsoft.com.
Udfordringer
Tre af Biomars afdelinger, navnlig den globale forsknings- og udviklingsgruppe, de tekniske afdelinger og BioFarm-teamet, samarbejder om produktinnovationsprocessen for udvikling af nye produkter. De benyttede et system kaldet BioNet (baseret på SharePoint 2010) til dokumentationsstyring og mindre projektstyringsopgaver.
BioMar voksede sig imidlertid hurtigt større, og systemet kunne ikke følge med brugernes behov. Organisationen var på udkig efter en robust løsning til projektstyring, der kunne understøtte samarbejde og kommunikation endnu bedre, effektivisere arbejdet og minimere manuelle processer.
"Vores gamle produktstyringssystem kunne ikke længere håndtere de komplekse processer, der er forbundet med en global produktportefølje. Vi var simpelthen nødt til at investere i en fremtidssikker løsning til projektstyring," siger Thomas Bøen, IT Business Partner, BioMar.
Vores gamle produktstyringssystem kunne ikke længere håndtere de komplekse processer, der er forbundet med en global produktportefølje
Fra manuelt arbejde til automatisering
BioMar havde som mål at reducere antallet af manuelle opgaver og tænkelige unøjagtigheder markant og samtidig give et overblik over virksomhedens projektportefølje.
Det var vanskeligt at holde styr på økonomi, ressourceudnyttelse, status og KPI'er. Der skulle mange klik til for at se alle oplysninger, når man førte tilsyn med udviklingen af nye produkter fra idé til produktlancering.
Siloløsninger for forskellige interessenter resulterede i dobbeltarbejde, et samarbejde, der var langt fra ideelt, og utilstrækkelig videndeling. I sidste ende var det for risikabelt at opbevare forretningskritiske data i et system, der var på vej til at blive forældet.
Tilgang
Virksomheden gik sammen med Microsoft-partneren Fellowmind, som tidligere havde arbejdet på et andet projekt for BioMar. BioMar ønskede at tilpasse den nye løsning til den teknologi, der allerede var i brug i virksomheden.
Løsningen anvendte Microsoft Project og blev bygget med Microsoft 365. Den omfattede også Microsoft Power Platform, Microsoft Teams og Microsoft Power BI. Den nye platform fik navnet Innovation Portal og blev taget i brug i produktionsafdelingen i begyndelsen af 2023.
Innovation Portal er en modeldrevet applikation til overvågning. Den er baseret på Microsoft Power Apps, som henter data fra Microsoft Dataverse. Løsningen anvender Power Platform til at flytte data fra det ene trin til det næste i produktudviklingsprocessen, og arbejdsgange automatiseres ved hjælp af Power Automate.
Project organiserer alle F&U-projekterne og laver en oversigt over BioMars F&U-forskningsaktiviteter i projektporteføljen, mens Power BI-dashboards bruges til rapportering. Teams erstatter Skype som applikation til beskeder i realtid blandt interessenter, der er involveret i produktudviklingsprocessen.
"Forskere elsker at beskæftige sig med viden og lære nye ting. De fleste hader at lave administrativt arbejde," siger Kristine Langaunet, Head of Product Marketing i lakseafdelingen, BioMar. "F&U brugte meget af deres tid i et system, der ikke opfyldte deres behov," tilføjer hun.
Forskere elsker at beskæftige sig med viden og lære nye ting. De fleste hader at lave administrativt arbejde.
Resultater
Innovation Portal er i øjeblikket i brug i produktionsafdelingen, og senere på året vil den blive implementeret i hele virksomheden. "Vi har ikke specialudviklet noget. Vi kombinerede og konfigurerede Microsoft-teknologier på en måde, der passer til arbejdsprocesserne i BioMar," siger Boris Reinholth Nyland, Director, Fellowmind.
Portalen skal hjælpe forskere og produktansvarlige med at samarbejde, kommunikere, dele information og udføre effektiv projektstyring. Den gamle løsning manglede gode dashboards til visualisering, men det har Power BI rettet op på.
Takket være Project og dets oversigtsmuligheder kan medarbejderne i BioMar nu se forholdet mellem produktudviklingsprogrammet og F&U-projekterne. De første brugere har rosende ord om tidslinjefunktionen i Project samt den illustrerede opgaveliste og muligheden for at sammenkæde opgaver.
"Vi håber på en enorm forbedring af vores effektivitet, da den er helt central for den måde, vi organiserer vores forsknings- og udviklingsprogram på," siger Langaunet.
